Ti sarà capitato di dover scrivere una e-mail formale e di non sapere proprio da dove cominciare.
Come rivolgersi al destinatario? Quali frasi utilizzare per mostrare di essere una persona seria? Come chiudere il messaggio in modo cortese ma non eccessivamente servile?
Chi si scontra con la necessità di scrivere formalmente si fa queste e mille altre domande.
Inviare una e-mail ben scritta può sembrare molto complicato, a maggior ragione se si tratta di una PEC.
In realtà, però, basta fare attenzione ad alcuni aspetti critici e utilizzare delle formule ‘preconfezionate’ e si può ottenere un buon risultato anche senza aver molta esperienza.
In questo articolo spiegheremo come scrivere una PEC formale e indicheremo alcune frasi pronte all’uso da inserire nel messaggio per preparare una e-mail corretta, scorrevole e precisa.
L’oggetto di un messaggio è un’informazione da scrivere accuratamente perché, quando invii una e-mail, sarà la prima cosa visualizzata dal destinatario assieme all’indirizzo di posta elettronica.
Da questa parte della comunicazione può dipendere la differenza tra essere presi in considerazione o essere cestinati, soprattutto per quanto riguarda la PEC.
L’oggetto di una e-mail certificata formale dovrebbe riassumere in maniera chiara e concisa ciò di cui parli per esteso nel testo del messaggio.
Non essere troppo prolisso, ma non eccedere nemmeno in sintesi, magari omettendo delle informazioni indispensabili per far capire al tuo interlocutore ciò di cui intendi parlare.
Se hai inviato la PEC allo scopo di richiedere informazioni su un contratto che hai stipulato con un operatore telefonico potresti scrivere nell’oggetto: “Richiesta informazioni contratto n° [numero del contratto] a nome di [tuo nome]”.
Se stai inviando dei documenti personali, allora l’oggetto potrebbe essere “Invio documento d’identità di [tuo nome]”, oppure “Invio codice fiscale di [tuo nome]” e via dicendo.
Di qualunque cosa tu voglia parlare, ricorda: sii chiaro e sintetico.
È proprio l’introduzione a fare la differenza tra un messaggio informale e uno formale.
In questo secondo caso dovresti iniziare la stesura della e-mail rivolgendoti direttamente al tuo interlocutore con un saluto formato da un aggettivo di circostanza più il suo nome e cognome.
Gli aggettivi di questo tipo più utilizzati sono ‘egregio’, ‘gentile’ e ‘illustre’.
Quest’ultimo, però, è abbastanza obsoleto e non è consigliabile utilizzarlo.
Per intenderci, se invii una PEC a un medico, dovresti iniziare con “Egregio/a Dott./Dott.ssa [nome e cognome]” o “Gentile Dott./Dott.ssa [nome e cognome]”.
Se, invece, spedisci una comunicazione a una persona della quale non conosci né il mestiere né il titolo di studio, potresti scrivere “Gentile Sig./Sig.ra [nome e cognome]”.
Quando il tuo interlocutore non è una persona (azienda, ente, ecc.) allora puoi utilizzare ‘spettabile’, contraendolo in ‘Spett.le’.
Esempio: “Spett.le Ditta [nome dell’azienda]”.
Al termine di questo saluto iniziale va posta una virgola, dopodiché è opportuno andare a capo due volte, lasciando un’intera riga bianca tra l’introduzione e il corpo del testo.
Nel corpo del testo dovresti spiegare chiaramente e per esteso il motivo per il quale hai inviato la PEC.
È opportuno andare dritti al punto, senza perdersi in convenevoli, ma ricordando di mantenere un tono formale e corretto. Il destinatario, infatti, potrebbe disinteressarsi al messaggio se questo risulta eccessivamente lungo o pesante da leggere.
Ecco alcuni suggerimenti su quali parole utilizzare per aprire questa parte della e-mail:
· PEC inviata per la richiesta di informazioni: “Le scrivo per chiederle informazioni in merito a/riguardo a…”;
· PEC contenente allegati: “Le invio in allegato il modulo/la ricevuta/il documento…”;
· PEC spedita per mettere a conoscenza l’interlocutore di qualcosa: “Le scrivo per illustrarle/farle sapere/comunicarle/metterla a conoscenza del fatto che…”.
Fai molta attenzione a mantenere la terza persona singolare lungo tutto il testo e a non commettere errori grammaticali o sintattici.
Se non sei sicuro di ciò che hai scritto, copia il messaggio e incollalo su un nuovo documento di un software di scrittura che abbia un efficace strumento di correzione ortografica.
Dopo aver effettuato questa verifica, copia e incolla nuovamente il testo corretto nella e-mail.
Fai anche attenzione al lessico che utilizzi. Se usi parole di cui non conosci precisamente il significato, potresti scrivere frasi con poco senso e risultare poco serio di fronte al tuo interlocutore.
Meglio utilizzare qualche termine ricercato in meno piuttosto che fare la figura dell’ignorante!
Una volta che hai terminato di scrivere quello che intendevi comunicare, la PEC va conclusa con una formula di congedo.
Anche questa parte del testo va distanziata dalla precedente con un’intera riga bianca andando due volte a capo.
Le formule di congedo formali più utilizzate sono:
· Distinti Saluti;
· Cordiali Saluti;
· Cordialmente.
Tuttavia può essere una buona idea utilizzare anche formule meno formali come “Le auguro una buona giornata/buon lavoro”.
La scelta della frase di chiusura va fatta tenendo in considerazione l’importanza della persona con la quale si sta comunicando e la confidenza che si ha con essa.
Il buon senso è uno strumento indispensabile in questo frangente.
Se il tuo messaggio necessita di una risposta, e vorresti esortare il destinatario a fartela avere, puoi farlo in modo formale modificando le formule di congedo summenzionate in questo modo: “Resto in attesa di una sua cortese risposta e la saluto cordialmente” o “In attesa di cortese riscontro, porgo Distinti Saluti” ecc.
Dopo aver scritto la formula di congedo è opportuno andare a capo e indicare il proprio nome e cognome, dopodiché il messaggio è pronto per essere spedito.
Abbiamo spiegato come scrivere una PEC formale coi fiocchi.
È importante curare ogni parte del messaggio, perfino l’oggetto, se non si vuole correre il rischio di essere presi poco seriamente o di non essere letti affatto.
Ora che sai come scrivere una PEC formale, l’unico ostacolo che potresti ancora avere per inviarne una è il non essere in possesso di una casella PEC.
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- L'oggetto di una PEC deve essere scritto con cura e dovrebbe riassumere in modo chiaro e conciso il contenuto del messaggio.
- Nell'introduzione della PEC formale, è importante rivolgersi al destinatario con un saluto formale, utilizzando gli aggettivi di circostanza come "Egregio" o "Gentile".
- Nel corpo del testo della PEC, è consigliabile utilizzare frasi di apertura formali, come "Le scrivo per chiederle informazioni riguardo a..." e mantenere un tono formale e corretto.
- Per la chiusura della PEC formale, si possono utilizzare formule di congedo formali come "Distinti Saluti", "Cordialmente" o anche formule meno formali come "Le auguro una buona giornata".
- È importante curare ogni parte del messaggio, incluso l'oggetto, se si vuole essere presi sul serio e ottenere una risposta. Inoltre, è consigliabile verificare la grammatica e l'ortografia del testo prima di inviarlo.
Quali sono le parti fondamentali di una PEC formale?
Le parti fondamentali di una PEC formale sono l'oggetto, l'introduzione, il corpo del testo e la formula di congedo.
Come scrivere l'oggetto di una PEC formale?
L'oggetto di una PEC formale deve essere chiaro e conciso, riassumere il motivo per cui si sta scrivendo la PEC e contenere informazioni indispensabili per far capire al destinatario ciò di cui si intende parlare.
Quali formule di congedo utilizzare per chiudere una PEC formale?
Le formule di congedo formali più utilizzate sono Distinti Saluti, Cordiali Saluti e Cordialmente. In caso si voglia esortare il destinatario a rispondere, si può utilizzare una formula di congedo che ne faccia esplicitamente richiesta, ad esempio: 'Resto in attesa di una sua cortese risposta e la saluto cordialmente'.