Come noto, la Posta Elettronica Certificata è un servizio che consente di inviare e-mail aventi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno: una grande comodità per tutti coloro che detestano dover perdere un mucchio di tempo negli uffici postali!
Per far sì che le PEC mantengano la validità, però, bisogna porre molta attenzione alla loro conservazione: è sufficiente un piccolo errore per far sì che non possano essere opponibili a terzi.
Questo vale ancora di più per le aziende che, come vedremo, devono sottostare a obblighi molto stringenti in materia di Posta Elettronica Certificata.
In questo articolo spiegheremo cosa impone la normativa sulla conservazione delle PEC e come va effettuata a norma di legge.
La grande utilità della Posta Elettronica Certificata sta nel fatto di essere un sistema con il quale è possibile inviare comunicazioni informatiche aventi pieno valore legale.
Questa stessa caratteristica, che permette a tante persone di evitare le noie legate alla corrispondenza cartacea, rappresenta, però, anche un tallone d’Achille della PEC. La sua validità legale, infatti, la rende a tutti gli effetti un documento informatico che, in quanto tale, sottostà agli obblighi di legge definiti per questa categoria.
Per questo motivo le imprese, i liberi professionisti e le Pubbliche Amministrazioni devono considerare i messaggi di Posta Elettronica Certificata come facenti parte della corrispondenza con rilevanza giuridica. I soggetti sopra indicati hanno, pertanto, l’obbligo di conservare a norma di legge le PEC, e le relative ricevute, per un periodo di 10 anni, come sancito dall’art. 2220 del codice civile.
Ma in cosa consiste questa ’conservazione a norma’ che abbiamo citato più volte? Ne parliamo nelle prossime righe.
In molti casi, un privato può permettersi semplicemente di archiviare le PEC nella propria casella di Posta Elettronica Certificata.
Per quanto riguarda i messaggi inviati, è molto importante custodire la ricevuta di consegna che contiene tutte le informazioni necessarie a garantire il buon esito della comunicazione: il testo della e-mail, la conferma della consegna, la firma elettronica del provider e gli identificativi del mittente e del destinatario.
Mi raccomando, ricorda che la ricevuta di consegna è assolutamente indispensabile per garantire la validità di una PEC!
La validità della firma del gestore, però, è legata al suo certificato di firma, e viene meno quando quest’ultimo scade. Per questo, non solo le imprese e le Pubbliche Amministrazioni (che sono obbligati per legge), ma anche i privati dovrebbero preoccuparsi di conservare a norma le proprie PEC.
La conservazione a norma è un processo che consente di garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità di un documento informatico nel tempo. Tra i passaggi più importanti di questa procedura può esserci la marcatura temporale dei file che permette di associare ai documenti elettronici una data e un’ora legalmente valide.
La conservazione a norma è un processo piuttosto delicato e non andrebbe svolto autonomamente. I rischi di commettere qualche errore e di ritrovarsi con documenti informatici senza alcun valore legale sono troppo grandi.
La soluzione più sicura è affidarsi a un provider che offre questo servizio, che è sempre a pagamento. “Ecco un’altra spesa, oltre all’abbonamento per la PEC”, potresti pensare.
In realtà, puoi ridurre le tue spese grazie all’unica Posta Elettronica Certificata che si attiva gratuitamente e non prevede nessun costo di rinnovo, per sempre: è SuperPEC, il servizio offerto da Letterasenzabusta.com.
SuperPEC sta per essere lanciata sul mercato, e sarà disponibile solo per i nostri clienti che hanno attivato la firma digitale cheFirma!
Abbiamo spiegato cosa impone la legge italiana in materia di conservazione delle PEC.
I cittadini privati non sono soggetti agli stessi obblighi a cui devono sottostare le imprese e la Pubblica Amministrazione. Tuttavia, è opportuno non correre rischi e conservare a norma le proprie PEC, magari ricorrendo a un servizio a pagamento offerto dai tanti provider presenti sul web.
Ricordati che puoi ridurre le tue spese scegliendo SuperPEC, l’unico servizio di Posta Elettronica Certificata che si attiva gratuitamente e rimane tuo, per sempre.
Vuoi rimanere aggiornato sul lancio sul mercato di SuperPEC? Vai sulla pagina dedicata e clicca su ‘Entra in lista d’attesa’. Ti aspettiamo!
- Le PEC hanno pieno valore legale come una raccomandata con ricevuta di ritorno, quindi la loro conservazione è molto importante per poterle opponibili a terzi.
- Le imprese, i liberi professionisti e le Pubbliche Amministrazioni sono obbligati per legge a conservare le PEC e le relative ricevute per un periodo di 10 anni.
- La conservazione a norma delle PEC consiste nel garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel tempo.
- È possibile conservare le PEC nella propria casella di Posta Elettronica Certificata, ma è importante custodire la ricevuta di consegna che contiene tutte le informazioni necessarie a garantire il buon esito della comunicazione.
- Esistono servizi a pagamento offerti dai provider per la conservazione a norma delle PEC, ma è possibile anche ridurre le spese utilizzando SuperPEC, l'unica Posta Elettronica Certificata che si attiva gratuitamente e non prevede nessun costo di rinnovo, per sempre.
Quali obblighi di conservazione deve rispettare la Posta Elettronica Certificata?
La Posta Elettronica Certificata deve essere conservata a norma di legge per un periodo di 10 anni da parte di imprese, liberi professionisti e Pubbliche Amministrazioni.
Come funziona la conservazione digitale a norma?
La conservazione digitale a norma è un processo che consente di garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità di un documento informatico nel tempo. Tra i passaggi più importanti di questa procedura può esserci la marcatura temporale dei file che permette di associare ai documenti elettronici una data e un'ora legalmente valide.
Esiste un servizio di Posta Elettronica Certificata gratuito?
Sì, esiste un servizio di Posta Elettronica Certificata gratuito chiamato SuperPEC, offerto da Letterasenzabusta.com, che si attiva gratuitamente e non prevede alcun costo di rinnovo, per sempre.