Ti è mai capitato di aver bisogno di inviare la stessa PEC a più destinatari?
Probabilmente, starai pensando che questa operazione non debba essere troppo difficile: d'altronde, ti sarà già capitato di compierla per le e-mail ordinarie, no? Forse, però, ti stai chiedendo se le stesse modalità utilizzate per l'invio multiplo di messaggi tramite posta elettronica tradizionale possono essere applicate anche alla PEC, ho indovinato?
Bene, allora sei nel posto giusto. In questo articolo, infatti, ti illustrerò quali metodi puoi utilizzare per inviare messaggi certificati a più destinatari (anche attraverso una casella PEC gratuita).
CC: ti dice qualcosa questa sigla?
Se non ne hai mai sentito parlare, ti spiego brevemente di cosa si tratta.
CC sta per copia conoscenza ed è l'etichetta di uno dei campi opzionali che si possono compilare quando si scrive una e-mail. Al suo interno vanno inseriti gli indirizzi di posta elettronica di tutti coloro ai quali si desidera spedire il messaggio, in aggiunta a quello indicato come destinatario principale.
Se possiedi una certa esperienza nell'invio di e-mail, potresti chiederti: "Ma che bisogno c'è di una funzionalità simile? Posso indicare tutti gli indirizzi che voglio direttamente nel campo del destinatario principale, separandoli con un punto e virgola, no?".
Verissimo. Ma tra queste due modalità c'è una differenza.
Quando digiti vari indirizzi di posta elettronica nel campo del destinatario principale, significa che vuoi coinvolgere direttamente tutti coloro che riceveranno il messaggio. Se li inserisci nella casella CC, invece, stai comunicando questo: "Hey, questo messaggio non è diretto specificatamente a te. Intendo solo tenerti aggiornato su questa conversazione".
La copia conoscenza è molto utile in determinate situazioni, ma possiede un difetto: gli indirizzi digitati nel relativo campo, infatti, risultano visibili a tutti coloro che ricevono il messaggio.
A volte, questo non è un problema, ma cosa fare se si preferisce nascondere i destinatari alle persone che visualizzeranno la e-mail?
La soluzione è la copia conoscenza nascosta (CCN).
Si tratta di un sistema analogo alla CC, con una differenza: gli indirizzi dei destinatari indicati in CCN non sono visibili a nessun altro, a eccezione del mittente.
Nota bene: se l'intestazione dei campi da compilare durante la scrittura di un messaggio è in lingua inglese, allora al posto di CCN troverai BCC, che sta per blind carbon copy.
Adesso che abbiamo chiarito quali sono le modalità classiche mediante le quali è possibile inviare una e-mail tradizionale a più destinatari, è arrivato il momento di spiegare se queste si possono utilizzare anche con le PEC.
La CC è perfettamente compatibile con i messaggi di posta elettronica certificata, ma lo stesso non si può dire per la sua controparte. Devi sapere, infatti, che è sconsigliabile spedire un messaggio di posta elettronica certificata in CCN perché non avrebbe nessun valore legale.
Mi spiego meglio: come noto, la differenza tra le e-mail tradizionali e le PEC risiede nel fatto che queste ultime offrono le stesse garanzie di una raccomandata A/R. Il loro valore giuridico è legato alle ricevute di accettazione e di consegna che vengono prodotte dopo il loro invio.
Le comunicazioni che avvengono tramite CCN, però, non possono essere certificate in questo modo perché non vengono riconosciute dai sistemi di posta elettronica certificata a causa di motivi tecnici piuttosto complessi.
Per questo motivo, chi desidera inviare una PEC a più destinatari con pieno valore legale deve scegliere tra le due soluzioni indicate nel primo paragrafo:
Abbiamo illustrato quali modalità possono essere utilizzate per inviare una e-mail a più destinatari e quali, tra queste, sono valide anche per le PEC.
Tieni a mente ciò che ti ho spiegato nel paragrafo precedente: evita tassativamente di mandare e-mail certificate tramite CCN. In caso contrario la tua comunicazione non avrebbe alcun valore legale, al pari di quelle effettuate con la posta elettronica ordinaria.
Prima di salutarti ti svelo un segreto: a breve avrai la possibilità di inviare messaggi certificati a tutti i destinatari che desideri da una casella PEC gratuita. Infatti, sta per essere lanciata sul mercato SuperPEC, un'offerta esclusiva di Letterasenzabusta.
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- Modalità di invio multiplo: Per inviare la stessa PEC o e-mail a più destinatari, puoi utilizzare le modalità di copia conoscenza (CC) e copia conoscenza nascosta (CCN/BCC). La CC permette di coinvolgere i destinatari direttamente e rendere visibili gli indirizzi a tutti, mentre la CCN/BCC nasconde gli indirizzi agli altri destinatari, rendendoli visibili solo al mittente.
- Differenze tra CC e CCN: La CC viene utilizzata per tenere aggiornati i destinatari su una conversazione senza inviare loro direttamente il messaggio. La CCN/BCC, invece, permette di nascondere gli indirizzi ai destinatari, mantenendo il mittente come unico destinatario visibile.
- Compatibilità delle modalità con le PEC: Mentre la CC può essere utilizzata senza problemi per inviare PEC, è sconsigliabile utilizzare la CCN/BCC. Le PEC hanno un valore legale simile a una raccomandata A/R e richiedono le ricevute di accettazione e consegna. Le comunicazioni in CCN non sono riconosciute come PEC valide a causa di motivi tecnici complessi.
- Scelta delle modalità per inviare PEC: Se desideri inviare una PEC a più destinatari con pieno valore legale, puoi scegliere tra due opzioni: inserire tutti gli indirizzi nel campo del destinatario principale, separandoli con un punto e virgola, oppure inserirli nella casella CC. Queste modalità garantiscono che la comunicazione sia valida dal punto di vista legale.
- Attenzione all'invio con CCN: Evita assolutamente di inviare e-mail certificate tramite CCN, poiché queste comunicazioni non avrebbero alcun valore legale. La scelta di utilizzare la CC o di inserire tutti gli indirizzi nel campo del destinatario principale è fondamentale per mantenere il valore legale delle PEC.
Quali sono le modalità valide per l'invio multiplo di e-mail, inclusi i messaggi di posta elettronica certificata?
Per l'invio multiplo di e-mail, è possibile utilizzare la funzionalità "Copia Conoscenza" (CC) in cui gli indirizzi degli altri destinatari vengono inseriti nel campo CC. Tuttavia, per i messaggi di posta elettronica certificata, è importante notare che l'uso della "Copia Conoscenza Nascosta" (CCN) non è consigliato in quanto non avrebbe valore legale. Pertanto, è consigliabile inserire tutti gli indirizzi nel campo del destinatario principale o utilizzare il campo CC per inviare una PEC a più destinatari.
Qual è la differenza tra la "Copia Conoscenza" (CC) e la "Copia Conoscenza Nascosta" (CCN)?
La "Copia Conoscenza" (CC) è un campo opzionale in cui è possibile inserire gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari aggiuntivi. Gli indirizzi inseriti in CC sono visibili a tutti i destinatari del messaggio. D'altra parte, la "Copia Conoscenza Nascosta" (CCN) è simile alla CC, ma gli indirizzi dei destinatari indicati in CCN non sono visibili ad altri destinatari, ad eccezione del mittente.
Posso utilizzare la "Copia Conoscenza Nascosta" (CCN) per inviare una PEC a più destinatari?
No, è sconsigliato utilizzare la "Copia Conoscenza Nascosta" (CCN) per inviare una PEC a più destinatari. La posta elettronica certificata (PEC) offre garanzie legali simili a una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma l'uso della CCN non viene riconosciuto dai sistemi di posta elettronica certificata e non avrebbe valore legale. Per inviare una PEC a più destinatari, è consigliabile inserire tutti gli indirizzi nel campo del destinatario principale o utilizzare il campo CC.