Se sei un libero professionista, sai bene quanto possa essere frustrante trovarsi alle prese con la gestione della mole sempre crescente di documenti aziendali, passando ore a cercare un documento importante in archivio, senza trovarlo. Ma sai anche quanto sia necessario ed importante conservare fatture, scontrini e ricevute. La conservazione di alcuni documenti, infatti, è obbligatoria per legge.
Tuttavia, oggi esiste uno strumento più efficace per conservare e tenere al sicuro i tuoi documenti, si tratta della conservazione digitale. Vediamo che cos’è nello specifico, quali vantaggi ha rispetto alla conservazione cartacea e come ottenerla in modo facile e veloce.
La conservazione digitale rappresenta un metodo rigoroso attraverso il quale i documenti vengono preservati in formato digitale. I documenti conservati digitalmente hanno le stesse caratteristiche e la stessa validità della controparte cartacea. Il contenuto e temporalità, infatti, vengono garantiti attraverso l'applicazione di una firma digitale e di una marca temporale.
La conservazione digitale, dunque, va oltre la semplice archiviazione di file e documenti. Si tratta di un processo che assicura la protezione, l'integrità e l'accessibilità a lungo termine dei dati digitali. A differenza dell'archiviazione tradizionale, che spesso si limita a memorizzare i file senza garantire la loro integrità nel tempo, la conservazione digitale si basa su tecnologie avanzate e protocolli specifici per preservare i documenti nella loro forma e valenza originale e renderli facilmente accessibili quando necessario.
La conservazione digitale è particolarmente importante in contesti legali e normativi, dove è richiesta la conservazione ai fini probatori dei documenti. Come già accennato, infatti, in molti casi le leggi e le normative impongono obblighi specifici in merito alla conservazione dei documenti.
La conservazione digitale dei documenti ha diversi vantaggi sotto molti punti di vista. Nello specifico:
Vediamo ora a quali enti rivolgersi per ottenere una conservazione digitale dei propri documenti sicura e a norma di legge.
Per ottenere una corretta conservazione digitale, è essenziale rivolgersi a enti specializzati e certificati. In particolare, è importante che questi abbiano ricevuto l’approvazione dall’AgID (Agenzia per L’Italia Digitale). Solo questa agenzia, infatti, è in grado di accertare se i soggetti che svolgono l'attività di conservatore digitale rispettano tutte le normative del caso.
In questo contesto, LetteraSenzaBusta si rivela il partner ideale poiché rientra tra i conservatori digitali certificati dall’AgID.
Con il servizio di conservazione digitale DocuCloud è possibile conservare tutti i documenti in formato digitale, mantenendone il valore legale. E, integrando anche i servizi aggiuntivi di Firma digitale Chefirma! e marca temporale Data e ora certe, puoi trasformare digitalmente ogni documento mantenendone a pieno le caratteristiche probatorie e conservarlo in piena sicurezza, il tutto, senza bisogno di installare software.
Che differenza c’è tra archiviazione digitale e conservazione digitale?
L'archiviazione digitale si concentra principalmente sulla conservazione e sulla gestione dei dati digitali in modo che siano accessibili e organizzati in modo efficiente. Questo può includere la memorizzazione di file e documenti su dispositivi di archiviazione, server o in cloud. Tuttavia, l'archiviazione digitale non garantisce l'integrità a lungo termine dei dati né offre protezione legale o conformità normativa specifica, cosa che, invece, consente di fare la conservazione digitale.
Per quali documenti è obbligatoria la conservazione digitale?
La conservazione digitale dei documenti attualmente è obbligatoria per le fatture elettroniche e i documenti fiscali rilevanti come i contratti firmati digitalmente.
Cosa si intende per firma digitale e marca temporale?
La firma digitale rappresenta l'equivalente elettronico della firma a mano ed è applicabile ai documenti informatici per attestarne l'autenticità, così come la firma tradizionale viene apposta sui documenti cartacei. La marca temporale, invece, è una sequenza di caratteri che indica una specifica data e/o ora certa ed è essenziale per associare la validità del documento ad un determinato momento temporale.