Negli ultimi anni, la conservazione dei documenti in formato elettronico è diventata una necessità di vitale importanza per le aziende, i professionisti e le Pubbliche Amministrazioni.
La normativa italiana, infatti, ha introdotto specifici obblighi e riferimenti legislativi che regolamentano il sistema di conservazione digitale e che permettono di garantire l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti nel tempo.
In particolare, i principi fondamentali per la conservazione digitale e la definizione delle modalità tecniche e legali per la gestione a norma dei documenti digitali sono contenuti nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Secondo il CAD il processo di conservazione digitale deve assicurare che i documenti siano conservati in formati che ne permettano la consultazione nel tempo, senza alterazioni.
Questo processo di conservazione è supportato da un’infrastruttura: il sistema di conservazione digitale. Vediamo che cos’è e a cosa serve.
Per sistema di conservazione digitale si intende l’infrastruttura tecnologica e i protocolli specifici impiegati per proteggere e mantenere accessibili i dati digitali nel lungo termine. Un sistema di conservazione digitale efficace si basa su diverse componenti chiave come gli hardware e i software, fondamentali per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati, l’adozione di standard internazionali nelle pratiche di conservazione, come il Modello OAIS (Open Archival Information System), e la gestione dei metadati, cruciali per la catalogazione, il recupero e la comprensione dei dati conservati.
Il sistema di conservazione deve inoltre rispettare dei requisiti fondamentali, quali l’accessibilità dei dati sul lungo periodo, la protezione di questi da accessi non autorizzati, corruzione o perdite, e la consultabilità dei dati in qualsiasi momento.
La funzione principale del sistema di conservazione digitale è quella di garantire la longevità e l’accessibilità delle informazioni digitali. Per farlo è necessario mettere in atto alcune procedure specifiche, come:
Le figure che cooperano per realizzare tutto questo sono il Responsabile della Conservazione e il Responsabile della Gestione Documentale.
Grazie al nostro servizio di conservazione digitale non sarà necessario installare nessun software sul proprio PC per conservare a norma i tuoi documenti elettronici.
Con Letterasenzabusta tutto può essere fatto in pochi istanti direttamente online e dalla propria dimora o dal proprio ufficio. I documenti verranno conservati nel totale rispetto della normativa e saranno accessibili ogni qualvolta lo si vorrà.
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Che cos’è il modello OAIS (Open Archival Information System)?
Il modello OAIS (Open Archival Information System) è un modello concettuale per la gestione, l’archiviazione e la conservazione a lungo termine dei documenti digitali. Fornisce un quadro di riferimento che delinea le funzioni, le responsabilità e l’organizzazione di un sistema che mira a preservare le informazioni digitali nel lungo periodo, garantendone l’accesso a una comunità di utenti identificati.
Qual è la differenza tra il Responsabile della Conservazione e il Responsabile della Gestione Documentale?
Il Responsabile della Conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Mentre il Responsabile della Gestione Documentale si occupa della tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, assicurando la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento al sistema di conservazione.
Qual è la differenza tra conservazione digitale e sistema di conservazione digitale?
La conservazione digitale si riferisce al processo che permette di conservare i documenti in formato digitale, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. Il sistema di conservazione digitale, invece, è l’infrastruttura tecnologica e l’insieme delle procedure che supportano questo processo.