Se sei un professionista autonomo, comprendi certamente l'arduo compito di gestire la sempre crescente mole di documentazione aziendale, spesso trovandoti a cercare per ore un documento cartaceo importante.
Allo stesso tempo, però, sei consapevole dell'indispensabile necessità di conservare fatture, scontrini e ricevute per rispettare gli obblighi legali imposti dalla legge.
Fortunatamente, però, nell'attuale contesto digitale è possibile conservare digitalmente i propri documenti elettronici, mantenendone al contempo la validità legale. Vediamo come trasformare un documento cartaceo in un documento digitale a norma di legge e come conservarlo digitalmente.
Per trasformare un documento cartaceo con validità legale in un documento digitale con la stessa validità non è sufficiente scannerizzarlo. Sono, infatti, necessarie alcune pratiche per garantire una corretta trasformazione del documento, queste includono:
Per la scelta del formato, in particolare, la legge sulla conservazione digitale a norma ammette come formati solo i PDF, i PDF/A, i TIFF, i JPG, gli Office Open XML (OOXML), gli Open Document Format (ODF), i XML e i TXT. Solo rispettando tutti questi requisiti è possibile generare un documento digitale che mantenga le sue caratteristiche legali e rispetti i principi di autenticità, leggibilità, integrità e reperibilità stabiliti dalla normativa per la conservazione digitale.
Un documento digitale per poter essere conservato a norma deve, innanzitutto, essere trasformato in un pacchetto di versamento. Questo processo fa parte della dematerializzazione, che è il passaggio dall’uso di documenti cartacei a quelli digitali. Il pacchetto di versamento assicura che i documenti mantengano il loro valore legale e che siano protetti da modifiche non autorizzate, grazie all’uso di firme digitali e marche temporali.
Dopo di che, il pacchetto di versamento viene convertito in un pacchetto di conservazione, una sorta di archivio virtuale che contiene i documenti elettronici insieme a una serie di dati e metadati associati. Questo pacchetto assicura che i documenti siano conservati in modo sicuro e conforme alle normative vigenti, mantenendo la loro integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.
Successivamente, i file vengono resi disponibili all’utente dal sistema di conservazione sotto forma di pacchetto di distribuzione, che contiene tutti i file richiesti, insieme ai rapporti che documentano la conservazione e la consegna dei file.
La conservazione digitale dei documenti all’interno di un’organizzazione spetta al Responsabile della Conservazione. Tuttavia, questa figura può delegare a terze parti sia l’intero processo di conservazione che parte di esso.
Importante in questi casi è affidarsi a professionisti del settore, che abbiano le competenze normative e tecnologiche per svolgere l’incarico e che siano certificate dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), come LetteraSenzaBusta.
Con LetteraSenzaBusta è possibile conservare digitalmente qualsiasi tipologia di documento, mantenendo inalterato il suo valore legale.
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Con DocuCloud, il nostro servizio di conservazione digitale a norma che garantisce l’archiviazione sicura di documenti per 10 anni, con una formula a consumo: si paga solo per i megabyte effettivamente utilizzati. Non prevede abbonamenti, costi fissi o spese aggiuntive, offrendo pieno controllo delle spese. Ideale per aziende, enti pubblici e privati, assicura una conservazione sicura, economica e senza vincoli annuali.
Quali sono i vantaggi della conservazione digitale?
La conservazione digitale consente di equiparare i documenti elettronici a quelli cartacei, mantenendo inalterato il valore legale.
Cosa sono i metadati in un sistema di conservazione digitale?
I metadati sono informazioni che descrivono i documenti e fascicoli informatici, essenziali per la ricerca e la gestione nel sistema di conservazione digitale.
Chi è il responsabile della conservazione digitale?
Il responsabile della conservazione digitale è colui che gestisce il processo di conservazione, monitora l’integrità del sistema e adotta misure di sicurezza per preservarlo.