Non sai da dove cominciare per redigere un reclamo, non hai chiaro cosa sia utile includere nella mail che stai per inviare e, diciamocelo, tra le mille cose da fare ogni giorno, non hai voglia di cercare e perdere tempo. Tuttavia, se vuoi risolvere il problema non puoi evitare questo passaggio.
In questo articolo ti offriamo una guida semplice che ti indicherà i passaggi da seguire per evitare errori, mantenere la calma e inviare il reclamo efficace. In alternativa, come vedrai, Letterasenzabusta ha la soluzione ideale per te.
La chiave è comunicare in modo chiaro e rispettoso, fornendo tutte le informazioni necessarie e, se necessario proponendo soluzioni pratiche. In questa breve guida, scopriremo gli elementi e i passaggi fondamentali per fare un reclamo che sia risolto con successo, risparmiando tempo ed energie.
Quando si desidera presentare un reclamo, è importante seguire le modalità di invio stabilite. Spesso l’organizzazione oggetto della contestazione fornisce moduli online, sul proprio sito web per segnalare eventuali disservizi.
Capita però che non sempre la modulistica sia disponibile. In questo caso il consumatore è tenuto a redigere il reclamo utilizzando un computer, magari prendendo spunto da fac-simile e, primo passo fondamentale inviarlo tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite Posta Elettronica Certificata (PEC).
Per coloro che vogliono evitare le noiose file alle poste e risparmiare tempo il nostro consiglio è quello di scegliere la PEC gratuita di Letterasenzabusta: si attiva a costo zero, non richiede un rinnovo annuale e, paghi solo quando la usi. Pratica e ideale proprio in queste occasioni.
Dove devo inviare il reclamo? Questo è un altro passaggio importante. Dovresti cercare i recapiti utili, che di solito sono indicati sulla fattura. Ad esempio, nel caso di contestazioni riguardanti bollette che ritieni particolarmente alte. In alternativa, potresti trovare indicazioni sul sito web, come un'email a cui inviare il modulo di reclamo.
Qua su Letterasenzabusta possiamo preoccuparci noi di tutto questo, non facendoti perdere tempo prezioso attraverso il nostro servizio di Reclamo sicuro.
Ci siamo, stai per mandare l’email di reclamo, vediamo cosa devi ricordare di inserire per un reclamo efficace:
Nel fare un reclamo efficace è importante mantenere, malgrado il disappunto e la rabbia, un tono professionale e assertivo. Inoltre non dimenticate di chiudere il reclamo con una nota di ringraziamento per l’attenzione prestata al problema e indicare come si desidera essere contattati per risolvere il problema.
Prima di inviare la tua PEC, sia che tu l’abbia attivata gratuitamente in pochi click su Letterasenzabusta, che altrove, ricorda di scrivere un oggetto della email chiaro e facilmente comprensibile. Fare riferimento al numero di fattura oggetto di contestazione e al tuo codice cliente sono elementi che aiuteranno chi riceve il tuo reclamo a capire e ti permetteranno di risparmiare tempo.
Occorre prestare attenzione anche a un altro elemento in tema di reclamo: il rispetto dei termini da seguire nell’invio che possono variare.
Ecco alcuni esempi:
L’azienda a cui inviate il reclamo dovrebbe rispondervi, se avete seguito tutti i passaggi di questa guida entro 30 giorni solari dal momento in cui ha ricevuto la vostra mail PEC o raccomandata A/R.
Inviare un reclamo efficace richiede una serie di passaggi da seguire con massima attenzione. In questa situazione, sicurezza e precisione sono fondamentali: per questo motivo, se desideri la comodità di casa tua, puoi optare per il servizio di reclamo online tramite lettera senza busta.
Ti ricordiamo inoltre che qualora non trovassi l'azienda a cui inviare il tuo reclamo puoi scriverci e noi troveremo la soluzione giusta per te.
Come posso inviare un reclamo?
È importante seguire le modalità di invio stabilite dall'organizzazione oggetto del reclamo. Spesso sono forniti moduli online sul sito web dell'azienda. In alternativa, il reclamo può essere redatto utilizzando un computer e inviato tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o Posta Elettronica Certificata (PEC).
Quali sono gli elementi essenziali da includere nel reclamo?
Gli elementi essenziali includono informazioni di contatto complete, dettagli chiari del reclamo con una cronologia degli eventi, una chiara richiesta di risoluzione e prove documentali, se disponibili. È importante mantenere un tono professionale e assertivo.
Quali sono i termini da seguire nell'invio del reclamo?
I termini possono variare a seconda del tipo di reclamo. Ad esempio, per un danno da vacanza rovinata, è necessario inviare il reclamo entro 10 giorni dal ritorno del viaggio. È importante rispettare i termini per garantire una risposta tempestiva da parte dell'azienda.