Nell'attualità i documenti e le informazioni vengono trattati e gestiti principalmente in formato elettronico.
Due termini che spesso vengono confusi sono archiviazione e conservazione digitale.
Sebbene possano sembrare simili, ci sono differenze significative tra i due processi, specialmente sotto il punto di vista tecnico e legale.
In questo articolo, cercheremo di rendere più chiaro il concetto, utilizzando un esempio semplice che puoi comprendere facilmente ed esploreremo le differenze tra archiviazione e conservazione digitale a norma, spiegando non solo cosa significano, ma anche perché è cruciale adottare un sistema di conservazione digitale che rispetti la legge.
Inoltre parleremo anche delle differenze tra DocuCloud, un nuovo ed esclusivo servizio di conservazione digitale a norma di legge e gli altri già presenti nel mercato italiano.
Immagina di avere una scatola dove metti tutte le tue cose importanti, come lettere, disegni o note.
Archiviazione: Archiviare semplicemente è come mettere tutte queste cose nella scatola, ma senza preoccuparsi troppo di come sono organizzate o se la scatola rimarrà in buone condizioni nel tempo. Potresti mettere tutto insieme e non controllare mai se si rovinano o se diventa difficile trovare qualcosa.
Conservazione Digitale: Conservare a norma di legge è come avere una scatola speciale che non solo tiene al sicuro le tue cose, ma le organizza in modo che tu possa trovarle facilmente anche dopo tanti anni. Inoltre, questa scatola è fatta di un materiale super resistente che garantisce che le tue cose non si rovinino, anche se passa tanto tempo. E ogni volta che metti qualcosa nella scatola, puoi essere sicuro che è protetto e che nessuno potrà cambiarlo o farlo sparire senza che tu lo sappia.
Quindi, l'archiviazione è come mettere tutto nella scatola senza troppi pensieri, mentre la Conservazione Digitale a norma è come mettere tutto in una scatola super sicura e ben organizzata, che ti permette di recuperare le tue cose in modo facile e sicuro anche tra molti anni!
L'archiviazione digitale è un processo semplice in cui i documenti vengono semplicemente salvati e conservati su un dispositivo di memoria come un hard disk, una pendrive USB o in un cloud (come Google Drive o Dropbox).
In altre parole, l'archiviazione è come mettere i tuoi documenti in un posto dove possano essere trovati in futuro.
Caratteristiche dell'archiviazione:
Semplicità: Basta copiare e incollare i file o caricarli in un servizio di cloud.
Mancanza di organizzazione: Non c’è una struttura o un sistema di classificazione specifico per garantire che i documenti siano facili da recuperare.
Sicurezza minima: Non c'è una garanzia che i file non vengano alterati o corrotti nel tempo.
Valore legale: I documenti archiviati non sono legalmente protetti in caso di controversie.
La conservazione digitale a norma è un processo più complesso e regolamentato dalla legge.
Non si tratta semplicemente di salvare dei documenti in un sistema, ma di gestirli in modo sicuro e conforme alla normativa per garantire che rimangano validi nel tempo.
Caratteristiche della Conservazione Digitale:
Organizzazione corretta: I documenti vengono classificati in modo strutturato tramite l'uso delle classi documentali, come stabilito dalla normativa.
Autenticità e integrità: Ogni documento conservato viene protetto tramite firma digitale e marca temporale, per evitare modifiche non autorizzate e garantire che non vengano manomessi.
Durata a lungo termine: La conservazione digitale è garantita per un lungo periodo, solitamente 10 anni, per assicurare che i documenti rimangano leggibili e legalmente validi nel tempo.
Conformità legale: La conservazione digitale a norma è conforme alle normative italiane e europee, come il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e il Regolamento eIDAS (Reg. UE 910/2014), che stabiliscono i requisiti legali per la validità delle firme elettroniche e dei documenti digitali.
Quando si parla di conservazione digitale a norma, la legge entra in gioco per garantire che i documenti mantengano il loro valore legale.
È essenziale che i documenti conservati siano:
Legali e riconoscibili: Grazie all'uso della firma digitale e della marca temporale, i documenti conservati sono riconosciuti dalla legge come autentici e validi.
Sicuri e protetti: La non manomissione e l'integrità dei documenti sono garantite nel tempo, impedendo che i file vengano alterati o cancellati.
Facilmente recuperabili: Una corretta organizzazione e classificazione dei documenti consente di recuperarli rapidamente in caso di necessità.
Inoltre, solo con la conservazione digitale a norma si ha la certezza che i documenti rimarranno legittimi e probatori in un tribunale, in caso di contenzioso.
Quando si parla di conservazione digitale a norma di legge, ci sono diverse soluzioni disponibili sul mercato.
Tuttavia, DocuCloud si distingue per alcune caratteristiche che lo rendono un'opzione molto più conveniente, sicura e facile da usare rispetto agli altri servizi di conservazione digitale in Italia.
Tariffa a Consumo Effettivo: A differenza di altri servizi che richiedono abbonamenti annuali a pacchetti fissi di spazio (spesso costosi), DocuCloud adotta un sistema di pagamento a consumo. Questo significa che paghi solo per lo spazio che effettivamente utilizzi, senza obblighi di rinnovo. Puoi scegliere pacchetti di conservazione a partire da soli €39,50 per 50MB, senza vincoli di tempo.
Nessun Abbonamento Annuale: Molti servizi di conservazione digitale richiedono abbonamenti annuali che possono essere onerosi e difficili da gestire nel lungo periodo. DocuCloud non ha alcun obbligo di rinnovo annuale e ti permette di conservare i tuoi documenti in totale libertà.
Semplicità e Automazione: Con DocuCloud, la conservazione digitale è completamente automatica. Una volta attivato il servizio, tutti i documenti vengono conservati in modo conforme alla legge senza che tu debba fare nulla. Al contrario, altri servizi spesso richiedono operazioni manuali o azioni ripetitive da parte dell'utente per garantire la conservazione a norma.
Supporto Completo per Diversi Tipi di Documenti: DocuCloud non si limita solo ai documenti tradizionali, ma include anche la conservazione di messaggi PEC, file firmati digitalmente con la Firma Digitale cheFIRMA!, documenti con Data Certa, raccomandate e altro ancora. In pratica, è un sistema completo che ti offre la possibilità di conservare qualsiasi tipo di documento elettronico in modo sicuro e conforme.
Prezzi Competitivi: DocuCloud è molto più conveniente rispetto a molti altri servizi di conservazione digitale presenti in Italia. Ad esempio, un altro servizio potrebbe richiedere fino a €146 all’anno per 1000 pagine, mentre con DocuCloud puoi conservare i tuoi documenti per 10 anni con costi decisamente più bassi, risparmiando fino al 68% rispetto alla concorrenza.
Integrazione con SuperPEC: Solo con DocuCloud puoi attivare la conservazione automatica dei messaggi inviati e ricevuti dalla tua casella SuperPEC. Questo ti consente di avere tutti i tuoi messaggi PEC in regola, protetti nel tempo e pronti per essere consultati quando necessario, in piena conformità con le normative italiane.
Conservazione del Manuale di Conservazione: Mentre la conservazione digitale è un obbligo per le imprese italiane, DocuCloud ti offre anche il Manuale di Conservazione a soli €297, una cifra molto più bassa rispetto ai costi che avresti dovuto sostenere per rivolgerti a consulenti esterni o avvocati.
DocuCloud offre una soluzione di conservazione digitale economica, completa e conforme alla legge, con vantaggi che vanno oltre la semplice archiviazione.
Se stai cercando un servizio che ti permetta di conservare i tuoi documenti a norma di legge senza complicazioni, DocuCloud è la scelta ideale.
Mentre l'archiviazione può essere un buon metodo per conservare temporaneamente documenti, la conservazione digitale a norma è un processo legale che ti garantisce protezione a lungo termine.
Se vuoi che i tuoi documenti digitali abbiano validità legale e siano protetti nel tempo, l'unica scelta giusta è la conservazione digitale a norma.
Adottare una soluzione come DocuCloud, che offre una conservazione digitale conforme alla legge, ti permette di proteggere i tuoi documenti in modo sicuro e organizzato, senza preoccuparti di scadenze o di possibili problemi legali.
Non aspettare oltre: proteggi e conserva i tuoi documenti personali e aziendali con la conservazione digitale a norma con DocuCloud!