La conservazione digitale è un processo essenziale per garantire che i documenti e i dati elettronici mantengano il loro valore legale nel tempo.
In un'epoca in cui la maggior parte delle informazioni è generata e gestita in formato digitale, preservare tali dati in modo sicuro, accessibile e autentico è diventato fondamentale.
La conservazione digitale implica non solo la semplice memorizzazione dei documenti, ma anche l'adozione di misure volte a garantire che questi rimangano integri, leggibili e verificabili anche a distanza di molti anni.
Il tema della conservazione digitale è particolarmente rilevante per le aziende e le istituzioni che devono rispettare normative specifiche, come quelle che regolano la conservazione dei documenti fiscali, amministrativi o legali.
Questi documenti devono poter essere riprodotti e verificati nel loro formato originale in caso di controlli o ispezioni, e devono quindi essere conservati in conformità con standard ben definiti, come quelli stabiliti dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) in Italia.
La conservazione digitale garantisce l'integrità e la disponibilità dei documenti, riducendo i rischi legati alla perdita o alla manipolazione di dati importanti.
In questo articolo di Lettera senza busta andremo a esplorare le importanti differenze che sussistono tra archiviazione e conservazione digitale.
Sebbene i termini "archiviazione digitale" e "conservazione digitale" vengano spesso usati in modo intercambiabile, rappresentano in realtà due concetti distinti e svolgono funzioni diverse nel contesto della gestione documentale.
Per raggiungere questi obiettivi, la conservazione digitale richiede l’adozione di tecnologie e procedure specifiche.
Un documento sottoposto a conservazione digitale viene corredato di metadati e firma digitale, che ne attesta la provenienza e l'autenticità. Inoltre, deve essere applicata una marca temporale, che garantisce che il documento esisteva in una determinata forma a una data precisa.
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Tutte queste misure servono a garantire che, anche a distanza di anni, un documento conservato digitalmente possa essere utilizzato come prova in tribunale o in altre sedi legali, senza rischi di contestazioni sulla sua validità.
In sintesi, mentre l'archiviazione si limita alla semplice memorizzazione dei dati, la conservazione digitale si preoccupa di garantire la validità e l'integrità dei documenti nel tempo, seguendo standard e normative precise.
La conservazione digitale è un tema di grande rilevanza per tutte le organizzazioni, sia pubbliche che private, che devono conservare documenti in modo sicuro e conforme alle normative.
Per questo motivo, in Italia, la conservazione digitale dei documenti è regolata da normative stringenti, e per fornire questo tipo di servizio è necessario rispettare determinati requisiti. La legge italiana prevede che le aziende che offrono servizi di conservazione digitale debbano essere accreditate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
Questa agenzia governativa, attraverso un processo di accreditamento, garantisce che i conservatori accreditati rispettino gli standard necessari per offrire un servizio sicuro, conforme e affidabile.
L’AgID stabilisce altresì le regole tecniche e normative che devono essere rispettate per garantire la corretta conservazione digitale dei documenti.
Tra i requisiti fondamentali per l’accreditamento vi sono la capacità di garantire la sicurezza e l’integrità dei dati, la trasparenza dei processi, e l’adozione di tecnologie adeguate per la gestione e la protezione dei documenti.
Detto altrimenti, i conservatori accreditati devono dimostrare di avere sistemi in grado di garantire la conservazione dei documenti per periodi di tempo molto lunghi, mantenendone inalterate le caratteristiche di autenticità e integrità.
In un contesto digitale sempre più centralizzato, la distinzione tra archiviazione e conservazione digitale è fondamentale per le aziende e le istituzioni.
Se da un lato l'archiviazione assicura la semplice memorizzazione dei dati, dall'altro la conservazione digitale garantisce la protezione, l'integrità e la validità legale di tali dati nel tempo.
In Italia, solo i conservatori accreditati dall’AgID possono fornire un servizio di conservazione digitale conforme alle normative, rappresentando una scelta obbligata per tutte le aziende che vogliono essere sicure di adempiere agli obblighi di legge.
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Qual è la differenza tra archiviazione digitale e conservazione digitale?
L'archiviazione digitale è il processo di memorizzazione dei dati o documenti elettronici su un supporto digitale, garantendo la loro disponibilità futura. La conservazione digitale, invece, mira a mantenere i documenti integri, autentici e verificabili nel tempo, garantendo anche il loro valore legale e probatorio.
Perché la conservazione digitale è importante per le aziende?
La conservazione digitale è essenziale per le aziende perché garantisce che i documenti elettronici mantengano il loro valore legale nel tempo, rispettando le normative e permettendo la loro verifica in caso di controlli o ispezioni.
Qual è il ruolo dell’AgID nella conservazione digitale?
L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) accredita i fornitori di servizi di conservazione digitale e stabilisce le regole tecniche e normative per garantire che i documenti siano conservati in modo sicuro, conforme e affidabile.