La conservazione digitale è un processo attraverso il quale i documenti informatici, inclusi quelli fiscali e contabili come le fatture elettroniche, vengono conservati nel tempo, garantendone l'integrità, l'autenticità e la leggibilità.
Questo processo è regolamentato da specifiche norme di legge, ed è un obbligo per le imprese, le quali devono conservare correttamente tutti i documenti rilevanti a fini fiscali.
La conservazione digitale non consiste semplicemente nel "salvare" un file su un dispositivo, ma richiede il rispetto di requisiti tecnici e giuridici stabiliti dalla normativa vigente.
Tra i documenti soggetti a tali obblighi di conservazione ci sono le fatture elettroniche, i documenti contabili, le comunicazioni via PEC e altri atti rilevanti per l'attività d’impresa. La mancata osservanza di tali obblighi comporta sanzioni fiscali e amministrative, oltre a problemi nella gestione aziendale.
In questo articolo ti spiegheremo tutti i dettagli sulla fatturazione elettronica: dalle sue caratteristiche, a chi deve emetterla, quanto a lungo deve essere conservata, quali sono i suoi vantaggi e via dicendo.
In Italia, l'emissione della fattura elettronica è obbligatoria per la gran parte dei soggetti passivi IVA, professionisti e aziende, inclusi coloro che operano in regime forfettario. Le eccezioni sono rarissime, come ad esempio gli operatori sanitari qualora eroghino prestazioni alle persone fisiche, o i soggetti che emettano fatture verso l’estero a soggetti che non siano non residenti o risultino stabiliti fiscalmente in Italia.
Questo obbligo è stato infatti introdotto con lo scopo di migliorare la trasparenza fiscale e combattere l'evasione.
Per quanto riguarda la conservazione, la normativa italiana stabilisce che le fatture elettroniche devono essere conservate per un periodo minimo di 10 anni sia da chi la emette, che da chi la riceve.
La fattura elettronica è un documento che nasce in formato digitale, il che significa che non ha una versione cartacea né può essere equiparata a un semplice file PDF o XML. Si tratta di un vero e proprio documento fiscale, dotato di piena valenza legale, poiché conforme agli standard previsti dalla normativa.
Tuttavia, per essere considerata valida a fini fiscali e legali, una fattura elettronica deve avere alcune caratteristiche fondamentali.
Innanzitutto, deve essere emessa in formato XML (eXtensible Markup Language), il formato standard riconosciuto dall'Agenzia delle Entrate italiana. Questo formato è progettato per essere leggibile sia dai sistemi informatici che dagli esseri umani, garantendo che le informazioni siano organizzate in modo coerente e strutturato.
La modalità di conservazione deve però garantire che la fattura elettronica rimanga immutata nel tempo, non è quindi sufficiente salvare semplicemente il file in formato XML. È invece necessario assicurarsi che vengano rispettati i criteri di integrità e autenticità del documento.
Per questo, la conservazione digitale prevede che la fattura elettronica venga firmata digitalmente, sia indicizzata con una serie di metadati e che, infine, sia applicata una marca temporale per garantire la data certa della conservazione del lotto di archiviazione nella quale la stessa fattura si trova ad essere inclusa.
La fattura, una volta pronta, accertatisi che i dati in essa inseriti siano corretti, deve essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate che agisce come intermediario tra l'emittente e il destinatario della fattura.
Il SdI verifica che la fattura sia conforme agli standard tecnici e, una volta approvata, la inoltra al destinatario. Solo dopo questa approvazione la fattura è considerata emessa.
Infine, la fattura elettronica deve essere conservata a norma, come previsto dalla normativa in materia di conservazione digitale, utilizzando sistemi che ne garantiscano l'integrità e l'immodificabilità nel tempo. L'obbligo di conservazione digitale della fattura elettronica vige sia chi la emette sia chi la riceve.
La fattura elettronica ha numerosi vantaggi, la conservazione sostitutiva permette infatti:
La conservazione delle fatture elettroniche può essere effettuata tramite il servizio gratuito offerto dall'Agenzia delle Entrate, che risulta però essere poco intuitivo, oppure utilizzando software gestionali privati.
Il servizio dell'Agenzia delle Entrate è, teoricamente, di semplice utilizzo: una volta emessa la fattura attraverso il Sistema di Interscambio, è possibile attivare il processo di conservazione, che garantisce il rispetto delle norme di legge e la conservazione a lungo termine dei documenti.
In realtà, il software dell'Agenzia delle entrate risulta essere piuttosto complicato e adatto solo a chi emette un numero di fatture molto piccolo ogni anno.
Infatti, molte imprese preferiscono utilizzare software gestionali di terze parti che offrono servizi aggiuntivi rispetto alla semplice conservazione a norma. Questi software, infatti, non solo archiviano le fatture in modo sicuro, ma offrono anche strumenti di gestione contabile, monitoraggio delle scadenze, reportistica avanzata e integrazione con altri sistemi aziendali.
L’utilizzo di questi strumenti consente una gestione più efficiente e integrata dei processi amministrativi e contabili.
Indipendentemente dalla scelta del metodo di conservazione, è di primaria importanza verificare che il sistema adottato per l'emissione delle fatture elettroniche rispetti in pieno i requisiti tecnici e legali stabiliti dalla normativa italiana.
L'obiettivo è garantire che ogni documento conservato sia sempre accessibile e rimanga integro e immutabile nel tempo, affinché possa essere utilizzato in caso di necessità, come verifiche fiscali o altre esigenze legali.
I software di conservazione devono, infatti, garantire la conservazione dei documenti all'interno di un archivio sicuro e certificato, conforme alle normative vigenti, per un periodo di 10 anni.
In questo contesto, affidarsi a una soluzione avanzata e conforme diventa fondamentale per assicurare la sicurezza e la validità dei documenti archiviati: una soluzione come il nostro servizio esclusivo di conservazione digitale a norma.
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Chi deve emettere la fattura elettronica?
In Italia, l'emissione della fattura elettronica è obbligatoria per la gran parte dei soggetti passivi IVA, professionisti e aziende, inclusi coloro che operano in regime forfettario. Le eccezioni sono rarissime, come ad esempio gli operatori sanitari che erogano prestazioni alle persone fisiche.
Quanto tempo bisogna conservare le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche devono essere conservate per un periodo minimo di 10 anni, sia da chi le emette che da chi le riceve, come stabilito dalla normativa italiana.
Quali sono i vantaggi della conservazione digitale delle fatture elettroniche?
La conservazione digitale delle fatture elettroniche permette di ridurre i costi di stampa e spazio, minimizzare il rischio di perdita o danneggiamento, facilitare la ricerca dei documenti e garantire il rispetto delle normative in caso di verifiche fiscali.