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La progressiva digitalizzazione dei processi documentali ha posto l'attenzione sulla necessità di gestire correttamente i documenti informatici, garantendone l'integrità e la reperibilità nel tempo. In questo scenario, il Manuale della Conservazione Digitale rappresenta un elemento fondamentale per assicurare che i documenti informatici mantengano la loro validità giuridica e il loro valore probatorio, evitando rischi come la perdita di informazioni o la loro alterazione.
Non si tratta di un semplice documento tecnico, ma di un vero e proprio piano strategico che permette di organizzare e descrivere ogni aspetto della gestione del sistema di conservazione, dalle tecnologie utilizzate alle procedure operative, fino alla distribuzione dei ruoli e delle responsabilità. Redigerlo e mantenerlo aggiornato è un obbligo normativo per molte realtà, ma anche una garanzia di trasparenza e sicurezza per chiunque si affidi alla conservazione digitale.
In questo articolo approfondiremo il significato e la funzione del Manuale, chiarendo chi è tenuto a redigerlo e aggiornarlo, in linea con le normative vigenti.
Il Manuale della Conservazione Digitale è un documento informatico che descrive il sistema di conservazione digitale adottato da un'organizzazione per i propri documenti digitali. Il suo contenuto fornisce una panoramica completa delle modalità operative, dell'architettura tecnologica e delle misure di sicurezza necessarie per garantire che i documenti mantengano nel tempo caratteristiche quali autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
Questo documento deve essere costantemente aggiornato per rispecchiare eventuali modifiche normative, tecnologiche o procedurali che influenzano il sistema di conservazione.
Il manuale include informazioni dettagliate sull’organizzazione del sistema, sui ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti, sulle procedure operative, sulle tipologie di documenti conservati e sui metadati associati. Inoltre, fornisce istruzioni relative alla gestione dello scarto dei documenti, alla migrazione delle informazioni su nuovi supporti e alla protezione dei dati attraverso adeguate misure di sicurezza.
La responsabilità della redazione del manuale ricade sul Responsabile della Conservazione, una figura che deve possedere competenze interdisciplinari in ambito giuridico, informatico e archivistico.
Il Manuale della Conservazione Digitale ha il compito di documentare e regolamentare il funzionamento del sistema di conservazione, fornendo una guida operativa chiara e dettagliata. Tra le funzioni principali vi è la definizione delle modalità con cui i documenti digitali vengono acquisiti, conservati, consultati e, eventualmente, eliminati. Queste procedure devono rispettare i requisiti normativi previsti per assicurare che i documenti siano sempre utilizzabili e affidabili.
Un altro aspetto centrale è la definizione dei ruoli e delle responsabilità dei soggetti coinvolti nel processo di conservazione. Il manuale specifica, ad esempio, le attività assegnate al Responsabile della Conservazione, ai fornitori di servizi esterni e ad altri operatori coinvolti nella gestione del sistema.
Le misure di sicurezza descritte nel documento mirano a prevenire accessi non autorizzati, alterazioni o perdite di dati. La pianificazione della migrazione dei dati e dello scarto documentale garantisce inoltre che il sistema rimanga aggiornato e conforme alle esigenze tecnologiche e normative, senza compromettere la disponibilità e l'integrità delle informazioni.
L'obbligo di redigere e mantenere aggiornato il Manuale della Conservazione Digitale ricade su diverse categorie di soggetti:
Pubbliche Amministrazioni: che sono obbligate a conservare qualsiasi documento (compresi quelli digitali) prodotto nel corso della loro azione amministrativa e a predisporre un Manuale della Conservazione che descriva il sistema adottato;
Imprese private: sebbene la normativa sia più flessibile rispetto al settore pubblico, le aziende che gestiscono documenti informatici sono comunque obbligate a garantire la loro corretta conservazione, redigendo un Manuale che illustri le procedure adottate;
Professionisti e altri enti: anche i professionisti e gli enti che producono e gestiscono documenti digitali devono dotarsi di un sistema di conservazione conforme e predisporre il relativo Manuale.
È importante sottolineare che, nel caso di affidamento del servizio di conservazione a un fornitore esterno, la responsabilità della redazione e dell'aggiornamento del Manuale rimane in capo al soggetto che detiene i documenti, assicurando che le procedure adottate siano adeguatamente documentate e conformi alle normative vigenti.
Il Manuale della Conservazione Digitale svolge un ruolo chiave nella corretta gestione dei documenti informatici, preservandone l’autenticità, l’integrità e la reperibilità nel tempo. Con un sistema ben organizzato e conforme alle normative vigenti, è possibile non solo rispettare gli obblighi di legge, ma anche proteggere il proprio patrimonio documentale e guadagnare la fiducia di clienti e collaboratori.
Letterasenzabusta è qui per supportarti in questo processo con il nostro servizio di conservazione digitale decennale DocuCloud, progettato per offrirti una soluzione sicura, semplice ed economicamente vantaggiosa. Se vuoi assicurarti una gestione digitale efficiente e a norma, ti invitiamo ad attivare il nostro servizio di conservazione digitale.
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Che cos'è il Manuale della Conservazione Digitale?
Il Manuale della Conservazione Digitale è un documento informatico che descrive il sistema di conservazione adottato da un'organizzazione per i propri documenti digitali. Include modalità operative, architettura tecnologica e misure di sicurezza per garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Qual è la funzione del Manuale della Conservazione Digitale?
Il manuale documenta e regolamenta il funzionamento del sistema di conservazione, fornendo una guida operativa dettagliata. Definisce le modalità di acquisizione, conservazione, consultazione ed eliminazione dei documenti digitali, specifica i ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti e descrive le misure di sicurezza adottate.
Chi è obbligato a redigere il Manuale della Conservazione Digitale?
L'obbligo di redigere il Manuale della Conservazione Digitale ricade su pubbliche amministrazioni, imprese private, professionisti e altri enti che gestiscono documenti digitali. Anche quando il servizio di conservazione è affidato a un fornitore esterno, la responsabilità del manuale resta in capo al soggetto che detiene i documenti.