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Nonostante l'imposizione sempre più stringente della fatturazione elettronica, molti professionisti e imprese si chiedono se possano ancora emettere la tradizionale fattura cartacea in Italia. La risposta, lungi dall'essere univoca, si articola attraverso una serie di disposizioni normative e specifiche eccezioni.
È fondamentale comprendere queste sfumature per operare nel rispetto della legge ed evitare sanzioni.
L'obbligo di fatturazione elettronica ha subito una progressiva estensione nel panorama fiscale italiano. Inizialmente introdotto per la maggior parte dei titolari di partita IVA, ha visto alcune categorie godere di un periodo transitorio. Ma quali sono stati i passaggi chiave di questa evoluzione? E chi, ad oggi, può legittimamente continuare ad utilizzare il formato cartaceo?
L'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica, datata 1° gennaio 2019, ha rappresentato una svolta significativa per la gestione amministrativa e fiscale in Italia. Inizialmente, l'imperativo di emettere fatture in formato digitale ha riguardato la generalità dei titolari di partita IVA.
Tuttavia, il legislatore ha previsto delle eccezioni, concedendo una deroga ai contribuenti che aderivano al regime forfettario e al regime di vantaggio. Questi soggetti hanno potuto continuare ad emettere fatture nel tradizionale formato cartaceo, alleggerendo, almeno inizialmente, il carico burocratico legato alla digitalizzazione.
Si trattava di una fase di transizione, pensata per permettere a queste categorie di adeguarsi gradualmente alle nuove disposizioni. Ma quanto è durata questa fase? E quali cambiamenti ha portato il futuro?
Il 1° luglio 2022 ha segnato un ulteriore passo verso la digitalizzazione completa. Con l'entrata in vigore del Decreto PNRR 2, l'obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche ai contribuenti in regime forfettario e di vantaggio che, nell'anno precedente (il 2021), avevano superato la soglia di ricavi o compensi pari a 25.000 euro.
Questa modifica ha ristretto ulteriormente la platea di coloro che potevano ancora emettere fatture cartacee. Chi, nel 2021, non aveva superato tale limite, ha potuto beneficiare di un'ulteriore proroga, mantenendo la facoltà di emettere fatture cartacee fino al 31 dicembre 2023. Questo quadro normativo, in continua evoluzione, ha preparato il terreno per l'ultima, e per molti definitiva, estensione dell'obbligo.
Ma cosa è successo nel 2024?
Il 1° gennaio 2024 ha rappresentato una data spartiacque.
L'obbligo di emettere fatture elettroniche è stato esteso a tutti i titolari di partita IVA, senza distinzioni basate sul regime fiscale adottato o sul volume di ricavi o compensi. Sembrava la fine definitiva della fattura cartacea per la stragrande maggioranza dei contribuenti. Ma la normativa fiscale italiana è spesso complessa e presenta delle eccezioni.
Chi, allora, può ancora emettere fatture cartacee in questo scenario?
Nonostante l'obbligo generalizzato, il settore sanitario rappresenta una significativa eccezione. I professionisti del settore, come medici, psicologi, infermieri, tecnici sanitari e altre figure sanitarie che trasmettono i dati delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria (STS), sono esonerati dall'obbligo di fatturazione elettronica.
Questa decisione affonda le sue radici nella necessità di garantire la tutela dei dati sensibili dei pazienti. Il Garante della Privacy aveva espresso forti preoccupazioni riguardo al transito di tali dati attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), ritenendolo non pienamente conforme al GDPR. Questa sensibilità verso la protezione della privacy ha portato a una serie di proroghe nel tempo.
Ma qual è la situazione attuale?
Grazie al decreto Milleproroghe, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 27 dicembre, la proroga per l'esonero dalla fatturazione elettronica per le prestazioni sanitarie verso consumatori finali è stata estesa fino al 31 marzo 2025.
Questa decisione, in continuità con le proroghe precedenti, permette ai professionisti sanitari di continuare a rilasciare fatture cartacee ai pazienti, oppure di inviarle in formato elettronico a condizione che non transitino attraverso l'SDI. Questo significa che, pur nella spinta verso la digitalizzazione, si riconosce la specificità del settore sanitario e la necessità di bilanciare gli adempimenti fiscali con la tutela della privacy.
Tuttavia, è importante sottolineare un aspetto: l'obbligo di emettere la e-fattura tramite SDI rimane vigente qualora il committente non sia una persona fisica, a patto che dai dati trasmessi non emergano informazioni sensibili sui pazienti.
Ma il settore sanitario non è l'unica eccezione. Ad esempio non devono emettere fattura elettronica gli operatori economici che non sono domiciliati o stabiliti in Italia.
Un'altra categoria che rientra tra le eccezioni all'obbligo di fatturazione elettronica è quella dei piccoli produttori agricoli. Al momento, secondo le fonti ufficiali, non ci risultano aggiornamenti in merito e il riferimento più recente, notizie di stampa risalenti al 2023, sostiene che alcuni operatori agricoli beneficiano del regime di esonero ai sensi dell'art. 34, comma 6, del DPR n. 633/1972. Questi soggetti, già esonerati dall'emissione della fattura stessa, sono di conseguenza esclusi dall'obbligo di emissione della fattura elettronica.
La ratio di questa esenzione risiede nella semplificazione degli adempimenti per una categoria che spesso opera in contesti rurali e con minori risorse amministrative.
L'esenzione dalla fatturazione, in questo caso, è un corollario della più ampia esenzione dall'obbligo di emissione della fattura, riconoscendo le peculiarità del settore agricolo e la necessità di evitare eccessivi oneri burocratici per le piccole realtà. Si consiglia sempre la consultazione di un commercialista esperto del settore di appartenenza.
Ma cosa succede a chi non rispetta l'obbligo di fatturazione elettronica?
L'emissione di una fattura cartacea quando vige l'obbligo di fatturazione elettronica comporta delle conseguenze significative. Innanzitutto, la fattura cartacea non è considerata fiscalmente emessa.
Questo ha un impatto diretto sul cessionario o committente, il quale non può esercitare il diritto alla detrazione dell'IVA. Si tratta di una penalizzazione importante, che sottolinea la centralità della fatturazione elettronica nel sistema fiscale attuale. Ma le conseguenze non si fermano qui.
Sono previste sanzioni amministrative sia per il cedente/prestatore che per il cessionario/committente. Gli importi di queste sanzioni variano a seconda della gravità della violazione, ma possono rappresentare un costo non trascurabile per le imprese e i professionisti.
È fondamentale, quindi, rimanere aggiornati sulle normative vigenti per evitare di incorrere in tali sanzioni e garantire la conformità alle disposizioni fiscali. Il panorama normativo è in continua evoluzione, e sebbene l'obbligo di fatturazione elettronica sia ormai ampiamente diffuso, è plausibile che in futuro possano emergere ulteriori modifiche o precisazioni.
La recente proroga per il settore sanitario ne è un esempio lampante.
Pertanto, la vigilanza e l'aggiornamento costante rappresentano strumenti imprescindibili per navigare con sicurezza nel complesso mondo della fiscalità italiana.
Ora che la fatturazione elettronica è la norma per la maggior parte delle attività, sorge un'altra questione di grande rilevanza: come conservare correttamente questi documenti digitali?
Non è sufficiente salvare i file sul proprio computer o su un cloud generico. La normativa italiana prevede la conservazione a norma, un processo ben definito che garantisce nel tempo l'integrità, l'autenticità, la leggibilità e la reperibilità delle fatture elettroniche.
La conservazione a norma non è un semplice backup. Si tratta di un processo regolamentato che attribuisce valore legale al documento informatico nel tempo, equiparandolo, a tutti gli effetti, a un documento cartaceo conservato in archivio. Questo processo prevede l'apposizione di una marca temporale e di una firma digitale, elementi che certificano l'esistenza del documento in un preciso momento storico e ne garantiscono l'integrità, impedendo modifiche successive non autorizzate.
E come si può adempiere correttamente a questo obbligo?
Una conservazione non conforme espone a rischi significativi. In caso di verifiche da parte dell'Agenzia delle Entrate, le fatture non correttamente conservate potrebbero essere considerate come non esistenti, con conseguenti sanzioni pecuniarie e la contestazione della detrazione dell'IVA.
Per adempiere correttamente all'obbligo di conservazione a norma, è possibile affidarsi a servizi di conservazione digitale offerti da terzi, soggetti accreditati dall'Agenzia per l'Italia (AgID) che garantiscono il rispetto delle procedure previste dalla legge.
Uno di questi è DocuCloud, il servizio innovativo di LetteraSenzaBusta, si distingue per la sua flessibilità e per il suo orientamento all'ottimizzazione dei costi. Esso, infatti, non solo permette la conservazione a norma di legge per un periodo di dieci anni, secondo quanto previsto dall'attuale normativa, ma permette di pagare unicamente sulla base dello spazio di archiviazione realmente occupato dai documenti caricati.
Un vantaggio significativo per le aziende, specie se di piccole e medie dimensioni, che possono così beneficiare di un servizio professionale evitando esose spese fisse, ma pagando, lo ripetiamo, solo per l'utilizzo effettivo.
Quali sono le principali differenze tra la situazione della fatturazione elettronica prima e dopo il 1° gennaio 2024?
Prima del 1° gennaio 2024, la fatturazione elettronica non era un obbligo generalizzato. Diverse categorie di contribuenti, come quelli aderenti al regime forfettario e al regime di vantaggio (fino a un certo limite di ricavi), potevano legittimamente emettere fatture in formato cartaceo. L'introduzione dell'obbligo generalizzato dal 1° gennaio 2024 ha segnato un cambiamento radicale, estendendo l'obbligo a tutti i titolari di partita IVA, indipendentemente dal regime fiscale o dal volume d'affari. Le eccezioni sono diventate limitate e specifiche, come nel caso del settore sanitario e dei piccoli produttori agricoli. Il passaggio è stato da un sistema con diverse fasce di esenzione a un obbligo quasi universale, con l'obiettivo di digitalizzare i processi fiscali e migliorare il controllo delle transazioni.
Fino a quando i professionisti sanitari possono emettere fatture cartacee e quali sono le alternative alla fattura elettronica?
Grazie alla proroga introdotta dal decreto Milleproroghe, i professionisti sanitari possono emettere fatture cartacee per le prestazioni sanitarie verso persone fisiche fino al 31 marzo 2025. Oltre alla fattura cartacea, è consentito l'invio della fattura in qualsiasi formato elettronico, a condizione che non transiti attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). L'obiettivo principale di questa eccezione è tutelare la privacy dei pazienti, evitando la trasmissione di dati sensibili tramite l'SDI. Pertanto, i professionisti sanitari possono utilizzare strumenti come l'invio di PDF via email o altre modalità elettroniche che non implicano il passaggio attraverso il sistema di interscambio gestito dall'Agenzia delle Entrate, garantendo al contempo l'adempimento degli obblighi fiscali e la protezione dei dati personali.
Cosa rischiano i soggetti obbligati alla fatturazione elettronica che continuano a emettere fatture cartacee?
I soggetti obbligati alla fatturazione elettronica che emettono fatture in formato cartaceo incorrono in diverse sanzioni. Innanzitutto, la fattura cartacea emessa in violazione dell'obbligo non è considerata valida ai fini fiscali. Di conseguenza, il cliente che riceve tale fattura non può detrarre l'IVA. Inoltre, sono previste sanzioni amministrative sia per chi emette la fattura irregolare (il cedente/prestatore) sia per chi la riceve (il cessionario/committente). Le sanzioni pecuniarie possono variare in base alla gravità della violazione, ma è importante sottolineare che la mancata conformità all'obbligo di fatturazione elettronica comporta conseguenze negative per entrambe le parti coinvolte nella transazione commerciale.