Se stai cercando un servizio di Conservazione Digitale a norma di legge davvero efficiente, devi conoscere due elementi fondamentali: le Classi Documentali e i Metadati.
Questi due strumenti sono alla base di qualsiasi sistema serio e conforme alla normativa italiana.
In questo articolo ti spegheremo nel dettaglio cosa sono e a cosa servono le Classi Documentali e i Metadati in modo tale che tu possa scegliere il servizio di conservazione digitale più appropriato alle tue esigenze.
Le classi documentali sono categorie che organizzano i documenti digitali secondo criteri ben precisi: tipologia, finalità, natura giuridica e contesto amministrativo.
Sono fondamentali perché:
I metadati sono informazioni aggiuntive che accompagnano ogni documento.
Una sorta di carta d’identità digitale indispensabile per:
Metadati obbligatori secondo la normativa:
Anche se la lista sembra breve, ciascun metadato richiede ulteriori informazioni dettagliate da inserire.
A differenza di molti servizi che richiedono l’inserimento manuale di ogni metadato, DocuCloud, l'unico servizio in Europa di Conservazione Digitale a consumo effettivo, automatizza la compilazione della maggior parte di questi dati, risparmiandoti tempo e fatica.
Le classi documentali ti aiutano a organizzare, i metadati a descrivere.
Insieme rendono la gestione dei documenti:
Al contrario di altri servizi limitati, DocuCloud offre ben 34 classi documentali conformi al CAD e ad AgID, tra cui:
Fatture elettroniche attive e passive, Cedolini, Contratti, PEC, Registri fiscali, Bilanci, Certificazioni, Manuale di conservazione, Verbali, Note spese, Documenti sanitari (esclusi quelli vietati), e molti altri.
Questa ampia classificazione ti permette di catalogare in modo preciso e completo qualsiasi documento.
Un sistema con poche classi è disorganizzato e rischia di compromettere la validità dei documenti. Con DocuCloud:
No. DocuCloud è già configurato con tutte le classi pronte all’uso.
Tu dovrai solo completare, in alcuni casi, 3 o 4 metadati manualmente. Il resto viene compilato automaticamente.
Scegliere un servizio di Conservazione Digitale a norma con poche classi documentali o che richiede metadati manuali, significa perdere tempo, rischiare errori e non rispettare la legge.
Con DocuCloud, invece, hai:
Affidati al servizio di Conservazione Digitale a consumo effettivo che ti semplifica la vita, che ti fa risparmiare e che ti fa dormire sonni tranquilli.