Takeaways:
La quantità di informazioni prodotte e archiviate in formato digitale cresce in modo esponenziale. Documenti amministrativi, fascicoli clinici, contratti, fatture elettroniche, fotografie e archivi personali: tutto viene ormai generato, gestito e conservato su supporti digitali. Tuttavia, ciò che viene creato oggi rischia di diventare inaccessibile domani se non si adottano le giuste misure per garantirne la conservazione nel tempo.
La preservazione digitale, o conservazione digitale a norma, è, in questo senso, un processo che va ben oltre il semplice salvataggio di file. Significa assicurare che le informazioni digitali possano essere lette, comprese e utilizzate anche tra molti anni, nonostante l’evoluzione dei formati, dei software e delle tecnologie hardware.
Per raggiungere questo obiettivo, esistono standard internazionali che definiscono le buone pratiche da adottare, stabilendo regole precise su come strutturare, gestire e mantenere nel tempo i contenuti digitali.
Di seguito ti spieghiamo quali sono i principali riferimenti normativi a livello internazionale e perché sono importanti per garantire la durata e l’integrità dei tuoi documenti digitali.
Tra gli standard più influenti nel campo della preservazione digitale troviamo il modello OAIS, acronimo di Open Archival Information System. Questo standard, formalizzato a livello internazionale, fornisce una cornice concettuale per comprendere e progettare un sistema di archiviazione orientato alla conservazione a lungo termine.
Il modello OAIS descrive tutte le funzioni fondamentali che un archivio digitale dovrebbe essere in grado di svolgere: dall’acquisizione dei contenuti fino alla loro distribuzione agli utenti finali. Uno degli elementi chiave del modello è l’introduzione del concetto di pacchetto informativo, una struttura composta non solo dal contenuto digitale ma anche da tutti i metadati necessari a descriverlo, contestualizzarlo e garantirne l’integrità.
Inoltre, distingue tra i diversi attori coinvolti nel processo: i produttori, che generano le informazioni; il sistema di archiviazione, che le conserva; e gli utenti, che devono poterle recuperare e comprendere. Questa suddivisione aiuta a progettare flussi di lavoro chiari e tracciabili, in grado di rispondere alle esigenze sia operative che normative.
Ciò che rende il modello OAIS particolarmente utile è la sua capacità di adattarsi a contesti differenti, dai piccoli archivi aziendali agli archivi nazionali. L’adozione di questo approccio consente di costruire una struttura documentale solida, capace di attraversare il tempo e l’evoluzione tecnologica.
Un sistema di archiviazione, per quanto ben progettato, deve poter dimostrare la propria affidabilità nel tempo. È qui che entra in gioco lo standard ISO 16363, pensato per valutare la qualità e la robustezza dei depositi digitali. Questo standard stabilisce i criteri attraverso cui misurare se un archivio è in grado di garantire la preservazione digitale nel lungo periodo.
ISO 16363 si articola in diverse aree tematiche.
Valuta la struttura organizzativa, cioè le politiche e i processi che regolano il funzionamento del sistema; analizza la gestione tecnica dei contenuti, con attenzione alla sicurezza, alla ridondanza e al controllo delle versioni; e infine esamina la resistenza dell’infrastruttura informatica, inclusi piani di continuità operativa e meccanismi di protezione contro i rischi tecnologici.
L’importanza di questo standard non si limita all’ambito tecnico. Rappresenta anche uno strumento di fiducia verso l’esterno: essere conformi a ISO 16363 significa dimostrare di possedere un sistema affidabile, verificabile e trasparente, capace di resistere all’usura del tempo e agli imprevisti del digitale.
Non si tratta solo di un’etichetta formale, ma di una garanzia operativa che valorizza il patrimonio informativo conservato. Per questo motivo, molte istituzioni pubbliche e private scelgono di ispirarsi a questo standard anche in assenza di una certificazione ufficiale.
Un altro aspetto fondamentale nella preservazione digitale riguarda il rapporto tra il produttore dei contenuti digitali e l’ente o sistema incaricato della loro conservazione. Questo passaggio, spesso sottovalutato, può determinare la qualità e la completezza delle informazioni che verranno conservate.
Lo standard ISO 20652 si occupa proprio di disciplinare questa interfaccia, offrendo una guida operativa per strutturare il processo di trasferimento dei documenti digitali tra le parti. Prevede una serie di fasi: la definizione dei requisiti, la preparazione dei contenuti, il versamento nel sistema di conservazione e la verifica finale.
Un aspetto centrale di questo standard è la gestione dei metadati, elementi indispensabili per descrivere, classificare e interpretare correttamente i contenuti digitali. Se questi dati non vengono raccolti e trasferiti in modo coerente, la conservazione rischia di perdere il suo valore nel tempo.
Inoltre, ISO 20652 incoraggia l’adozione di procedure documentate, ripetibili e tracciabili, che facilitano la cooperazione tra le parti e riducono il rischio di errori. In ambiti complessi, come quelli della pubblica amministrazione o dei grandi archivi aziendali, questo standard diventa un prezioso alleato per garantire uniformità, trasparenza e responsabilità lungo tutto il ciclo di vita documentale.
La preservazione digitale non è un processo improvvisato, ma il risultato di scelte metodologiche ben strutturate. Gli standard internazionali rappresentano un riferimento fondamentale per progettare archivi digitali solidi, capaci di superare le sfide dell’obsolescenza, della dispersione informativa e dell’evoluzione normativa. Seguendo questi modelli, è possibile costruire ambienti documentali affidabili, trasparenti e sostenibili nel tempo.
È con questo spirito che abbiamo progettato DocuCloud, il nostro servizio di conservazione digitale a norma.
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Quali sono gli standard internazionali per la preservazione digitale?
Gli standard internazionali per la preservazione digitale includono principalmente il modello OAIS (Open Archival Information System), lo standard ISO 16363 per la certificazione degli archivi digitali e lo standard ISO 20652 che regola il trasferimento dei documenti tra produttori e sistemi di conservazione. Questi riferimenti aiutano a garantire l’integrità, l’accessibilità e la comprensibilità dei contenuti digitali nel tempo.
Cos'è il modello OAIS e perché è importante?
Il modello OAIS è uno standard internazionale che fornisce un quadro concettuale per progettare sistemi di archiviazione digitale orientati alla conservazione a lungo termine. Descrive le funzioni fondamentali che un archivio digitale deve svolgere e introduce il concetto di pacchetto informativo, includendo contenuto e metadati. È importante perché consente di creare archivi solidi, adattabili e comprensibili anche a distanza di molti anni.
A cosa servono gli standard ISO 16363 e ISO 20652?
ISO 16363 serve a valutare la qualità e l'affidabilità di un archivio digitale, verificandone la robustezza tecnica, organizzativa e infrastrutturale. ISO 20652 disciplina invece la relazione tra produttore e archivio, regolando il trasferimento dei documenti e dei metadati. Entrambi contribuiscono a garantire una conservazione digitale efficace, trasparente e tracciabile.