Takeaways:
Negli ultimi anni, sempre più persone si sono affidate alla conservazione digitale per mettere in sicurezza i propri documenti e rispettare gli obblighi normativi. È una soluzione moderna e necessaria, certo, ma solo se è davvero trasparente, sostenibile e proporzionata alle tue esigenze.
Perché dietro molte offerte che sembrano vantaggiose si nascondono costi fissi e spese accessorie che finiscono per pesare più del previsto.
In questo articolo vogliamo aiutarti a fare una scelta consapevole, mettendo in luce quegli aspetti poco visibili che spesso vengono trascurati quando valuti un servizio di conservazione.
Offriamo una soluzione di conservazione digitale a norma pensata per semplificarti la vita, non complicartela. Per questo crediamo che tu debba poter pagare solo per ciò che utilizzi, senza abbonamenti, costi nascosti o sorprese in fattura. Perché la digitalizzazione dovrebbe alleggerirti, non caricarti di vincoli.
La maggior parte dei servizi di conservazione digitale funzionano ancora con piani annuali a canone fisso, che ti offrono pacchetti predefiniti di spazio.
In media, per conservare 1 GB di documenti, si spendono circa 50€ + IVA all’anno, mentre piani più estesi possono tranquillamente superare i 60-70€.
Se hai a che fare quotidianamente con volumi di documenti piuttosto elevati, potrebbe anche sembrarti una soluzione comoda. Ma sei davvero sicuro di usare tutto quello spazio?
Il rischio è che tu finisca per pagare risorse che non utilizzi, semplicemente perché non puoi adattare il servizio ai tuoi reali bisogni. E quando lo spazio diventa una spesa fissa, che tu lo usi o no, allora si trasforma in un costo nascosto.
Non solo: spesso questi piani non ti offrono margini di manovra, e ogni modifica comporta ulteriori costi o il passaggio obbligato a un piano superiore. Così quello che doveva essere un vantaggio si trasforma in un impegno rigido e inefficiente.
C’è un altro aspetto che merita attenzione: i costi accessori.
Alcuni fornitori ti fanno pagare l’attivazione, altri l’assistenza, la gestione, o perfino l’accesso ai tuoi stessi documenti. E queste spese, raramente indicate in modo chiaro, compaiono nei momenti meno opportuni: quando cerchi supporto, quando vuoi recuperare dei file, o magari quando decidi di cambiare piattaforma.
Esistono anche servizi che calcolano tutto in base al numero di documenti, con costi apparentemente bassi, finché non ti ritrovi con centinaia di file e una cifra finale che non avevi previsto.
Per questo insistiamo sempre: chiedi una visione completa dei costi, fin da subito. Solo così puoi evitare di scoprire troppo tardi che hai firmato un contratto che ti vincola più del necessario.
Per offrirti un’alternativa concreta a tutti questi limiti, abbiamo creato DocuCloud, il nostro servizio di conservazione digitale a norma per 10 anni. Con DocuCloud non hai canoni fissi, sostieni un costo di attivazione una tantum di 8,98€ iva inclusa e non sei costretto ad acquistare pacchetti rigidi o sovradimensionati. Paghi solo in base a quanti MB effettivamente ti servono, senza sprechi.
La particolarità del nostro servizio è che puoi decidere tu la quantità esatta di spazio da acquistare, anche un solo MB alla volta. Nessun taglio preimpostato, nessun vincolo: sei tu a stabilire di quanto spazio hai bisogno, in base alla quantità e al tipo di documenti che vuoi conservare. E quando hai bisogno di più spazio per caricare altri documenti, lo aggiungi in qualsiasi momento, con la stessa flessibilità.
Con DocuCloud non paghi nulla se non lo usi, e ogni MB acquistato resta a tua disposizione per 10 anni.
Conservare digitalmente non dovrebbe essere un peso né un rebus contrattuale: per questo abbiamo scelto un modello che ti permette di spendere solo ciò che serve, solo quando serve, con la massima libertà.
Quando scegli un servizio di conservazione digitale, non fermarti al prezzo sulla carta. Chiediti sempre quanto ti costa davvero, se stai pagando solo ciò che usi, o se stai sostenendo spese inutili. I canoni fissi possono sembrare comodi, ma nella pratica rischiano di trasformarsi in zavorre. E le spese accessorie, se non le conosci in anticipo, ti possono cogliere di sorpresa.
Con Letterasenzabusta hai accesso a un’alternativa trasparente: niente abbonamenti, niente costi ricorrenti, solo ciò che ti serve. Semplice, chiaro e senza sorprese. Perché crediamo che conservare digitalmente i tuoi documenti non debba essere complicato, e soprattutto non debba costarti più del necessario.
Perché i canoni fissi possono diventare un costo nascosto nella conservazione digitale?
Perché spesso prevedono pacchetti predefiniti di spazio che potresti non utilizzare del tutto. Questo ti porta a pagare risorse inutilizzate, trasformando lo spazio in una spesa fissa indipendentemente dall’uso effettivo. Inoltre, molte volte non consentono flessibilità, obbligandoti a passare a piani superiori per ogni modifica.
Quali sono i costi accessori da tenere d’occhio nei servizi di conservazione digitale?
Tra i costi accessori più comuni ci sono quelli di attivazione, assistenza, gestione e perfino accesso ai documenti. Spesso non sono esplicitati chiaramente e possono comparire in momenti critici, aumentando il costo complessivo in modo imprevedibile.
Come funziona il modello a consumo di DocuCloud?
DocuCloud offre un servizio senza canoni fissi né pacchetti predefiniti. Paghi solo in base ai MB effettivamente utilizzati e puoi decidere tu la quantità di spazio da acquistare. Non ci sono costi ricorrenti e ogni MB resta valido per 10 anni, offrendo flessibilità totale senza sorprese.