Takeaways:
Nel processo di trasformazione digitale che ha investito pubbliche amministrazioni, professionisti e aziende, la conservazione dei documenti informatici è diventata una responsabilità strategica. Per garantire la validità giuridica, l’accessibilità e la sicurezza delle informazioni digitali nel tempo, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha emanato delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, entrate in vigore il 1° gennaio 2022.
Le nuove Linee Guida, disponibili sul portale Docs Italia, sostituiscono le precedenti regole tecniche, offrendo un unico riferimento normativo aggiornato. L’obiettivo è rendere i processi documentali digitali più coerenti, sicuri e standardizzati, anche alla luce dei cambiamenti tecnologici e normativi più recenti.
Seguire le indicazioni di AgID non è solo un obbligo per chi gestisce documenti con rilevanza giuridica, ma rappresenta anche un’occasione per adottare buone pratiche che semplificano la gestione documentale e aumentano l’efficienza.
Vediamole assieme qui su Letterasenzabusta.
Le Linee Guida AgID stabiliscono che ogni documento informatico, per essere conservato correttamente, deve mantenere nel tempo cinque caratteristiche fondamentali: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Questi elementi assicurano che un documento possa conservare valore legale e probatorio anche a distanza di anni.
Per farlo, è necessario adottare un sistema di conservazione digitale a norma, che rispetti standard tecnici ben definiti. I documenti devono essere conservati in formati aperti o comunque leggibili nel tempo, accompagnati da metadati descrittivi e gestiti in ambienti digitali sicuri. Il sistema deve anche consentire la tracciabilità di ogni operazione effettuata sui documenti, registrando ogni evento in modo trasparente.
Un elemento chiave è il Manuale di Conservazione, un documento che ogni organizzazione deve redigere e aggiornare, in cui vengono descritte le modalità operative del sistema, le responsabilità degli attori coinvolti e le misure di sicurezza adottate.
Infine, il sistema di conservazione deve essere in grado di assicurare che i documenti possano essere recuperati ed esibiti in caso di necessità, anche a distanza di molto tempo.
Uno degli aspetti fondamentali delle Linee Guida AgID riguarda la definizione dei ruoli e delle responsabilità nel processo di conservazione. Ogni organizzazione deve nominare un Responsabile della Conservazione, figura incaricata di garantire che tutto il processo sia conforme alla normativa e che i documenti conservati siano sempre validi e accessibili.
Il Responsabile può operare all’interno dell’organizzazione oppure affidarsi a un conservatore accreditato AgID, cioè un fornitore esterno qualificato a offrire il servizio di conservazione digitale. In entrambi i casi, questa figura ha il compito di sorvegliare l’intero sistema, controllare la corretta presa in carico dei documenti, supervisionare l’archiviazione e curare la produzione della documentazione di audit.
La normativa impone anche la collaborazione tra i vari soggetti coinvolti, come il Responsabile della Gestione Documentale e i responsabili IT, affinché tutte le fasi del ciclo di vita del documento siano coerenti e coordinate.
Per assicurare una conservazione a norma, è inoltre obbligatorio implementare misure di sicurezza fisica e logica adeguate, che prevengano accessi non autorizzati, manomissioni o perdite. È importante anche prevedere piani di continuità operativa e di migrazione dei documenti nel caso in cui vengano cambiati i sistemi tecnologici.
Il processo di conservazione previsto dalle Linee Guida AgID si sviluppa in fasi sequenziali ben definite, ognuna delle quali ha uno scopo preciso.
Si parte con la presa in carico del documento, che deve essere accompagnato da un insieme di metadati strutturati e deve superare una serie di controlli preliminari sulla sua integrità.
Segue la fase di verifica della qualità dei dati, durante la quale si controlla che il documento rispetti i requisiti tecnici previsti. Una volta validato, il documento viene archiviato in modo sicuro all’interno del sistema di conservazione, che garantisce la sua immutabilità e integrità.
La fase successiva prevede la gestione e il monitoraggio del sistema, per assicurarsi che tutti i documenti conservati siano sempre accessibili, leggibili e non alterati. Infine, dopo il periodo minimo di conservazione previsto dalla legge, il documento può essere scartato in modo controllato, sempre secondo criteri documentati e tracciabili.
Durante tutto il processo, è essenziale che l’organizzazione mantenga evidenze documentali, cioè registri digitali che dimostrino l’avvenuta conservazione a norma, e sia in grado di fornire l’esibizione dei documenti a fini probatori, anche tramite tecnologie come la marca temporale e la firma digitale.
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Cosa prevedono le Linee Guida AgID per la conservazione dei documenti informatici?
Le Linee Guida AgID stabiliscono che ogni documento informatico, per essere conservato correttamente, deve mantenere nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. È necessario adottare un sistema di conservazione digitale a norma, con formati leggibili nel tempo, metadati descrittivi, ambienti digitali sicuri e tracciabilità delle operazioni. Ogni organizzazione deve inoltre redigere un Manuale di Conservazione che descriva il sistema, i ruoli e le misure adottate.
Chi è il Responsabile della Conservazione secondo le Linee Guida AgID?
Il Responsabile della Conservazione è la figura incaricata di garantire la conformità del processo di conservazione alla normativa. Può operare internamente all’organizzazione o tramite un conservatore accreditato AgID. Supervisiona l’intero processo, controlla la presa in carico e l’archiviazione dei documenti e cura la documentazione di audit. Deve collaborare con altri ruoli coinvolti, come il Responsabile della Gestione Documentale e i responsabili IT.
Quali sono le fasi operative previste per la conservazione dei documenti digitali?
Il processo di conservazione si articola in diverse fasi: presa in carico del documento, verifica della qualità dei dati, archiviazione sicura nel sistema di conservazione, gestione e monitoraggio continuo, e infine scarto controllato dopo il periodo minimo previsto. Durante tutte le fasi, è fondamentale mantenere evidenze documentali e garantire la possibilità di esibizione probatoria del documento.