Come si attiva e come funziona il servizio Caveau in Cloud?

Il servizio Caveau in Cloud si attiva registrandosi su LetteraSenzaBusta.com, ottenendo la Firma Digitale, e attivando il servizio con un costo di attivazione. Dopo l'attivazione, si caricano i documenti scegliendo la classe documentale e inserendo metadati, pagando in base ai MB caricati o acquistando un pacchetto di conservazione. I documenti conservati saranno verificabili nell'area riservata con un rapporto di versamento.

Quanto costa il servizio di conservazione digitale Caveau in Cloud?

L'attivazione del servizio Caveau in Cloud ha un costo una tantum di Euro 7,98 iva inclusa. Successivamente, si paga per ogni MB conservato con tariffe che variano in base ai pacchetti di conservazione acquistati, da Euro 0,97 per MB conservato per 10 anni a Euro 0,28 per MB con l'acquisto di pacchetti più grandi.

Quante classi documentali sono disponibili con il servizio Caveau in Cloud?

Il servizio di conservazione digitale Caveau in Cloud offre 34 classi documentali diverse, permettendo di catalogare ogni documento nel rispetto della legge. Queste classi includono, tra le altre, Assegno di Inclusione, Cedolini, Certificazione Unica, Contratti, Dichiarazioni fiscali e Fatture elettroniche.

Conservazione Digitale a norma

Q: Cosa è la conservazione digitale e per chi è obbligatoria?

La conservazione digitale, o preservazione digitale, è un processo che permette di archiviare, proteggere e custodire documenti e dati informatici garantendone integrità, autenticità, leggibilità e disponibilità nel tempo, in conformità all'art. 44 del Codice dell'Amministrazione Digitale e al DPCM 3 dicembre 2013. In Italia, è obbligatoria per imprese e pubbliche amministrazioni per la conservazione delle scritture contabili per almeno 10 anni, mentre è raccomandata per i privati cittadini per la gestione di documenti importanti.

Q: Quali sono i documenti da conservare obbligatoriamente per 10 anni?

I documenti da conservare obbligatoriamente per 10 anni includono fatture di vendita e di acquisto, corrispondenza, registri contabili (libro giornale, inventari, mastro, registri IVA), bilanci, dichiarazioni fiscali, documentazione su contributi e rapporti di lavoro, e documentazione relativa alle ritenute d'acconto.

L'unico servizio di conservazione digitale decennale a consumo effettivo: si paga per ogni MB (Megabyte) e si conserva fin da subito per 10 anni

NO spreco di spazio e di soldi - NO canoni annuali - NO upgrade - NO costi nascosti - Paghi solo quello che conservi - Pieno controllo delle spese

DOCUCLOUD

Conservazione Digitale per 10 anni con tariffa Pay per Megabyte (MB)

Cosa è la conservazione digitale e per chi è obbligatoria?

La conservazione digitale a norma di legge, chiamata anche preservazione digitale, è un processo informatico che consente di archiviare, proteggere e custodire documenti e dati informatici garantendone l'integrità, l'autenticità, la leggibilità e la disponibilità nel tempo ai sensi dell’art. 44 del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e del DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche sul sistema di conservazione).

In Italia la conservazione digitale è obbligatoria per le imprese e le pubbliche amministrazioni che devono conservare le scritture contabili per almeno 10 anni di tempo ai sensi dell’art. 2200 del Codice Civile, mentre per i privati cittadini, anche se non obbligatoria, la conservazione digitale è altamente raccomandabile al fine di mantenere l’accesso a documenti come bollette, polizze, dichiarazione dei redditi, multe o altri documenti importanti e la loro l’integrità sopratutto in caso di eventuali futuri controlli o contestazioni.

Ogni impresa e pubbliche amministrazioni hanno anche l'obbligo di nominare un Responsabile della Conservazione (solo persona fisica) ovvero colui che coordinerà il processo di conservazione, controllerà tutti i flussi di documenti in entrata e anche in uscita e che verificherà periodicamente l’integrità dei dati e dei documenti messi in conservazione, ai sensi delle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il responsabile della conservazione dovrà inoltre redarre obbligatoriamente il Manuale della Conservazione mantenendolo aggiornato in caso di evenutali futuri rilevanti cambiamenti procedurali tecnologici e normativi.

Quali sono i documenti da conservare obbligatoriamente per 10 anni?

Fatture e corrispondenza: oltre alle fatture di vendita emesse e a quelle di acquisto ricevute, sia cartacee che elettroniche, deve essere conservata tutta la corrispondenza inviata e ricevuta tramite PEC, lettere, raccomandate e telegrammi.
Registri contabili: i libri contabili obbligatori, come il libro giornale, il libro degli inventari e il libro mastro eventuali registri IVA, come il registro delle fatture emesse e il registro delle fatture ricevute.
Bilanci: documenti relativi al bilancio d'esercizio, come bilancio di verifica, stato patrimoniale, conto economico e relazione sulla gestione.
Documenti relativi alle dichiarazioni fiscali: tutte le dichiarazioni annuali dei redditi, IVA, IRAP e i relativi allegati e documentazione di supporto.
Documentazione relativa a contributi e rapporti di lavoro: tutti i documenti legati ai rapporti di lavoro, contributi previdenziali e assicurativi, contratti di lavoro, buste paga e libri paga.
Documentazione relativa alle ritenute d'acconto: i certificati di ritenuta d'acconto e la documentazione relativa alle ritenute operate sui compensi erogati.

Conservazione Digitale per 10 anni a consumo effettivo in base ai MB (Megabyte) conservati

DocuCloud è l'unico servizio di conservazione digitale in Italia che si attiva in 5 secondi con la formula Pay per Megabyte al costo una tantum di Euro 7,98 iva inclusa e che consente di preservare a norma di legge dati e documenti informatici, per garantire la loro integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità per una durata di 10 anni.

Si tratta di un sistema di preservazione digitale a consumo effettivo a norma di legge garantito dalla società Intesi Group S.p.A., in qualità di conservatore iscritto nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID, certificato ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013 e presente nel catalogo delle Infrastrutture digitali e dei Servizi cloud dell’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN), disponibile in esclusiva sul portale LetteraSenzaBusta.com

A differenza di tutte le altre aziende che offrono servizi di conservazione digitale di documenti informatici solo a numero di pagine conservate o a blocchi di spazio di GB (gigabyte) all'anno, con conseguenti rinnovi annuali praticamente obbligatori (pena la perdita di tutti i dati e documenti conservati), con DocuCloud non si stipula alcun contratto di abbonamento annuale e si paga per 10 anni di conservazione a norma in base ai MB (megabyte) che effettivamente si vanno a conservare.

Questo per il responsabile della conservazione digitale di una azienda significa:

ottenere il pieno controllo delle spese evitando sprechi di spazio e di soldi
avere la tranquillità che i documenti messi in conservazione saranno conservati a norma di legge fin da subito per 10 anni
tutelarsi da eventuali upgrade di spazio e di probabili futuri aumenti dei costi della conservazione digitale
risparmiare minimo il 50% rispetto ai più economici servizii di conservazione digitale esistenti in Italia

Inoltre il responsabile della conservazione potrà redigere direttamente online e senza alcun costo il Manuale della Conservazione Digitale (obbligatorio dal 1 Gennaio 2022) e disporre di ben 34 classi documentali per poter conservare e catalogare con la massima semplicità e sicurezza tutti i documenti informatici da porre obbligatoriamente in conservazione.

IMPORTANTE: DocuCloud NON consente di conservare cartelle cliniche elettroniche (CCE), dati e documenti sanitari.

Quante classi documentali sono disponibili con il servizio DocuCloud?

Le classi documentali sono le fondamenta di ogni sistema di conservazione digitale in quanto consentono di catalogare ogni documento nel pieno rispetto della legge.

Il servizio di conservazione digitale DocuCloud dispone delle seguenti 34 classi documentali:

Assegno di Inclusione (ADI), Cedolini, Certificazione Unica, Contratti, Deleghe, Dichiarativi fiscali, Dichiarazione 730, Dichiarazione 770, Dichiarazione Invalidità Civile, Dichiarazione IVA, Dichiarazione IVA 74-bis, Dichiarazione RdC/PdC, Dichiarazione RED, Dichiarazione Redditi Persone Fisiche, Dichiarazione Redditi Società di Capitali, Dichiarazione Redditi Società di Persone, Dichiarazione Sostitutiva Unica (DSU), Documento di Trasporto (DDT), Estratti conto contabili, Fatture attive, Fatture elettroniche attive, Fatture elettroniche passive, Fatture passive, Libri e registri fiscali, Libro Unico del Lavoro (LUL), Manuale della Conservazione, Nodo Smistamento Ordini, Nota spese, Ordini, Posta Elettronica Certificata, Registro giornaliero di protocollo, Registro Volontari, Supporto per la Formazione e il Lavoro (SFL), Verbali Libri Sociali

Come si attiva e come funziona il servizio DocuCloud?

accedi alla pagina Attivazione DocuCloud
registrati su LetteraSenzaBusta.com o effettua il Login
ottieni gratis la Firma Digitale cheFirma! con SPID o video identificazione
attiva il servizio DocuCloud firmando digitalmente la delega alla conservazione digitale al costo di Euro 7,98 iva inclusa
carica i documenti da conservare, scegli la classe documentale e inserisci eventuali metadati mancanti
paga con carta di credito in base ai MB caricati o acquista un pacchetto di conservazione da 50, 100, 200, 500, 1000 o 2000 MB
controlla e verifica i dati e documenti messi in conservazione
scarica il rapporto di versamento (RdV) di presa in carico firmato digitalmente con marca temporale dal gestore della conservazione digitale nell'area riservata di LetteraSenzaBusta

Quanto costa il servizio di conservazione digitale DocuCloud?

L’attivazione del servizio DocuCloud ha un costo di attivazione una tantum pari a Euro 7,98 iva inclusa (costo dell’apposizione della firma digitale e marca temporale sul contratto e sul documento di delega alla conservazione) e successivamente si paga per ogni MB caricato:

Euro 0,97 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni
Euro 0,79 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 50 MB per un totale di Euro 39,50
Euro 0,69 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 100 MB per un totale di Euro 69,00
Euro 0,59 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 200 MB per un totale di Euro 118,00
Euro 0,49 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 500 MB per un totale di Euro 245,00
Euro 0,39 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 1000 MB per un totale di Euro 390,00
Euro 0,37 iva inclusa per ogni MB conservato per 10 anni se si acquista un pacchetto di conservazione da 5000 MB per un totale di Euro 1850,00

IMPORTANTE:

nel caso di un ordine di messa in conservazione di documenti di dimensione inferiore a 1 MB, il calcolo dei MB sarà arrotondato a 1 MB. Esempio: se si caricano documenti di dimensioni totali di 0,42 MB, si pagherà 1 MB.
nel caso di acquisto di un pacchetto di conservazione da 50, 100, 200, 500, 1000 o 5000 MB si andrà a scalare da ogni pacchetto conteggiando lo spazio effettivo in MB caricati. Esempio: se si acquista un pacchetto da 50 MB e si caricano 1,42 MB, dal pacchetto verranno scalati esattamente 1,42 MB, lasciando un residuo disponibile nel pacchetto di 48,58 MB (50-1,42).

N.B. i pacchetti di conservazione non hanno alcuna scadenza temporale e possono essere utilizzati senza alcun limite di tempo.

Conservazione digitale per la casella di Posta Elettronica Certificata SuperPEC

Il servizio di conservazione digitale di una casella SuperPEC può essere attivato direttamente dalla webmail della SuperPEC dopo aver:

attivato il servizio di conservazione digitale DocuCloud
acquistato uno dei pacchetti di conservazione da 50, 100, 200, 500, 1000 o 5000 MB

Pochi secondi dopo l'attivazione saranno messe in conservazione tutte le PEC ricevute e tutte le PEC inviate, comprese le ricevute di accettazione, le ricevute di consegna e gli eventuali avvisi di mancata consegna e si sarà avvisati con una notifica via email e direttamente sulla tua webmail di SuperPEC quando lo spazio nel pacchetto di conservazione sta per esaurirsi, permettendoti di gestire al meglio la tua capacità di conservazione a norma.

IMPORTANTE

Il servizio di Conservazione Digitale DocuCloud sarà disponibile nelle prossime settimane: iscriviti alla nostra priority list (lista d'attesa) per venire a conoscenza del giorno del lancio del servizio.