Il Manuale di Conservazione (MdC) è un documento fondamentale previsto dalla normativa italiana che stabilisce le linee guida e le procedure per garantire la conservazione a lungo termine dei documenti digitali di una azienda.
In sostanza, il Manuale di Conservazione descrive come i documenti devono essere archiviati, protetti, e gestiti nel tempo, garantendo che siano accessibili e leggibili in modo conforme alla legge e deve essere costantemente aggiornato per riflettere i cambiamenti normativi, tecnologici e operativi, in modo da rimanere conforme nel tempo.
È essenziale e obbligatorio dal 1 Gennaio 2022 per tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che gestiscono documenti elettronici, in quanto certifica la sicurezza e l'integrità degli stessi, assicurando che rispettino i requisiti legali previsti dalla legge italiana sulla conservazione digitale e dalle linee guida AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).
Il Manuale di Conservazione è cruciale per garantire che un'azienda, una pubblica amministrazione o un professionista possa dimostrare che i propri documenti digitali sono stati conservati correttamente, in modo che possano essere utilizzati come prova legale in caso di controversie.
Inoltre, la sua esistenza riduce il rischio di sanzioni in caso di controlli (fino a 8000 Euro), in quanto la legge impone che le aziende conservino i documenti digitali in modo sicuro e verificabile.
Il Manuale di Conservazione deve essere redatto da un responsabile all'interno dell'organizzazione che abbia competenze specifiche in ambito archivistico, giuridico e informatico: questa figura è il Responsabile della Conservazione, che ha il compito di garantire che tutti i documenti elettronici vengano conservati correttamente nel rispetto delle normative legali e tecniche.
Per le imprese: in una ditta individuale e in una piccola o media impresa, la figura del Responsabile della Conservazione può essere ricoperta dal titolare/legale rappresentante dell'azienda, da un direttore o da un responsabile IT che abbia esperienza nella gestione della documentazione elettronica e nelle normative di conservazione digitale.
Per i professionisti: un avvocato, un commercialista o un consulente IT con esperienza nelle normative sulla conservazione digitale potrebbe occuparsi della redazione del Manuale di Conservazione, se si tratta di un professionista che gestisce la propria documentazione elettronica.
N.B. se non vi è una figura interna con le necessarie competenze, le imprese e i professionisti possono anche ricorrere a consulenti esterni specializzati nella redazione di manuali di conservazione per garantire la conformità e la qualità del processo.
Una volta attivato il servizio di Conservazione Digitale DocuCloud, il Responsabile della Conservazione avrà accesso a un Manuale di Conservazione precompilato e redatto dai nostri esperti avvocati e consulenti del lavoro e dovrà solamente:
Successivamente il Manuale di Conservazione verrà automaticamente messo in conservazione, garantendo la sicurezza e la validità legale del documento generato, adempiendo agli obblighi di legge, evitando sanzioni e assicurando che il manuale sia sempre accessibile e protetto nel tempo.
Inoltre, a ogni variazione legislativa, avrà la possibilità di aggiornare prontamente il Manuale di Conservazione pagando solamente Euro 8,98 (costo dell'apposizione della firma digitale e della marca temporale), con inclusa anche la messa in conservazione dello stesso.
IMPORTANTE: Il Manuale di Conservazione è messo a disposizione per i clienti che attivano il servizio di Conservazione Digitale DocuCloud, dove il Responsabile della Conservazione deve obbligatoriamente coincidere con il legale rappresentante dell'azienda. La sua adozione non è obbligatoria, ma fortemente consigliata per garantire il pieno adempimento agli obblighi di legge. In ogni caso, è possibile affidarsi a aziende esterne specializzate per la redazione del manuale o, se si preferisce, crearlo personalmente, a seconda delle necessità e delle risorse disponibili.
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