16 giugno 2021
Firma digitale
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) definisce la firma digitale come un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata (crittografia asimmetrica), correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Si tratta di un particolare strumento digitale messo a disposizione degli utenti al fine di garantire, tramite la sottoscrizione digitale, l’autenticità della provenienza e l’integrità del documento.
E proprio grazie a queste peculiari caratteristiche della firma digitale, la legge speciale 340 del 2000 introduceva l’obbligo per le società di inviare all’ufficio del Registro delle Imprese le domande, le denunce e gli atti che le accompagnano per via telematica, ovvero su supporto informatico mediante, appunto, l’utilizzo della firma digitale.
Successivamente, nel 2004, fu introdotta la possibilità per i dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali, muniti di firma digitale, di presentare al registro imprese la domanda di deposito dei bilanci e degli altri documenti previsti dall’articolo 2435 Codice Civile per via telematica, nonché di attestare la conformità all’originale dei documenti che accompagnano la domanda stessa.
Le modalità di presentazione degli atti fu concordato essere tramite un’apposita dichiarazione sotto la responsabilità del professionista (nell’ambito della pratica inoltrata al registro delle imprese) di aver ricevuto l’incarico in questione.
Tale dichiarazione doveva essere redatta ai sensi e per gli effetti del DPR 445/2000, cioè la dichiarazione doveva avere forma di procura; tutti gli intermediari muniti di apposita procura speciale avevano, pertanto, la possibilità di presentare le domande al Registro delle Imprese.
Tal possibilità fu introdotta anche al fine di venire incontro alle difficoltà operative connesse alla scarsa diffusione dello strumento della firma digitale.
A distanza di anni, tuttavia, le modalità relazionali tra imprese e loro incaricati sono profondamente mutate.
L’evoluzione tecnologica, l’affinamento delle procedure telematiche, la completa dematerializzazione dei procedimenti e soprattutto una diffusione sempre più massiccia di dispositivi di firma digitale in capo agli imprenditori, titolari degli adempimenti, impone un ripensamento sulla necessità/opportunità dell’utilizzo della procura, ai fini della predisposizione ed invio di pratiche Registro Imprese/Camera di Commercio.
Appare evidente, infatti, che accettare esclusivamente la firma digitale del titolare o del professionista incaricato (legge 340/00 nei casi previsti) sulle pratiche R.I. risponde primariamente all’esigenza di assicurare certezza assoluta sull’identità del soggetto tenuto all’adempimento, esigenza che oggi trova risposta concreta in una sensibilità culturale digitale sempre più diffusa da parte delle imprese.
Da tale necessità formale quanto sostanziale deriva che a decorrere dal 01/04/2021 anche le pratiche di imprese individuali e soggetti iscritti solo al REA devono essere sottoscritte esclusivamente con la propria firma digitale al fine di assicurare certezza sull’identità del soggetto tenuto all’adempimento.
Dal 1 aprile 2021, pertanto, non sarà più possibile presentare domande o denunce cui si allegano il file con la delega di firma all’intermediario, ovvero il Registro Imprese della Camera di Commercio non accetterà più la cosiddetta “Procura speciale” cartacea firmata manualmente a cui è aggiunta la copia del documento d’identità personale del sottoscrittore.
Per tali motivi, in caso di ditta individuale vige l’obbligo della firma digitale del titolare dell’impresa individuale per la presentazione al Registro delle Imprese tramite ComUnica al fine di assicurare certezza sull’identità del soggetto tenuto all’adempimento. la fine della procura speciale per i titolari di ditte individuali segue, in ordine di tempo, altri provvedimenti analoghi che riassumiamo in questo specchietto:
Si ricorda che il dispositivo per produrre la firma digitale può essere contenuto alternativamente:
CheFirma! è il servizio di Firma Digitale Remota - cui è possibile accedere dal sito LetteraSenzaBusta - offerto gratuitamente dal provider certificato Intesi Group S.p.A; il servizio permette la possibilità, in aggiunta, di apporre anche il c.d. sigillo elettronico.
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