03 marzo 2022
Pec
Da quando è stata introdotta, la PEC si è diffusa a macchia d’olio in tutta Italia, ma nonostante questo, ancora oggi sono in molti a non sapere con precisione come conservare i messaggi di posta elettronica certificata in modo sicuro.
La maggior parte degli utenti, infatti, ragiona così come farebbe con le e-mail tradizionali, limitandosi a tenere le PEC e le relative notifiche all’interno della casella della posta in arrivo.
In realtà, non è questo il modo migliore per conservare i messaggi certificati.
In questo articolo spiegheremo qual è la procedura più sicura per salvare le PEC e le notifiche e come depositare questi elementi in caso di disputa legale.
Le e-mail tradizionali non hanno alcun valore legale: con questo sistema di comunicazione, infatti, non è possibile dimostrare in maniera incontestabile l’identità del mittente, l’avvenuto invio, la ricezione del messaggio, il suo contenuto e la data e l’ora di ricezione.
Pensa a questa situazione: vorresti disdire un servizio eccessivamente costoso, e decidi di farlo tramite posta elettronica semplice. Dopo qualche tempo, ti accorgi che il servizio è ancora attivo e che l’azienda che lo mette a disposizione continua a chiederti il pagamento.
Beh, in questo caso non potresti in nessun modo far valere le tue ragioni per richiedere il risarcimento della spesa sostenuta, perché il destinatario potrebbe facilmente asserire di non aver mai ricevuto alcuna comunicazione.
La PEC, invece, permette di evitare simili problemi. Si tratta, infatti, di un sistema che fornisce al mittente di un messaggio delle ricevute che certificano:
· l’avvenuto invio dell’e-mail;
· la ricezione dello stesso da parte del destinatario;
· la non alterabilità dei messaggi.
Per questo motivo, la PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno e permette l’opponibilità a terzi del messaggio.
Se effettui una comunicazione via PEC, gli unici elementi che ti possono garantire di dimostrare legalmente la trasmissione e la ricezione del messaggio sono le ricevute di invio e di consegna.
La maggior parte di coloro che utilizzano la posta elettronica certificata si limitano a tenere queste notifiche all’interno della casella di posta elettronica certificata, così come farebbero per qualsiasi altra e-mail che intendono conservare.
A volte, però, questo non è sufficiente a tutelare i propri interessi. Pensiamo al caso in cui il proprietario di una casella PEC decida di cambiare gestore: i messaggi e le notifiche conservate nella casella del vecchio fornitore verrebbero eliminati!
Per questo motivo, è opportuno prepararsi a qualsiasi evenienza e conservare questi elementi nella memoria del proprio computer.
Di norma, i servizi di webmail dei vari gestori PEC possiedono una funzione dedicata al salvataggio delle notifiche in locale, in formato .EML. Tuttavia, è possibile compiere questa operazione anche tramite un client di posta elettronica come Microsoft Outlook e Mozilla Thunderbird.
In tutti i casi, la procedura è la stessa. È sufficiente aprire il messaggio o la notifica che si desidera conservare, cercare la voce ‘Salva con nome’ (con Outlook) o ‘Salva come’ (con Thunderbird e altri client), selezionare il percorso e il nome del file che si intende creare, e il gioco è fatto: Outlook produrrà una copia in formato .MSG, mentre gli altri software per la gestione delle caselle e-mail ne produrranno una in formato .EML.
Ci si augura di non essere mai costretti a dover ricorrere al tribunale per difendere i propri interessi, ma quando è necessario provare legalmente l’avvenuto invio e l’avvenuta consegna di una PEC, ecco quello che occorre fare:
· assicurarsi di aver salvato le notifiche di accettazione e di consegna del messaggio (o dei messaggi) del quale si vuole dimostrare la validità, utilizzando il procedimento descritto nel paragrafo precedente;
· preparare una nota di deposito in formato .PDF, nella quale viene indicate le informazioni salienti riguardo la causa in corso e i motivi del deposito;
· caricare questi documenti sul fascicolo telematico di riferimento.
L’unica eccezione è la seguente: quando il tribunale non permette il caricamento telematico, ma solo cartaceo, allora è necessario produrre delle copie conformi dei documenti di cui sopra e depositarle fisicamente all’ufficio competente.
Abbiamo spiegato come conservare le notifiche PEC in sicurezza e come depositarle in caso di un’azione legale che richieda la dimostrazione dell’avvenuta accettazione e consegna.
Non dimenticare ciò che ti ho scritto nella prima parte dell’articolo: la posta elettronica certificata è l’unica modalità di comunicazione telematica che permette di inviare messaggi con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
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- La posta elettronica certificata (PEC) è un sistema di comunicazione che fornisce un valore legale equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Con la PEC, è possibile dimostrare in modo incontestabile l'identità del mittente, l'avvenuto invio, la ricezione del messaggio, il suo contenuto e la data e l'ora di ricezione. Al contrario, le e-mail tradizionali non hanno alcun valore legale.
- È importante conservare correttamente le ricevute di invio e di consegna delle PEC per poter dimostrare legalmente la trasmissione e la ricezione dei messaggi. Molte persone si limitano a tenerle all'interno della casella di posta elettronica certificata, ma è consigliabile conservare anche una copia locale delle notifiche nel proprio computer. È possibile salvare le notifiche in formato .EML o .MSG utilizzando servizi di webmail o client di posta elettronica come Microsoft Outlook e Mozilla Thunderbird.
- Nel caso si debba dimostrare legalmente l'avvenuta notifica PEC in un'azione legale, è necessario avere a disposizione le notifiche di accettazione e di consegna dei messaggi. Inoltre, si dovrebbe preparare una nota di deposito in formato .PDF, che riporti le informazioni essenziali sulla causa in corso e i motivi del deposito. Questi documenti devono essere caricati sul fascicolo telematico di riferimento o, in caso di impossibilità, produrre delle copie conformi e depositarle fisicamente all'ufficio competente.
- La conservazione corretta delle ricevute PEC e l'utilizzo adeguato della nota di deposito sono fondamentali per tutelare i propri interessi in caso di controversie legali. Dimostrare l'avvenuta accettazione e consegna dei messaggi tramite la PEC può essere cruciale per far valere i propri diritti e richiedere il risarcimento in situazioni come la disdetta di servizi o altre comunicazioni rilevanti.
- La PEC rappresenta un modo sicuro ed efficace di comunicazione telematica con un valore legale equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno. È importante comprendere la sua importanza e le modalità corrette di conservazione e utilizzo delle ricevute e della nota di deposito per garantire la validità e la forza probatoria dei messaggi inviati tramite PEC.
Perché è importante conservare le ricevute di posta elettronica certificata?
La conservazione delle ricevute di posta elettronica certificata è importante per dimostrare legalmente l'avvenuto invio e la ricezione dei messaggi. In caso di disputa, le ricevute fungono da prova documentale.
Qual è la differenza tra una PEC e un'email tradizionale?
La principale differenza tra una PEC e un'email tradizionale è il valore legale. Mentre le email tradizionali non possono dimostrare in modo incontestabile l'identità del mittente, l'avvenuto invio, la ricezione, il contenuto e la data, la PEC fornisce ricevute certificanti tutti questi elementi, conferendo loro validità legale.
Come posso salvare in modo sicuro le ricevute delle notifiche PEC?
Per salvare in modo sicuro le ricevute delle notifiche PEC, è consigliabile conservarle nella memoria del proprio computer. È possibile utilizzare la funzione di salvataggio locale dei servizi di webmail o un client di posta elettronica come Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird. È sufficiente aprire il messaggio o la notifica, selezionare "Salva con nome" o "Salva come", specificare il percorso e il nome del file, e salvare una copia in formato .MSG o .EML.
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