18 maggio 2022
Pec
L'introduzione della PEC, uno strumento che consente di inviare e-mail con lo stesso valore legale di una raccomandata A/R, è stata accompagnata dall'imposizione di possedere questo servizio per numerosi soggetti pubblici e privati.
Purtroppo, le norme relative all'obbligo di possesso di una casella di posta elettronica certificata hanno creato confusione tra i cittadini, e non è ancora chiaro a tutti chi debba realmente avere una PEC e chi, invece, sia esente da questo vincolo.
In particolare, questo dubbio è frequente relativamente ai condomini: esiste l'obbligo di avere una casella di posta elettronica certificata per questi enti?
Risponderemo a questa domanda nel seguente articolo, nel quale parleremo anche dei vantaggi legati al possesso di questo servizio e (non ci crederai, ma è proprio così) dell'imminente lancio sul mercato della prima PEC gratuita.
No, in Italia non c'è nessuna legge che impone l'obbligo di titolarità di una PEC al condominio.
Questo vincolo esiste solo per le pubbliche amministrazioni, le società di persone e di capitali, le ditte individuali (compresi gli artigiani) e i professionisti iscritti agli albi.
Il condominio, invece, non è considerabile parte di nessuna di queste categorie, ma rappresenta un semplice ente di gestione che agisce nell'interesse di tutti gli inquilini attraverso l'operato di una figura specifica: l'amministratore di condominio.
Insomma, questo ente non ha personalità giuridica e, anche dal punto di vista fiscale, non possiede alcuna caratteristica che lo possa equiparare a una società. Per questo motivo, l'obbligo di possesso della PEC non può mai interessare il condominio.
Tuttavia, l'assenza di questa imposizione non significa che l'assemblea degli inquilini non possa scegliere di attivare una propria casella di posta elettronica certificata: quest'organo, infatti, ha la piena libertà di deliberare che il condominio si munisca di una propria PEC in qualunque momento.
Ma perché dovrebbe farlo?
Beh, ci sono tante ragioni per le quali potrebbe essere conveniente per un condominio attivare una casella di posta elettronica certificata. Te le spiego nel prossimo paragrafo.
L'attivazione di una PEC condominiale potrebbe risultare estremamente utile per semplificare le comunicazioni tra questo ente e tutti gli altri soggetti con i quali è in rapporto, senza compromettere il loro valore legale. I messaggi inviati tramite posta elettronica certificata, infatti, sono equiparabili alle raccomandate con ricevuta di ritorno.
Ipotizziamo che gli inquilini di un edificio abbiano bisogno di contattare un'impresa edile per fissare un accordo per la manutenzione del palazzo: utilizzando la PEC del condominio si potrebbe snellire questo processo, evitando che si renda necessario l'intervento dell'amministratore.
Inoltre, la casella di posta elettronica certificata condominiale può essere anche un utile strumento per le comunicazioni interne riguardanti i solleciti di pagamento a determinati inquilini, la convocazione di assemblee dei condomini e via dicendo.
In tutto questo, i vantaggi economici sono più che evidenti: grazie a una PEC condominiale, infatti, è possibile risparmiare notevolmente su tutta una serie di spese che, di norma, vengono addebitate agli inquilini, come l'acquisto di articoli di cancelleria per le comunicazioni effettuate dall'amministratore.
Finora abbiamo chiarito l'interrogativo riguardo l'obbligo di possesso della PEC per un condominio, ma che dire dell'amministratore? Valgono le stesse regole anche per questa figura?
In realtà non c'è un'unica risposta a questa domanda: tutto dipende da chi ricopre questo ruolo.
Se la persona che esercita le funzioni di amministratore del condominio è uno degli inquilini, non c'è nessuna norma che lo obbliga ad attivare una PEC. Viceversa, se a svolgere questo ruolo è un professionista iscritto a un albo, ad esempio un notaio, allora deve tassativamente avere una casella di posta elettronica certificata.
La legge, infatti, stabilisce l’obbligo di indicare un domicilio digitale, e dunque un indirizzo PEC, per le pubbliche amministrazioni, le società (di persone e di capitali), le ditte individuali (compresi gli artigiani) e, per l'appunto, i professionisti iscritti agli albi.
In questo articolo abbiamo spiegato cosa dice la legge italiana relativamente all'obbligo di possesso della PEC per un condominio e per l'amministratore dello stesso.
Come hai potuto leggere, in entrambi i casi non esistono disposizioni che impongono l'attivazione di una casella di posta elettronica certificata: l'unica eccezione è rappresentata dall'eventualità in cui il ruolo di amministratore di condominio sia ricoperto da un soggetto obbligato dalla legge a possedere una PEC in quanto professionista iscritto a un albo.
In questo caso, costui può utilizzare la sua casella di posta elettronica certificata anche nell'esercizio dell'attività di amministratore.
Come ti ho spiegato, avere una PEC può essere conveniente sotto molti aspetti anche quando non si è obbligati dalla legge, e tra pochissimo sarà possibile attivarne una a costo zero: si tratta di SuperPEC!
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- Non esiste alcuna legge in Italia che obblighi i condomini a possedere una casella di posta elettronica certificata (PEC).
- L'obbligo di possesso della PEC riguarda principalmente le pubbliche amministrazioni, le società di persone e di capitali, le ditte individuali e i professionisti iscritti agli albi.
- Il condominio è considerato un ente di gestione e non rientra in nessuna di queste categorie obbligate alla PEC.
- Tuttavia, l'assemblea dei condomini ha la libertà di deliberare l'attivazione di una casella di posta elettronica certificata per il condominio.
- Nonostante l'assenza di un obbligo legale, avere una PEC condominiale può essere vantaggioso per semplificare le comunicazioni, garantendo il valore legale dei messaggi inviati.
Un condominio deve obbligatoriamente avere una casella di posta elettronica? Cosa dice la legge?
No, in Italia non c'è nessuna legge che impone l'obbligo di titolarità di una PEC al condominio. Questo vincolo esiste solo per le pubbliche amministrazioni, le società di persone e di capitali, le ditte individuali (compresi gli artigiani) e i professionisti iscritti agli albi. Tuttavia, l'assemblea degli inquilini può deliberare di attivare una casella di posta elettronica certificata per il condominio se lo ritiene opportuno.
Quali sono i vantaggi di aprire una casella PEC condominiale?
L'attivazione di una PEC condominiale semplifica le comunicazioni tra il condominio e gli altri soggetti, equiparando i messaggi inviati tramite posta elettronica certificata alle raccomandate con ricevuta di ritorno. Può essere utile per contattare imprese esterne, gestire comunicazioni interne tra gli inquilini, inviare solleciti di pagamento, convocare assemblee dei condomini e altro ancora. Inoltre, l'uso di una PEC condominiale può portare a risparmi economici su spese di cancelleria e comunicazioni effettuate dall'amministratore.
L'amministratore di condominio è obbligato a possedere una PEC?
Se l'amministratore del condominio è uno degli inquilini, non è obbligato ad attivare una PEC. Tuttavia, se l'amministratore è un professionista iscritto a un albo (come un notaio), allora deve avere una casella di posta elettronica certificata, in quanto la legge prevede l'obbligo per professionisti e alcune categorie di soggetti. Pertanto, le regole per l'obbligo di possesso di una PEC per l'amministratore dipendono dalla sua qualifica.
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