26 novembre 2022
Firma digitale
Di solito, gli articoli incentrati sulla firma digitale consigliano di applicarla sui documenti in formato .pdf, considerati diffusamente quelli più adatti per l'utilizzo di questo servizio.
Nella maggior parte dei casi, è davvero più conveniente sottoscrivere questo tipo di file, ma non abbiamo sempre la possibilità di compiere questa scelta: talvolta, infatti, può capitare che ci venga richiesto di firmare digitalmente un documento Word. È un'eventualità rara, ma può accadere.
Ti trovi in una situazione simile?
Se è così, leggi questo articolo: ti illustrerò brevemente 3 metodi per firmare digitalmente un documento Word.
I file in formato word, così come qualsiasi altro tipo di documento elettronico, possono essere sottoscritti attraverso i tradizionali software di firma, ovvero i programmi che vengono forniti dai provider del servizio di firma digitale.
Per completare la procedura, però, è necessario assicurarsi di un particolare molto importante: avere la possibilità di applicare il formato CAdES.
Mi spiego meglio: la firma digitale può essere apposta in 3 diversi formati: PAdES, CAdES e XAdES. Di questi, solo il secondo è compatibile con tutti i tipi di file, compresi quelli nei classici formati Word, come .doc. .docx ecc.
Il PAdES e lo XAdES, invece, sono applicabili rispettivamente ai documenti .pdf e a quelli .xml: di conseguenza, sono inutili se intendi firmare digitalmente un file Word.
Ma veniamo al dunque: come si fa a sottoscrivere digitalmente un documento Word attraverso un tradizionale software di firma?
La procedura varia leggermente in base al programma che stai utilizzando, ma nella maggior parte dei casi consiste nei seguenti passaggi:
Al termine della procedura, otterrai una copia del documento in formato .p7m che include la tua firma digitale.
In alternativa al metodo descritto nel paragrafo precedente, puoi firmare digitalmente i documenti Word seguendo una procedura integrata su quest'ultimo software, a patto che tu possieda un certificato elettronico qualificato.
"E cosa sarebbe?".
Si tratta, semplicemente, di un file che viene rilasciato dai provider al momento dell'attivazione della firma digitale: di conseguenza, devi possedere questo servizio anche nel caso in cui tu scelga di sottoscrivere il tuo documento direttamente tramite Word.
Ad ogni modo, ti illustro brevemente questa seconda procedura.
Per prima cosa, apri il file con Word e aggiungi una riga per la firma nella posizione desiderata. Lo puoi fare cliccando su Inserisci e premendo su Riga della firma di Microsoft Office all'interno del gruppo di pulsanti Testo, in alto a destra.
Si aprirà una finestra con 4 campi: Firmatario consigliato, Titolo del firmatario consigliato, Indirizzo di posta elettronica del firmatario consigliato e Istruzioni per il firmatario. Compila solo quelli che ritieni necessari e premi su OK.
Adesso il tuo documento Word è pronto per essere siglato.
Fai doppio click sulla riga della firma, premi su Firma e il sistema ti permetterà di inserire la tua sottoscrizione autografa in formato immagine. Allo stesso tempo, la firma digitale vera e propria verrà aggiunta sottoforma di sequenza di byte al documento.
Nota bene: è quest'ultima che conta davvero dal punto di vista legale!
La tua firma in formato immagine è un semplice elemento estetico, ma non ha alcun valore se non è accompagnata dalla sua versione digitale legata a un certificato elettronico in corso di validità!
Le procedure che ti ho illustrato nei paragrafi precedenti sono applicabili a patto che tu acquisti una firma digitale, pagando la quota richiesta per l'attivazione che parte da circa 50 euro (per i kit più economici) e può arrivare fino a 60 euro e oltre (per quelli più costosi).
Si tratta di una spesa notevole, non credi?
Per fortuna, c'è un'alternativa molto più conveniente: cheFirma!, la prima firma digitale gratuita. Puoi attivarla direttamente dal nostro sito e ti consente di sottoscrivere i tuoi documenti in formato PAdES, CAdES o XAdES.
Ecco come utilizzarla per firmare un file Word:
Detto, fatto: adesso possiedi un file Word completo di firma digitale dal pieno valore legale.
In questo articolo ti ho illustrato ben 3 metodi differenti per applicare una firma digitale su di un documento Word.
Se hai letto fino a questo punto, non ti sarà difficile capire qual è l'alternativa migliore, giusto? È senza dubbio la firma digitale gratuita che puoi attivare a costo zero e utilizzare direttamente online, senza installare alcun software aggiuntivo sul tuo PC!
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