Quando è obbligatoria la firma digitale?

28 novembre 2022

Firma digitale

Ecco quando sei obbligato a utilizzare la firma digitale per convalidare i tuoi documenti elettronici

Negli ultimi anni si parla così tanto di firma digitale che i meno informati potrebbero essere portati a pensare che questo servizio sia diventato, ormai, obbligatorio. E in molti casi lo è davvero!

"Ok, quindi devo procurarmela subito anche io?".

In realtà, se sei un privato cittadino non sei ancora obbligato a possederla, come scoprirai nel paragrafo successivo. Tuttavia, ci sono dei solidi motivi per i quali faresti bene ad attivarla il prima possibile, soprattutto dal momento che puoi richiedere una firma digitale gratuita e senza costi di rinnovo!

Obbligatorietà della firma digitale secondo la normativa italiana

In base all'attuale normativa italiana, la firma digitale è obbligatoria esclusivamente in casi particolari, tra i quali:

• per l'emissione delle fatture elettroniche, ma solo quando il destinatario è un ente pubblico. In questo caso, la firma digitale deve essere applicata in formato .xml;
• per l'iscrizione al Registro delle Imprese;
• per la redazione dei bilanci e degli atti societari;
• per determinate procedure burocratiche, come la partecipazione ai concorsi pubblici e la richiesta di finanziamenti alle PA;
• per il completare particolari procedimenti relativi alla fiscalità come l'iscrizione al Registro dei Revisori Contabili.

Avrai notato che i casi sopracitati riguardano esclusivamente le aziende. Ma, quindi, i privati cittadini non sono obbligati a utilizzare in nessun caso la firma digitale?

Esattamente.

Ma esistono degli ottimi motivi per i quai anche i privati cittadini farebbero bene a richiedere una firma digitale personale.

Perché la firma digitale conviene anche quando non è obbligatoria

La firma digitale è un servizio che semplifica enormemente tante procedure che richiederebbero un notevole investimento di risorse.

Immagina di dover inviare un contratto firmato di tuo pugno presso un ufficio molto distante dalla tua abitazione.

Potresti sottoscriverlo e recarti di persona nel luogo di consegna, sperando di non trovare una lunga fila di persone in attesa prima di te. Ammesso che l'ufficio sia aperto in quel determinato momento!

Nella migliore delle ipotesi potresti cavartela in poche ore: nella peggiore, rischieresti di sprecare l'intera giornata!

In alternativa, potresti spedirlo tramite raccomandata, ma sai bene quanto possono essere lunghe le file d'attesa agli sportelli postali, non è vero? Inoltre, è possibile che la spedizione subisca dei ritardi e che il tuo documento non arrivi a destinazione in tempo.

Con la firma digitale, invece, puoi risparmiarti tutti questi problemi e inviare atti siglati da te comodamente dal tuo PC: il suo valore legale, infatti, è equivalente a quello di una sottoscrizione nero su bianco.

C'è solo un fattore che potrebbe spingerti a scegliere di non richiedere una firma digitale: il costo di questo servizio.

Nella maggior parte dei casi, infatti, puoi attivarlo solo dopo aver pagato almeno 50 euro per l'attivazione. Senza contare che, dopo 3 anni, dovrai rinnovare il certificato elettronico al costo di circa 20 euro.

Per fortuna, esiste un'alternativa che ti consente di avere una firma digitale gratuita e senza spese di rinnovo: cheFirma!

Come avere una firma digitale gratuita

CheFirma! è la firma digitale di Letterasenzabusta che puoi ottenere gratuitamente in pochi secondi grazie alla rapidissima procedura di attivazione tramite SPID.

Se non possiedi l'identità digitale, puoi attivarla anche tramite identificazione online (entro 3-4-giorni) connettendoti con uno dei nostri operatori RAO senza spese aggiuntive. Se hai particolare urgenza puoi anche richiedere una videochiamata flash entro 5 minuti al costo di soli 19,97 euro.

Una volta attivata, cheFirma! può essere utilizzata per dare pieno valore a qualunque documento elettronico grazie alla possibilità di scegliere tra i formati CAdES, PAdES e XAdES. Ogni applicazione costa solo 5,99 euro, e in più puoi scegliere di applicare anche una Marca Temporale Qualificata e un Contrassegno Elettronico.

La prima ti consente di prorogare la validità dei tuoi documenti firmati digitalmente ben oltre la scadenza del relativo certificato.

Il Contrassegno Elettronico, invece, è cruciale per dare valore legale alle copie cartacee dei file. Una volta applicato su di un documento informatico, puoi stamparlo senza preoccuparti di invalidarlo. La sua copia, infatti, includerà un QR Code con valore legale equivalente a quello delle firme autografe.

In conclusione

Come hai potuto leggere, la firma digitale è obbligatoria solo in determinate procedure che riguardano la gestione delle aziende. I privati cittadini, invece, possono scegliere di fare a meno di questo servizio, ma in tal caso si priverebbero di uno strumento eccellente per semplificarsi la vita.

Evita di sprecare tempo e risorse con i documenti cartacei: attiva subito cheFirma!