Inviare documenti via PEC: come farlo con pieno valore legale

24 dicembre 2022

Pec

Quello che devi sapere se intendi inviare allegati tramite un messaggio di posta elettronica certificata

Se hai bisogno di inviare degli importanti documenti informatici, probabilmente hai pensato di utilizzare la PEC, un sistema che, di norma, viene considerato come un metodo sicuro per garantire la validità delle comunicazioni telematiche.

Prima di procedere, però, ci sono degli aspetti molto importanti che dovresti conoscere per non rischiare di compromettere il valore legale dei tuoi documenti.

Ti spiego tutto in questo articolo.

Come inviare documenti in allegato via PEC

Inviare documenti in allegato via PEC è considerato un modo sicuro e affidabile per trasmettere documenti a destinatari verificati.

Questo sistema di comunicazione non è altro che un tipo di posta elettronica che offre garanzie legali simili a quelle della corrispondenza cartacea tradizionale, in particolare equivalente dal punto di vista legale alla raccomandata con ricevuta di ritorno.

Gli allegati possono essere aggiunti alla PEC in modo simile a come si farebbe con una normale email, trascinandoli con il mouse in fase di scrittura del messaggio o caricandoli dal proprio computer. Nota bene: è importante verificare che il destinatario sia in grado di ricevere allegati tramite questo sistema, poiché alcuni servizi di posta elettronica potrebbero avere limitazioni per quanto riguarda la dimensione massima dei file o i formati di documenti elettronici accettati.

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La validità degli allegati PEC: cosa sapere

Riguardo il valore legale degli allegati a una PEC c'è una precisazione molto importante da fare: la loro validità non è sempre garantita al 100%.

Mi spiego meglio: la validità della PEC è legata alle ricevute di accettazione e di consegna che vengono prodotte al momento dell'invio e dell'arrivo del messaggio nella casella del destinatario. In queste ricevute vengono indicati con precisione una serie di dati, tra i quali la data e l'ora di invio, l'indirizzo del mittente e il corpo del testo. In aggiunta vengono indicati anche il numero e il nome degli allegati, ma non il loro contenuto.

Quali sono le conseguenze?

Che, in caso di contenzioso legale, il mittente di allegati via PEC può dimostrare di averli inviati, ma non ha nessuna prova che attesti il loro effettivo contenuto. Per questo motivo, l'accettazione di quest'ultimo è a discrezione del destinatario che può decidere se riconoscerlo come valido o meno.

Per ovviare a questo problema esistono due metodi: il primo è quello di trascrivere il contenuto dell'allegato all'interno del corpo del testo. In questo modo si ha la certezza che venga indicato per esteso all'interno della ricevuta di conferma della consegna. Tuttavia, il metodo più sicuro per dare pieno valore legale ai documenti spediti tramite posta elettronica certificata è un altro: apporre una firma digitale su ognuno di essi.

Firmare digitalmente gli allegati di una PEC: da oggi puoi farlo anche gratuitamente

La firma digitale è considerata dalla legge italiana l'equivalente informatico della firma autografa e consente di dare pieno valore legale agli allegati di una PEC.

Una volta che il file è stato firmato digitalmente, diventa un documento ufficiale e legale che può essere utilizzato in qualsiasi procedimento giudiziario per dimostrare l'autenticità dell'allegato. Questo sistema è molto utile anche per i documenti che richiedono un'autenticazione particolare, come ad esempio i contratti o gli atti notarili. Inoltre, garantisce l'integrità del documento e ne certifica l'origine, rendendo impossibile la modifica o la falsificazione del contenuto.

Tuttavia è importante sapere che, nella maggior parte dei casi, si tratta di un servizio digitale a pagamento che può essere attivato solo dopo aver sottoscritto un abbonamento che prevede una spesa annuale variabile in base a diversi fattori.

C'è un'unica eccezione a tutto questo: cheFirma!

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In conclusione

In questo articolo abbiamo spiegato come inviare documenti in allegato a una PEC, quali sono le criticità legate al loro valore legale e come fare in modo che abbiano piena validità in ogni circostanza con la firma digitale.

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