Obbligo di risposta alle PEC: la legge lo impone? Facciamo chiarezza

28 dicembre 2022

Pec

Tutto quello che devi sapere sulla normativa relativa all'obbligo di risposta a un messaggio di posta elettronica certificata

Il particolare status delle PEC che le distingue dalle semplici e-mail, ovvero il loro valore legale equivalente alle raccomandate con ricevuta di ritorno, fa sì che i possessori di questo servizio si chiedano spesso se, in caso ricevano una comunicazione che richiede una risposta, debbano necessariamente fornire un riscontro.

Cosa dice la legge italiana in merito? È obbligatorio rispondere alle PEC o, al contrario, è possibile ignorarle?

La risposta nel seguente articolo.

Questa la normativa italiana in merito all'obbligo di risposta a una PEC

Il diritto italiano non impone ai privati l'obbligo di rispondere a comunicazioni come PEC, raccomandate o altri tipi di corrispondenza. Tuttavia, ci sono alcune eccezioni a questa regola. La scelta se inviare, o meno, un riscontro a un messaggio di posta elettronica certificata è sempre facoltativa, in ogni situazione.

Per altri tipi di utenti, ovvero non privati, invece, possono esserci delle eccezioni. Ad esempio, la Pubblica Amministrazione è obbligata a rispondere entro 30 giorni a richieste di accesso agli atti, come l'accesso documentale, l'accesso civico o l'accesso generalizzato. Inoltre, alcuni statuti comunali prevedono che l'ente pubblico debba rispondere per iscritto a ogni istanza avanzata dai cittadini.

Nonostante questo obbligo, però, c'è sempre la possibilità che il cittadino non riceva una risposta. Per evitare questa possibilità si consiglia, nelle comunicazioni via PEC con la Pubblica Amministrazione che richiedono un riscontro, di inviare il messaggio certificato aggiungendo nel corpo del testo la seguente dicitura "Ai sensi e per gli effetti della legge 241/1990 lo scrivente richiede una risposta scritta alla presente istanza e segnala fin d'ora che non terrà conto di eventuali risposte telefoniche o verbali" tenendo a mente che, per legge, la PA ha un massimo di 90 giorni per dare una risposta ufficiale.

Possibili conseguenze della mancata risposta a una PEC

Quanto detto fino a questo momento, però, non significa che la mancata risposta a una PEC sia priva di conseguenze: d'altronde questo sistema di comunicazione è equivalente dal punto di vista legale a una raccomandata con ricevuta di ritorno e, pertanto, valgono le stesse dinamiche legate a quest'ultimo metodo di corrispondenza cartacea.

Facciamo alcuni esempi pratici per chiarire questo punto.

Immagina di essere un lavoratore dipendente e di ricevere una lettera di contestazione via PEC da parte del tuo datore di lavoro. Sei perfettamente libero di non rispondere ma, in questo caso, la conseguenza potrebbe essere il licenziamento, proprio come avviene quando tale comunicazione viene spedita per raccomandata A/R.

Allo stesso modo, ipotizza di ricevere una multa via PEC e di non rispondere. Ovviamente, in una situazione del genere subiresti le normali conseguenze legali del mancato pagamento di una sanzione amministrativa.

Insomma, nonostante, in qualità di privato, tu abbia sempre la libertà di scegliere se rispondere o meno a una PEC, è consigliabile prendere sempre in considerazione le possibili conseguenze, considerando questo sistema di comunicazione come analogo alle raccomandate con ricevuta di ritorno.

Il problema dell'esaurimento di spazio nella casella di posta elettronica certificata (e come risolverlo gratuitamente con SuperPEC)

Prima di concludere vorrei soffermarmi un attimo su una delle più frequenti cause di mancata risposta a una PEC. In molti casi, il titolare del servizio è perfettamente cosciente del fatto di aver ricevuto un messaggio certificato, ma non sempre.

Mi riferisco al problema dell'esaurimento di spazio nella casella di posta elettronica certificata.

In questo caso, il titolare di una PEC non ha più la possibilità di ricevere messaggi in entrata e, tutti quegli inviatigli, non vengono consegnati nella posta in arrivo. Tuttavia, secondo la legge italiana l'incapacità di ricevere e-mail certificati non è una giustificazione valida per non rispondere a comunicazioni ufficiali e il proprietario della casella è tenuto a verificare periodicamente di avere spazio a disposizione.

Per risolvere questo annoso problema, puoi scegliere tra due soluzioni:

• molti provider offrono pacchetti di giga a pagamento, il cui costo va aggiunto a quello, già sostanzioso, dell'abbonamento annuale, per cui puoi decidere di aumentare il budget dedicato al mantenimento della PEC;
• in alternativa, puoi scegliere la prima PEC gratuita che include una casella di dimensioni illimitate: SuperPEC. Richiedendo il nostro servizio non rischierai più di esaurire lo spazio a tua disposizione e sarai certo di poter sempre ricevere qualsiasi messaggio di posta elettronica certificata.

In conclusione

In questo articolo abbiamo chiarito cosa dice la normativa italiana in merito all'obbligo di risposta alle PEC. Come abbiamo spiegato, i privati sono liberi di dare o meno un riscontro ai messaggi certificati, ma è opportuno tenere sempre a mente le possibili conseguenze in determinate situazioni come quelle che abbiamo indicato a scopo esemplificativo.

Gli unici soggetti obbligati a rispondere alle PEC sono le PA e altri enti pubblici quando interrogati per richiedere particolari informazioni o autorizzazioni come l'accesso agli atti.