Come archiviare i messaggi PEC salvaguardando il loro valore legale

28 gennaio 2023

Pec

Tutto quello che devi sapere sulla conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata e sulla loro validità

Se possiedi una casella di posta elettronica certificata potresti pensare che i messaggi salvati al suo interno sono al sicuro. Potrebbe essere vero, ma ci sono delle situazioni nelle quali potresti essere costretto a trovare un modo per salvarli sul tuo computer o su di un altro dispositivo perché, in caso contrario, rischieresti di perdere la prova giuridica che attesta la validità delle tue comunicazioni via PEC.

Ti voglio parlare di questo argomento nel seguente articolo, nel quale ti spiegherò cosa puoi fare per conservare i tuoi messaggi certificati salvaguardando il loro valore legale e ti mostrerò un'alternativa alle solite PEC grazie alla quale non dovrai più preoccuparti di tutto questo.

Perché potrebbe essere una buona idea conservare le tue PEC in uno spazio diverso dalla tua casella di posta elettronica certificata

Il salvataggio delle PEC, di norma, non è necessario in quanto possono essere conservate direttamente sulla propria casella di posta elettronica certificata.

A volte, però, potresti aver bisogno di trovare una nuova sistemazione per i tuoi messaggi, ad esempio quando:

• hai terminato lo spazio a tua disposizione sulla casella PEC e rischi di non ricevere più le comunicazioni inviate al tuo indirizzo. In questo caso, potresti acquistare giga aggiuntivi, ma aggiungere un'altra spesa a quella già consistente che stai pagando per il servizio non è un'idea allettante. Per questo motivo, potresti pensare di cancellare alcuni dei vecchi messaggi PEC per fare spazio ai nuovi. E per non perdere il valore legale delle conversazioni che sceglierai di eliminare, hai deciso (giustamente) di salvarli sul tuo computer o su un supporto esterno;
• hai deciso di non rinnovare la tua PEC per eliminare una spesa che non intendi più sostenere. Naturalmente, quando smetterai di pagare il servizio, il tuo indirizzo verrà cancellato per sempre e, con esso, tutti i messaggi che avevi salvato in casella. Per evitare di perderli, hai pensato di scaricarli conservandoli in un dispositivo apposito.

In entrambi i casi, ci sono delle importanti informazioni che devi conoscere se vuoi conservarli preservando il valore legale delle tue comunicazioni. Ti spiego tutto nel prossimo paragrafo.

Come salvare i tuoi messaggi certificati senza comprometterne la validità

Il valore legale di una PEC non è legato al messaggio in sé, ma a due ricevute che vengono prodotte quando la invii: una attesta la presa in consegna della comunicazione da parte del tuo provider. L'altra certifica che la PEC è arrivata a destinazione. Di conseguenza, sono questi gli elementi che devi salvare.

Ma dove li puoi trovare?

È semplice: entra nella tua casella PEC e noterai che, ogni volta che hai inviato un messaggio certificato, hai anche ricevuto le attestazioni di presa in carico e di consegna. E all'interno di quest'ultima vedrai che sono presenti 3 allegati, di norma in formato .xml, .eml e .p7s. Al loro interno sono contenute tutte le informazioni relative a:

• data e ora di invio e di ricezione;
• indirizzo del mittente;
• indirizzo del destinatario;
• corpo del messaggio;
• numero e nome degli eventuali allegati alla PEC.

Scaricali per ognuna delle e-mail certificate che hai inviato e salvali su uno spazio dedicato sul tuo computer, o su un dispositivo per l'archiviazione esterna. Per ogni messaggio, crea una cartella nella quale inserire tutti e tre gli allegati corrispondenti: .xml, .eml, .p7s. In questo modo li terrai in ordine ed eviterai di confondere tra di loro quelli che sono legati a comunicazioni differenti.

Certo, sarà un'operazione lunga e laboriosa, ma in questo modo garantirai il valore legale delle tue PEC. Oppure, puoi evitare di dover compiere questa procedura grazie a SuperPEC.

Come evitare per sempre di doverlo fare

Andiamo subito al sodo: Letterasenzabusta ti offre una PEC gratuita che si attiva a costo zero e si rinnova senza spendere un solo centesimo, per sempre. E per di più include una casella di dimensioni illimitate che ti permette di salvare tutti i tuoi messaggi certificati senza essere costretto a spendere per acquistare pacchetti di giga aggiuntivi.

Grazie al nostro servizio, in esclusiva per i nostri utenti che hanno già attivato la firma digitale cheFirma! (anch'essa gratuita) non avrai più nessun motivo per eseguire il backup delle tue PEC, ma potrai conservarle comodamente nella tua casella senza alcun costo, per sempre.

In conclusione

In questo articolo ti ho spiegato come conservare le tue PEC se stai per esaurire lo spazio della tua casella di posta elettronica o se stai pensando di disattivare questo servizio. Salvare i tuoi messaggi certificati, in particolare le ricevute di presa in carico e di consegna, è l'unico modo per assicurare il loro valore legale, a meno che non scegli di attivare SuperPEC e liberarti in un colpo solo di ogni preoccupazione.

Non farti sfuggire l'opportunità di avere una PEC a costo zero!