Il timbro digitale e la firma digitale sono la stessa cosa?

24 marzo 2023

Firma digitale

Come funziona il timbro digitale: caratteristiche e applicazioni

Nel mondo in cui viviamo, sempre più digitalizzato giorno dopo giorno, la gestione dei documenti informatici rappresenta una sfida sempre più complessa.

Come puoi essere sicuro che un documento cartaceo corrisponda alla sua versione digitale? Il timbro digitale è la risposta a questo problema e in questo articolo ti spiegheremo come funziona e cosa lo differenzia dalla nota firma digitale.

Cos'è il timbro digitale o contrassegno elettronico

Il timbro digitale o contrassegno elettronico è uno strumento che permette di garantire il valore legale di un documento informatico anche dopo essere stato stampato su carta. Si tratta di una sequenza di bit che contiene le informazioni essenziali del file, come il suo codice identificativo, la data e l'ora di creazione, il nome del soggetto responsabile e la firma digitale. Queste informazioni sono codificate in un codice bidimensionale (QR code o simili) che viene apposto sul documento cartaceo.

Il timbro digitale ha diverse funzioni:

• consente di verificare l'autenticità e l'integrità del documento cartaceo confrontandolo con la sua copia digitale conservata presso il soggetto responsabile o presso un archivio accreditato;
• permette di ridurre i costi e gli spazi di archiviazione dei documenti cartacei, poiché questi possono essere eliminati dopo un certo periodo di tempo previsto dalla normativa vigente;
• facilita lo scambio dei documenti tra le diverse amministrazioni pubbliche e i cittadini, poiché questi possono accedere alla copia digitale tramite una semplice scansione del codice bidimensionale.

Il timbro digitale è regolato dal Codice dell'amministrazione digitale (CAD) e dalle linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale (AgID). In particolare, la normativa in materia stabilisce che i documenti informatici devono essere muniti di timbro digitale quando sono destinati a essere stampati o trasmessi per via analogica. Le linee guida dell'AgID definiscono le caratteristiche tecniche di questo servizio, come il formato del codice bidimensionale, i dati da inserire, le modalità di apposizione e verifica ecc.

Può essere utilizzato da tutti i soggetti che producono documenti informatici nell'ambito della propria attività amministrativa o professionale. Per poterlo applicare è necessario disporre di una firma digitale qualificata rilasciata da un certificatore accreditato. Inoltre è necessario utilizzare un software specifico che generi il codice bidimensionale contenente i dati del documento e lo apponga sullo stesso.

Da questo paragrafo risulta chiara, dunque, la differenza tra la firma digitale e il contrassegno elettronico: si tratta di due servizi differenti, entrambi volti a dare pieno valore legale a un documento, ma in due fasi differenti. La firma digitale lo convalida durante la sua vita 'informatica', il timbro digitale, invece, serve a renderlo dargli pieno valore legale nel momento in cui viene stampato.

Tutte le caratteristiche del timbro digitale di Letterasenzabusta

Letterasenzabusta propone un sofisticato sistema di Contrassegno Elettronico per garantire l'integrità e la validità giuridica dei documenti informatici firmati digitalmente e/o marcati temporalmente, anche quando stampati su carta. Il sistema è stato scelto e integrato internamente, in modo da offrire il massimo livello di sicurezza e affidabilità a prescindere dal servizio utilizzato.

Il software è stato pensato per inserire automaticamente il Contrassegno Elettronico sui file PDF dei documenti, in modo da garantire la continuità della certificazione del contenuto.

L'uso del Contrassegno Elettronico di Letterasenzabusta è un modo efficace per estendere il concetto di digital trust anche ai documenti cartacei. Il sistema assicura infatti la non manomissione del documento, sia in formato elettronico che cartaceo, per consentire in qualsiasi momento la verifica della conformità dello stesso in maniera completamente automatica.

I documenti con apposto il Contrassegno Elettronico sono costituiti da due elementi fondamentali: il documento di supporto e l'originale contenuto nei QR Code. I documenti vengono prodotti da un apposito server che effettua tutte le operazioni di preparazione del documento, compressione, firma ed applicazione del QR Code al file.

Per accedere all'originale informatico da un documento cartaceo con apposto il Contrassegno Elettronico, è possibile utilizzare l'app dedicata di Letterasenzabusta, disponibile su iOS e Android. L'app permette di decodificare i QR Code sicuri generati dai nostri servizi online per accedere all'originale informatico e scaricarlo sul proprio dispositivo o salvarlo tramite i servizi di storage in cloud.

Il costo dell'applicazione del Contrassegno Elettronico di Letterasenzabusta dipende dal servizio con il quale viene apposto. In particolare, è gratuito con la Raccomandata Senza Busta e con la Disdetta Certa. Quando applicato su un documento firmato con cheFirma!, invece, ha un prezzo di 0,99 euro. Infine, se apposto attraverso il servizio Data Certa, assieme a una marca temporale qualificata, ha un costo di 5,99 euro.