Che cos'è la conservazione digitale? Tutto quello che devi sapere

05 novembre 2024

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Il sistema ideale per conservare i tuoi documenti in formato digitale e tenerli al sicuro, mantenendo il pieno valore legale

Se sei un libero professionista, sai bene quanto possa essere frustrante trovarsi alle prese con la gestione della mole sempre crescente di documenti aziendali, passando ore a cercare un documento importante in archivio, senza trovarlo. Ma sai anche quanto sia necessario ed importante conservare fatture, scontrini e ricevute. La conservazione di alcuni documenti, infatti, è obbligatoria per legge.

Tuttavia, oggi esiste uno strumento più efficace per conservare e tenere al sicuro i tuoi documenti, si tratta della conservazione digitale. Vediamo che cos’è nello specifico, quali vantaggi ha rispetto alla conservazione cartacea e come ottenerla in modo facile e veloce.

Conservazione digitale: cos'è e a cosa serve

La conservazione digitale rappresenta un metodo rigoroso attraverso il quale i documenti vengono preservati in formato digitale. I documenti conservati digitalmente hanno le stesse caratteristiche e la stessa validità della controparte cartacea. Il contenuto e temporalità, infatti, vengono garantiti attraverso l'applicazione di una firma digitale e di una marca temporale.

La conservazione digitale, dunque, va oltre la semplice archiviazione di file e documenti. Si tratta di un processo che assicura la protezione, l'integrità e l'accessibilità a lungo termine dei dati digitali. A differenza dell'archiviazione tradizionale, che spesso si limita a memorizzare i file senza garantire la loro integrità nel tempo, la conservazione digitale si basa su tecnologie avanzate e protocolli specifici per preservare i documenti nella loro forma e valenza originale e renderli facilmente accessibili quando necessario.

La conservazione digitale è particolarmente importante in contesti legali e normativi, dove è richiesta la conservazione ai fini probatori dei documenti. Come già accennato, infatti, in molti casi le leggi e le normative impongono obblighi specifici in merito alla conservazione dei documenti.

I vantaggi della conservazione digitale

La conservazione digitale dei documenti ha diversi vantaggi sotto molti punti di vista. Nello specifico:

• Ha valenza probatoria: essenziale per dare una valenza legale ai documenti e poterli utilizzare in contesti giuridici, anche come eventuale prova in tribunale.
• Permette di risparmiare spazio: eliminando la necessità di archivi fisici, la conservazione digitale libera spazio prezioso e riduce i costi associati alla gestione dei documenti cartacei.
• Riduce lo spreco di carta: tramite la conservazione digitale dei documenti è possibile evitare la loro stampa, contribuendo a diminuire l’impatto ambientale e lo spreco delle risorse..
• Permette di risparmiare tempo: grazie alla capacità di indicizzazione e ricerca avanzata, trovare documenti digitali è un processo rapido ed efficiente.

Vediamo ora a quali enti rivolgersi per ottenere una conservazione digitale dei propri documenti sicura e a norma di legge.

Conservazione digitale: ecco come ottenerla

Per ottenere una corretta conservazione digitale, è essenziale rivolgersi a enti specializzati e certificati. In particolare, è importante che questi abbiano ricevuto l’approvazione dall’AgID (Agenzia per L’Italia Digitale). Solo questa agenzia, infatti, è in grado di accertare se i soggetti che svolgono l'attività di conservatore digitale rispettano tutte le normative del caso.

In questo contesto, LetteraSenzaBusta si rivela il partner ideale poiché rientra tra i conservatori digitali certificati dall’AgID.

Con il servizio di conservazione digitale DocuCloud è possibile conservare tutti i documenti in formato digitale, mantenendone il valore legale. E, integrando anche i servizi aggiuntivi di Firma digitale Chefirma! e marca temporale Data e ora certe, puoi trasformare digitalmente ogni documento mantenendone a pieno le caratteristiche probatorie e conservarlo in piena sicurezza, il tutto, senza bisogno di installare software.

Takeaway

• La conservazione digitale dei documenti assicura la protezione, l'integrità e l'accessibilità a lungo termine dei dati digitali, superando i limiti dell'archiviazione tradizionale.
• Investire nella conservazione digitale comporta numerosi vantaggi, tra cui la valenza probatoria dei documenti, il risparmio di spazio fisico, la riduzione dello spreco di carta e i tempi di ricerca dei documenti ridotti.
• Rivolgersi a fornitori specializzati e certificati, come LetteraSenzaBusta, è fondamentale per ottenere una conservazione digitale sicura e conforme alle normative vigenti.

Domande & risposte

Che differenza c’è tra archiviazione digitale e conservazione digitale?

L'archiviazione digitale si concentra principalmente sulla conservazione e sulla gestione dei dati digitali in modo che siano accessibili e organizzati in modo efficiente. Questo può includere la memorizzazione di file e documenti su dispositivi di archiviazione, server o in cloud. Tuttavia, l'archiviazione digitale non garantisce l'integrità a lungo termine dei dati né offre protezione legale o conformità normativa specifica, cosa che, invece, consente di fare la conservazione digitale.

Per quali documenti è obbligatoria la conservazione digitale?

La conservazione digitale dei documenti attualmente è obbligatoria per le fatture elettroniche e i documenti fiscali rilevanti come i contratti firmati digitalmente.

Cosa si intende per firma digitale e marca temporale?

La firma digitale rappresenta l'equivalente elettronico della firma a mano ed è applicabile ai documenti informatici per attestarne l'autenticità, così come la firma tradizionale viene apposta sui documenti cartacei. La marca temporale, invece, è una sequenza di caratteri che indica una specifica data e/o ora certa ed è essenziale per associare la validità del documento ad un determinato momento temporale.