07 novembre 2024
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La gestione dei propri documenti e del proprio archivio, specie ai fini fiscali, è di fondamentale importanza per evitare di incorrere in sanzioni. Tuttavia, questa spesso risulta difficoltosa e disagevole, soprattutto se i documenti sono molti.
Tramite la conservazione digitale, però, è possibile memorizzare e gestire in formato digitale la propria documentazione. Questo approccio consente non solo di conservare i documenti in modo sicuro e accessibile, attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche e sistemi di archiviazione digitale, ma anche di rispettarne la valenza, attraverso la validazione legale dei documenti mediante firma digitale e marcatura temporale.
Vediamo più nel dettaglio a cosa serve la conservazione digitale e per quale documentazione è possibile effettuarla.
La conservazione digitale ha diversi scopi, primo tra tutti quello di liberare spazio nel proprio archivio fisico. Infatti, conservando digitalmente i documenti è possibile eliminare la loro copia cartacea.
Inoltre, i futuri documenti possono essere conservati direttamente in formato digitale. Questo si traduce in risparmio di tempo e costi per la stampa e in risparmio di carta, importante non solo dal punto di vista economico, ma anche dal punto di vista della salvaguardia ambientale.
La conservazione digitale, tuttavia, non è solo una scelta conveniente, ma spesso è anche un obbligo legale. Ad esempio, in Italia le fatture elettroniche e i contratti digitali devono essere obbligatoriamente conservati in formato digitale con valenza legale.
Con la conservazione digitale è possibile conservare tutte le tipologie di documenti. Questo processo, però, si rivela particolarmente utile per la documentazione fiscale. In particolare, per tutti quei documenti importanti che vengono redatti con una cadenza fissa e che, dunque, possono essere difficili da trovare in un archivio fisico, come:
Vediamo adesso, come fare per ottenere la conservazione digitale dei propri documenti e a chi bisogna rivolgersi.
Ottenere la conservazione digitale a norma di legge della propria documentazione, implica che il processo di archiviazione sia conforme agli standard e alle normative stabilite dalle autorità competenti. Quindi, è di vitale importanza rivolgersi solo ad enti certificati dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) come LetteraSenzaBusta. In questo modo, non solo viene assicurata la conformità legale dei documenti, ma anche la sicurezza e l'affidabilità del processo di conservazione.
Il nostro servizio di conservazione digitale DocuCloud permette, infatti, di archiviare documenti e dati informatici in modo sicuro e conforme alla normativa italiana per 10 anni. Si paga esclusivamente in base ai megabyte effettivamente conservati, senza canoni annuali, costi nascosti o obblighi di rinnovo. L’attivazione è semplice e immediata, e i documenti possono essere organizzati in 34 classi documentali per una gestione ottimale.
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In seguito alla conservazione digitale bisogna conservare anche i documenti cartacei?
Nella maggior parte dei casi, una volta conservati digitalmente, i documenti cartacei possono essere eliminati. Tuttavia, è sempre importante controllare la normativa vigente per evitare errori e sanzioni.
Cosa succede se non si conservano i documenti fiscali?
Se i documenti fiscali non vengono conservati o vengono persi, si può incorrere in sanzioni amministrative fino ad un massimo di 1000 euro. Questo discorso vale anche per le documentazioni che devono essere conservate digitalmente per legge.
Per quanti anni deve essere conservata la documentazione fiscale?
I documenti fiscali per legge devono essere conservati per 10 anni, sia che essi siano in formato cartaceo, sia che siano in formato digitale.
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