Quando è obbligatoria la conservazione digitale? Facciamo chiarezza

02 novembre 2024

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Conservazione digitale in Italia: obblighi e vantaggi per aziende e cittadini

La conservazione digitale dei documenti è il processo attraverso il quale vengono preservati e gestiti documenti in formato elettronico nel lungo periodo. Questo concetto va oltre la semplice archiviazione di file digitali, in quanto implica la creazione di un ambiente sicuro e affidabile in cui i documenti possono essere conservati e accessibili nel corso del tempo, garantendo la loro autenticità, integrità e affidabilità.

Per realizzare la conservazione digitale vengono utilizzate una serie di pratiche e tecnologie che assicurino la sicurezza, la validità legale e la durata dei documenti nel tempo. Ciò include l'uso di marche temporali e della firma digitale.

Tutto questo permette a qualsiasi documento di essere conservato digitalmente, tuttavia, per alcune documentazioni e alcune categorie di lavoratori, la conservazione digitale è anche obbligatoria per legge.

Quali documenti hanno l’obbligo di essere conservati digitalmente?

Come accennato precedentemente, la conservazione digitale di alcune tipologie di documenti in Italia è obbligatoria. In particolare, è espressamente richiesta per fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente e persino messaggi e-mail inviati tramite PEC. Questi, infatti, secondo le normative vigenti, devono essere conservati per almeno 10 anni in formato digitale con validità legale.

Tuttavia, la portata della conservazione digitale va ben oltre queste categorie specifiche. Le aziende sono chiamate a conservare digitalmente ogni dato che potrebbe essere oggetto di contenzioso o controllo da parte di enti o funzionari. Questo amplia notevolmente il campo di applicazione della conservazione digitale, coinvolgendo una vasta gamma di documenti riconducibili a processi o servizi aziendali come ricevute e scontrini fiscali, bilanci, pagamenti ecc.

La buona notizia è che conservare digitalmente i documenti ha anche dei grossi vantaggi, infatti, può semplificare molto la gestione dei documenti aziendali, migliorare l'efficienza operativa e ridurre i rischi legali alla perdita o alla distruzione accidentale dei documenti cartacei.

Chi è obbligato alla conservazione digitale dei documenti?

Una volta stabiliti i documenti che devono essere conservati digitalmente, è normale pensare che gli individui coinvolti in questo obbligo siano le categorie di lavoratori che redigono tale documentazione, come le aziende, le società, i liberi professionisti e le Pubbliche Amministrazioni.

Ciò è particolarmente vero per le PA, per le quali vige anche l’obbligo di affidarsi a un conservatore accreditato AgID. Tuttavia, la conservazione digitale dei documenti è utile a tutti i cittadini, in quanto permette di conservare meglio le documentazioni importanti, trovarle in minor tempo e, soprattutto, eliminare il rischio che vengano perse.

Vediamo adesso come fare per conservare digitalmente i propri documenti in modo corretto, rispettandone la validità legale.

Conservazione digitale corretta: come fare

Per assicurarsi di effettuare una conservazione digitale corretta, bisogna affidarsi ad un ente certificato AgID, come LetteraSenzaBusta, che possa assicurare la conformità della conservazione alle normative vigenti e garantire il rispetto della privacy dei documenti.

Takeaways

• La conservazione digitale implica la creazione di un ambiente sicuro per preservare i documenti nel tempo, garantendone autenticità, integrità e affidabilità.
• In Italia, la conservazione digitale è obbligatoria per documenti come fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente e messaggi e-mail inviati tramite PEC, secondo le normative vigenti che richiedono la conservazione per almeno 10 anni.
• Le categorie di lavoratori coinvolte nell'obbligo di conservazione digitale includono aziende, società, liberi professionisti e Pubbliche Amministrazioni. Tuttavia, tutti i cittadini possono godere dei vantaggi derivanti dalla conservazione digitale dei documenti.
• Per garantire la validità legale della conservazione digitale, è consigliabile affidarsi a un ente certificato AgID, come LetteraSenzaBusta, che assicura la conformità alle normative vigenti e il rispetto della privacy dei documenti.

Domande & risposte

Quali sono i vantaggi della conservazione digitale rispetto alla conservazione cartacea?

La conservazione digitale offre diversi vantaggi rispetto alla conservazione cartacea, come la riduzione dello spazio fisico necessario all’archiviazione fisica, la facilità di accesso e di ricerca della documentazione, e la resistenza al deterioramento.

Quali sono i formati di file più comuni per la conservazione digitale dei documenti?

I formati di file più comuni per la conservazione digitale includono PDF/A (una versione del formato PDF ottimizzata per l'archiviazione a lungo termine), TIFF (Tagged Image File Format) e XML (eXtensible Markup Language) per i documenti strutturati.

Qual è la differenza tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale?

La conservazione di documenti cartacei trasformati in documenti digitali, in passato, prendeva il nome di conservazione sostitutiva. Oggi questo termine è stato sostituito da conservazione digitale, che ha anche assunto un significato più ampio, poiché con questo si intende la conservazione sia di documenti cartacei trasformati in digitali, sia dei documenti digitali già in origine.