Come conservare digitalmente i documenti cartacei a norma di legge

19 novembre 2024

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Dematerializzazione e conformità legale: trasforma i tuoi documenti cartacei in digitali

Se sei un professionista autonomo, comprendi certamente l'arduo compito di gestire la sempre crescente mole di documentazione aziendale, spesso trovandoti a cercare per ore un documento cartaceo importante.

Allo stesso tempo, però, sei consapevole dell'indispensabile necessità di conservare fatture, scontrini e ricevute per rispettare gli obblighi legali imposti dalla legge.

Fortunatamente, però, nell'attuale contesto digitale è possibile conservare digitalmente i propri documenti elettronici, mantenendone al contempo la validità legale. Vediamo come trasformare un documento cartaceo in un documento digitale a norma di legge e come conservarlo digitalmente.

Come passare da un documento cartaceo a un documento digitale a norma di legge

Per trasformare un documento cartaceo con validità legale in un documento digitale con la stessa validità non è sufficiente scannerizzarlo. Sono, infatti, necessarie alcune pratiche per garantire una corretta trasformazione del documento, queste includono:

• l’apposizione di una firma digitale, ovvero una firma elettronica che abbia lo stesso valore legale di una firma autografa;
• l’apposizione di una marca temporale, che permette di attestare l’esatto momento in cui il documento è stato redatto;
• la scelta del formato, essenziale per mantenere la validità legale del documento.

Per la scelta del formato, in particolare, la legge sulla conservazione digitale a norma ammette come formati solo i PDF, i PDF/A, i TIFF, i JPG, gli Office Open XML (OOXML), gli Open Document Format (ODF), i XML e i TXT. Solo rispettando tutti questi requisiti è possibile generare un documento digitale che mantenga le sue caratteristiche legali e rispetti i principi di autenticità, leggibilità, integrità e reperibilità stabiliti dalla normativa per la conservazione digitale.

Come si conserva digitalmente un documento

Un documento digitale per poter essere conservato a norma deve, innanzitutto, essere trasformato in un pacchetto di versamento. Questo processo fa parte della dematerializzazione, che è il passaggio dall’uso di documenti cartacei a quelli digitali. Il pacchetto di versamento assicura che i documenti mantengano il loro valore legale e che siano protetti da modifiche non autorizzate, grazie all’uso di firme digitali e marche temporali.

Dopo di che, il pacchetto di versamento viene convertito in un pacchetto di conservazione, una sorta di archivio virtuale che contiene i documenti elettronici insieme a una serie di dati e metadati associati. Questo pacchetto assicura che i documenti siano conservati in modo sicuro e conforme alle normative vigenti, mantenendo la loro integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.

Successivamente, i file vengono resi disponibili all’utente dal sistema di conservazione sotto forma di pacchetto di distribuzione, che contiene tutti i file richiesti, insieme ai rapporti che documentano la conservazione e la consegna dei file.

A chi affidarsi per conservare digitalmente i documenti cartacei a norma di legge

La conservazione digitale dei documenti all’interno di un’organizzazione spetta al Responsabile della Conservazione. Tuttavia, questa figura può delegare a terze parti sia l’intero processo di conservazione che parte di esso.

Importante in questi casi è affidarsi a professionisti del settore, che abbiano le competenze normative e tecnologiche per svolgere l’incarico e che siano certificate dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), come LetteraSenzaBusta.

Con LetteraSenzaBusta è possibile conservare digitalmente qualsiasi tipologia di documento, mantenendo inalterato il suo valore legale.

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Takeaways

• Per la trasformazione dei documenti cartacei in formati digitali a norma di legge è necessario applicare una firma digitale e una marca temporale, oltre a scegliere il formato corretto, come PDF, PDF/A, TIFF, JPG, OOXML, ODF, XML o TXT, per garantire la validità legale del documento.
• La conservazione digitale di un documento passa attraverso tre step fondamentali che prevedono la conversione del documento cartaceo in un pacchetto di versamento e la conversione di questo in un pacchetto di conservazione.
• Per conservare digitalmente i documenti a norma di legge è importante affidarsi a professionisti del settore certificati, che hanno le competenze necessarie per garantire la conformità alla normativa vigente e la massima sicurezza nella conservazione digitale dei documenti, come LetteraSenzaBusta.

Domande & Risposte

Quali sono i vantaggi della conservazione digitale?

La conservazione digitale consente di equiparare i documenti elettronici a quelli cartacei, mantenendo inalterato il valore legale.

Cosa sono i metadati in un sistema di conservazione digitale?

I metadati sono informazioni che descrivono i documenti e fascicoli informatici, essenziali per la ricerca e la gestione nel sistema di conservazione digitale.

Chi è il responsabile della conservazione digitale?

Il responsabile della conservazione digitale è colui che gestisce il processo di conservazione, monitora l’integrità del sistema e adotta misure di sicurezza per preservarlo.