Quali sono le figure previste nei sistemi di conservazione digitale?

21 novembre 2024

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Dal RSGD al RdC: capire i custodi dei documenti digitali

L’entrata in vigore del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) ha portato con sé una serie di obblighi per le Pubbliche Amministrazioni, le società e i liberi professionisti per quanto riguarda la conservazione digitale dei propri documenti.

In particolare, questo codice ha, di fatto, reso obbligatoria la conservazione digitale di fatture digitali, contratti firmati digitalmente ed e-mail PEC, allo scopo di assicurare la durata legale nel tempo di questi documenti e di garantirne accessibilità, immutabilità, leggibilità e reperibilità.

Per adempiere a questo scopo sono state definite alcune figure chiave nel sistema di conservazione come il Responsabile del Sistema di Gestione Documentale e il Responsabile della Conservazione. Analizziamo, dettagliatamente, chi sono e quali compiti hanno.

Responsabile del Sistema di Gestione Documentale: chi è e che ruoli svolge

Il Responsabile del Sistema di Gestione Documentale (RSGD) è una figura chiave nell’ambito della conservazione digitale, in particolare per le PA. Questo professionista si occupa di garantire l’efficienza e la conformità dei processi di gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione, assicurando che ogni documento sia correttamente archiviato, protetto e facilmente recuperabile.

Il Responsabile del Sistema di Gestione Documentale ha il compito di valutare le procedure amministrative e di preparare un Manuale di Gestione Documentale, che deve essere costantemente aggiornato. Questo manuale deve contenere le procedure corrette per la gestione dei documenti.

Un altro ruolo fondamentale del RSGD è quello di autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo, una responsabilità che richiede un’approfondita conoscenza delle normative e delle pratiche interne.

Inoltre, il RSGD regola l’accesso ai documenti, gestendo il flusso di informazioni e garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere a determinati dati. Il Responsabile del Sistema di Gestione collabora strettamente con il Responsabile della Conservazione.

Chi è il Responsabile della Conservazione e cosa fa

Il Responsabile della Conservazione (RdC) è una figura con competenze trasversali che spaziano dall’informatica al diritto, fino all’archivistica, e che assicura che il patrimonio informativo sia preservato nel tempo, mantenendo la sua validità legale e la sua accessibilità.

Il Responsabile della Conservazione stabilisce le linee guida e le procedure per la corretta conservazione dei documenti digitali, supervisiona l’intero sistema di conservazione, garantendo che sia efficiente, sicuro e conforme alle leggi, e fornisce assistenza e formazione agli utenti del sistema, affinché possano navigare correttamente le procedure di conservazione.

Tra i compiti del Responsabile della Conservazione c’è anche quello di redigere il Manuale della Conservazione, che descrive in modo dettagliato il sistema di conservazione, e quello di effettuare controlli periodici, per assicurare che i documenti siano conservati correttamente e che il sistema sia privo di vulnerabilità.

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Takeaways

• Le figure chiave del sistema di conservazione sono il Responsabile del Sistema di Gestione Documentale (RSGD) e il Responsabile della Conservazione (RdC).
• Il RSGD garantisce che i processi di gestione documentale siano efficienti e conformi. Si occupa di valutare le procedure amministrative, redigere il Manuale di Gestione Documentale, autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo e regolare l'accesso ai documenti.
• Il RdC assicura la preservazione e l'accessibilità dei documenti nel tempo. Stabilisce le linee guida per la conservazione dei documenti, supervisiona il sistema di conservazione, fornisce formazione agli utenti del sistema, effettua controlli periodici al sistema di conservazione e redige il Manuale della Conservazione.
• Il RdC può delegare la conservazione dei documenti ad un altro ente che sia certificato dall’AgID, come LetteraSenzaBusta, per ottimizzare risorse o competenze.
• LetteraSenzaBusta offre soluzioni per la conservazione digitale, assicurando leggibilità, accessibilità, immutabilità e reperibilità dei documenti. Include, inoltre, servizi di firma digitale e validazione temporale per assicurare la validità legale dei documenti.

Domande & Risposte

Cosa si intende per registrazione di protocollo?

La registrazione di protocollo si riferisce all’atto di assegnare un numero progressivo e univoco ad ogni documento che entra o esce da un’organizzazione, garantendo così la tracciabilità del documento.

Cosa deve contenere il Manuale di Gestione Documentale?

Il Manuale di Gestione Documentale deve contenere gli aspetti organizzativi e formali dei documenti, il protocollo informatico, la classificazione, la selezione e la formazione delle aggregazioni documentali, i flussi di lavorazione, le misure di sicurezza e le procedure per la conservazione dei documenti.

Cosa deve contenere il Manuale della Conservazione?

Il Manuale della Conservazione deve contenere le procedure di versamento dei documenti in conservazione, le caratteristiche del sistema di conservazione utilizzato, le misure di sicurezza per proteggere i documenti e i ruoli e le responsabilità delle persone coinvolte nel processo di conservazione.