10 maggio 2024

Reclami

Scopriamo come scrivere delle lettere di reclamo efficaci con esempi pratici per affrontare varie situazioni e ottenere soluzioni rapide ai tuoi problemi

L'obiettivo principale della lettera di reclamo è quello di informare il destinatario di un problema emerso dopo aver sottoscritto un contratto o acquistato un prodotto o servizio. Ecco alcune situazioni per le quali potreste aver bisogno di un lettera di reclamo:

• Il prodotto presenta difetti evidenti;
• la fornitura di energia è stata interrotta;
• sono presenti discrepanze negli importi indicati sulla fattura;
• il prodotto ordinato non è ancora stato ricevuto;
• l'accesso ai programmi è stato interrotto in modo inaspettato;
• il pacco che vi è arrivato è rovinato;
• l'accesso alla rete internet di casa o in ufficio non è disponibile.

Questi sono solo alcuni esempi comuni e diffusi. Per una fornitura di energia elettrica o gas interrotta, e per numerose altre casistiche per le quali volete mostrare il vostro disappunto e chiedere un rimborso per il disagio, Letterasenzabusta ha predisposto il servizio di reclamo sicuro.

L’importanza del reclamo in forma scritta

È di fondamentale importanza che il reclamo sia effettuato in forma scritta e questo perché permette tutta una serie di vantaggi tra cui:

• esporre chiaramente il vostro problema e disagio. In questo modo il destinatario prende atto della situazione e agisce prontamente per risolvere la questione;
• il fornitore risulterà in mora secondo quanto previsto dall'articolo 1219 del codice civile;
• interrompe i tempi di prescrizione legali e avvia le procedure extragiudiziali di risoluzione delle controversie come la conciliazione o la mediazione.

È importante che la lettera di reclamo sia fatta per iscritto e abbia data certa sia di spedizione che di ricezione. La comunicazione potrà essere fatta per raccomandata A/R o più agevolmente tramite posta elettronica certificata.

Qui su Letterasenzabusta, puoi usufruire della nostra SuperPEC, che offre la Posta Elettronica Certificata gratuita per i cittadini privati e può essere attivata in soli 5 secondi grazie alla formula Pay per E-mail, utilizzando la firma digitale gratuita disponibile sul nostro sito.

Cosa occorre scrivere nella lettera di reclamo

Prima di fornirti alcuni utili esempi di lettere di reclamo, dai quali puoi prendere spunto e adattare alle tue esigenze, vogliamo riassumere gli elementi fondamentali da includere per una comunicazione efficace:

• Indirizzo completo del destinatario, ricordate telefono ed e-mail;
• le vostre informazioni anagrafiche e di contatto;
• numero del contratto, ma anche il codice cliente o numero di spedizione o fattura a cui fate riferimento e che può essere oggetto della vostra lettera di reclamo;
• le ragioni specifiche del reclamo. È importante descrivere in modo accurato il problema riscontrato e l'eventuale danno subito;
• cosa chiedete che vi venga dato o fatto nello specifico;
• inserite anche una data entro cui desiderate ricevere una risposta.

Inoltre, è consigliabile allegare alla lettera di reclamo copie dei documenti che possono aiutare il destinatario a comprendere il problema segnalato e a fornire una risposta appropriata, come ad esempio la fattura o lo scontrino.

Esempi di lettere di reclamo

Le lettere di reclamo sono uno strumento efficace per affrontare le situazioni in cui ci si trova insoddisfatti di un servizio, un prodotto o un'esperienza. Una buona lettera di reclamo non solo esprime le tue preoccupazioni in modo chiaro e conciso, ma fornisce anche una soluzione al problema. Ecco alcuni modelli pratici, ma ti ricordiamo che su Letterasenzabusta è disponibile il servizio di reclami online, che puoi utilizzare come guida per scrivere la tua lettera di reclamo e risolvere rapidamente i tuoi problemi.

Modello di lettera di reclamo per un prodotto difettoso

Ecco un primo semplice esempio per un reclamo relativo ad un prodotto difettoso. Ricorda che puoi sviluppare ulteriormente questi modelli in base alle tue esigenze specifiche e aggiungere ulteriori dettagli o personalizzazioni a seconda della situazione.

[Data]

[Il tuo nome]

[Il tuo indirizzo]

[Città, CAP]

[Nome del responsabile del servizio clienti dell'azienda]

[Nome dell'azienda]

[Indirizzo dell'azienda]

[Città, CAP]

Oggetto: Reclamo per prodotto difettoso

Gentile [Nome del responsabile] oppure Gent.mi

Mi rivolgo a lei/voi in merito al [nome del prodotto] acquistato presso il suo stabilimento/negozio il [data di acquisto]. Sono dispiaciuto/a di informarla che il prodotto presenta dei difetti che compromettono la sua funzionalità.

[Breve descrizione dei difetti riscontrati e l'impatto che hanno sulla tua esperienza d'uso del prodotto.]

Sono certo/a che l'azienda sia interessata a mantenere la soddisfazione dei suoi clienti e mi auguro che possiamo trovare insieme una soluzione rapida ed efficace a questo problema.

Resto in attesa di una sua risposta e di ulteriori indicazioni su come procedere.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome e cognome]

Modello di lettera di reclamo per un servizio scadente in un ristorante

Ecco il secondo modello utile quando avete avuto a che fare con un servizio scadente in un ristorante.

[Data]

[Il tuo nome]

[Il tuo indirizzo]

[Città, CAP]

[Nome del responsabile del ristorante o del gestore]

[Nome del ristorante]

[Indirizzo del ristorante]

[Città, CAP]

Oggetto: Reclamo per servizio scadente

Gentile [Nome del responsabile] oppure Gent.mi,

Mi rivolgo a lei/voi per esprimere la mia delusione riguardo al servizio ricevuto durante la mia visita al suo ristorante il [data della visita]. Purtroppo, devo segnalare diversi inconvenienti che hanno compromesso l'esperienza complessiva.

[Breve descrizione dei problemi incontrati, ad esempio: lentezza nel servizio, piatti freddi, scarsa cortesia da parte del personale, ecc.]

Tuttavia, sono fiducioso che questi problemi possano essere risolti e che possiamo trovare una soluzione che soddisfi entrambe le parti. Sarei grato se potessimo incontrarci per discutere di questi problemi e trovare una soluzione appropriata.

Resto in attesa di una sua risposta e ringrazio anticipatamente per l'attenzione che vorrà dedicare a questa questione.

Distinti saluti,

[Il tuo nome]

Insomma, le casistiche sono diverse, ma ricorda che se vuoi puoi utilizzare il nostro servizio di reclami online dove troverai tanti moduli pronti per sporgere reclamo a numerose società e aziende. Se non trovi quello più adatto al tuo caso specifico, scrivici una e-mail all'indirizzo servizioclienti@letterasenzabusta.com e faremo in modo di risolvere il tuo problema.

Takeaways

• Scrivere una lettera di reclamo in forma scritta è fondamentale per esporre chiaramente il problema e avviare procedure legali, se necessario.
• Una comunicazione scritta mette ufficialmente in mora il fornitore e interrompe i tempi di prescrizione legali, avviando procedure di risoluzione delle controversie.
• Una lettera di reclamo efficace include dati e recapiti del destinatario e del reclamante, estremi del contratto o del servizio oggetto di reclamo, descrizione precisa del problema e richiesta di risoluzione entro un termine definito.
• È consigliabile allegare alla lettera copie dei documenti che supportano il reclamo, come foto del prodotto danneggiato o copia del contratto, per facilitare la comprensione del problema da parte del destinatario.
• I modelli pratici di lettere di reclamo sono uno strumento efficace per affrontare varie situazioni di insoddisfazione, fornendo una guida chiara e concisa per esprimere le preoccupazioni e ottenere una soluzione rapida ai problemi.

Domande & Risposte

Qual è lo scopo principale di una lettera di reclamo?

Lo scopo principale di una lettera di reclamo è informare il destinatario di un problema emerso dopo aver sottoscritto un contratto, aver aderito a un servizio o acquistato un prodotto.

Quali sono alcune situazioni in cui potrebbe essere necessaria una lettera di reclamo?

Alcune situazioni in cui potrebbe essere necessaria una lettera di reclamo includono: il prodotto presenta difetti evidenti, la fornitura di energia è stata interrotta, sono presenti discrepanze negli importi indicati sulla fattura, il prodotto ordinato non è stato ricevuto, l'accesso ai programmi è stato interrotto in modo inaspettato, la merce consegnata è danneggiata, il segnale Internet non è disponibile.

Perché è importante inviare il reclamo in forma scritta?

È importante inviare il reclamo in forma scritta perché permette di esporre chiaramente il problema, mette ufficialmente in mora il fornitore e interrompe i tempi di prescrizione legali.