Come e quando inviare un sollecito di pagamento

02 settembre 2024

Disdette

Guida completa al sollecito di pagamento per una riscossione efficace

Nel mondo degli affari, uno degli aspetti più delicati è la gestione dei pagamenti. Che si tratti di una grande azienda, un piccolo imprenditore o un libero professionista, capita frequentemente di trovarsi di fronte a clienti che non rispettano le scadenze per il saldo di una fattura.

In queste circostanze, uno strumento cruciale a disposizione del creditore è il sollecito di pagamento. Questo documento consente di richiedere la somma dovuta senza ricorrere immediatamente a misure legali, dando al debitore un’ulteriore possibilità di adempiere all'obbligo.

In questo articolo di Lettera senza busta scopriamo come e quando inviare un sollecito di pagamento, quali sono i suoi scopi e in che forma va strutturato per essere efficace.

Cos'è un sollecito di pagamento e a cosa serve

Il sollecito di pagamento è una comunicazione formale che il creditore invia al debitore per ricordargli di un pagamento non effettuato entro il termine stabilito.

Si tratta di uno strumento utile sia per aziende che per privati e professionisti, al fine di richiedere il saldo di fatture, bollette o altri debiti non pagati. L'obiettivo principale è ottenere la somma dovuta mantenendo buoni rapporti con il proprio cliente e senza dover ricorrere subito ad azioni legali, evitando costi aggiuntivi e tempi lunghi legati al recupero del credito.

L'importanza del sollecito di pagamento risiede anche nel chiarire se il mancato pagamento è dovuto a una semplice dimenticanza o a problemi più gravi, come l'inadempienza volontaria del debitore.

Questa pratica permette al creditore di avere una base documentale solida per eventuali azioni future e, spesso, riesce a risolvere il problema senza bisogno di ulteriori passi.

Quando e come inviare un sollecito di pagamento

Il momento giusto per inviare un sollecito di pagamento dipende da diversi fattori, come i termini di pagamento previsti dal contratto o dalla fattura stessa.

Non esiste infatti un termine preciso e formale per inviare un sollecito di pagamento. La tempistica può dipendere da vari fattori, come la natura del contratto, l'urgenza del pagamento, la storia dei rapporti con il cliente e le proprie preferenze.

In genere, si parte con un primo sollecito più informale, magari via telefono, una volta che siano trascorsi 7/10 giorni dall'avvenuta scadenza della data di pagamento.

Se tale contatto non ha sortito gli effetti desiderati è consigliabile inviare il primo sollecito formale, in forma scritta, entro i 30 giorni dal termine di pagamento concordato. Questo perché si tratta di un periodo ragionevole in cui il debitore potrebbe aver avuto difficoltà temporanee, errori di comunicazione o semplicemente potrebbe essersi dimenticato di pagare.

Il secondo sollecito va inviato se il primo non ha avuto effetto. Anche in questo caso, le tempistiche possono variare, ma di solito si segue il medesimo intervallo del primo sollecito. Se si è mandato il primo sollecito dopo 15 giorni, il secondo verrà spedito una volta che siano passate altre due settimane.

Di solito è meglio evitare di andare oltre i 60 giorni dalla scadenza della fattura. A questo punto, il tono può diventare più deciso, avvertendo il debitore delle possibili ulteriori conseguenze legali.

È fondamentale mantenere sempre un atteggiamento professionale e cortese, senza cadere in toni minacciosi o aggressivi, che potrebbero compromettere i rapporti commerciali.

Per quanto riguarda la modalità di invio, è importante scegliere un mezzo che garantisca validità legale. Le opzioni più utilizzate sono la raccomandata con ricevuta di ritorno e la Posta Elettronica Certificata (PEC). Questi metodi assicurano al creditore di poter dimostrare l'avvenuto invio e ricezione del sollecito, elemento fondamentale in caso di dispute legali future.

Gli elementi fondamentali di un sollecito di pagamento

Un sollecito di pagamento efficace deve contenere tutte le informazioni necessarie per rendere chiaro al debitore la situazione e le azioni che dovrà intraprendere. Tra i dati essenziali da includere, ci sono:

• il numero della fattura o del documento relativo al debito;
• i dati identificativi del creditore (azienda o professionista) e del debitore;
• una descrizione della prestazione o del bene fornito che ha generato il debito;
• l' importo totale da pagare, comprensivo di eventuali imposte applicabili;
• le modalità di pagamento e la data di scadenza originaria;
• se previsto dal contratto, è utile menzionare anche le penalità per il ritardo nel pagamento.

Il sollecito deve essere redatto in modo chiaro, senza ambiguità. Il debitore deve capire immediatamente cosa gli viene richiesto e cosa succederà se non adempirà entro un termine ragionevole. Un documento ben scritto e formale trasmette serietà e rafforza la posizione del creditore, aumentando le possibilità di ottenere il pagamento in tempi brevi.

Lasciare aperta la possibilità di azioni più risolute, come il recupero crediti, può incentivare una risoluzione tempestiva della questione, ma è consigliabile includerla solo se si davvero convinti di procedere ulteriormente.

Se hai ancora dei dubbi su come scrivere una lettera di sollecito, puoi visitare la nostra sezione dedicata ai moduli di sollecito di pagamento e avviso di messa in mora, che trovi già pronti da compilare per diverse esigenze.

Ad esempio moduli per il primo o secondo sollecito per pagamento fatture insolute a clienti insolventi, ma anche per il pagamento di spese, oneri, quote e rate condominiali al condomino moroso, per il pagamento del canone di locazione e via dicendo.

Perché inviare un sollecito di pagamento con la PEC

La PEC è uno strumento fondamentale per un sollecito perché offre garanzie legali equivalenti a quelle di una raccomandata con ricevuta di ritorno. A differenza di un'email standard, la PEC fornisce prova certificata dell'invio e della ricezione, inclusi data, ora e integrità del contenuto, e conferma l'identità del mittente. Per queste ragioni, è particolarmente adatta per comunicazioni ufficiali e legali.

A questo proposito ti ricordiamo il nostro servizio SuperPEC, che si attiva gratuitamente e non prevede un canone annuo: si paga solo al momento del suo utilizzo.

Conclusione

Il sollecito di pagamento rappresenta uno strumento chiave per risolvere situazioni di mancato pagamento in maniera amichevole e senza ricorrere subito alle vie legali. Sapere quando e come inviarlo, utilizzando una forma adeguata e professionale, può fare la differenza nel recupero del credito.

Tuttavia, inviare un numero eccessivo di solleciti risulta inutile: se dopo due solleciti formali il pagamento non viene effettuato, è consigliabile valutare soluzioni più drastiche, come l'invio di una messa in mora facendo intervenire un legale, o l'affidamento del caso a un'agenzia specializzata nel recupero crediti.

In conclusione, il sollecito di pagamento, se utilizzato correttamente, può essere uno strumento efficace per ottenere il saldo delle proprie fatture senza dover necessariamente intraprendere costose e lunghe battaglie legali.

Takeaways

• Il sollecito di pagamento è uno strumento cruciale per il recupero dei crediti. Permette di richiedere formalmente il saldo di fatture o debiti non pagati, mantenendo buoni rapporti con il debitore e evitando misure legali immediate. È utile sia per aziende che per privati e professionisti.
• Non esiste una regola rigida per quando inviare un sollecito, ma generalmente è consigliabile inviare un primo sollecito formale entro 30 giorni dalla scadenza della fattura. Se non ricevi risposta, il secondo sollecito dovrebbe essere inviato, con il medesimo intervallo di tempo già utilizzato, solitamente entro i 60 giorni dalla scadenza della fattura. È importante mantenere un tono professionale e cortese durante tutto il processo.
• Un sollecito di pagamento deve includere informazioni chiave come il numero della fattura, i dati del creditore e del debitore, la descrizione della prestazione o bene fornito, l'importo totale da pagare e le modalità di pagamento. È fondamentale che il documento sia chiaro e ben strutturato per evitare ambiguità.
• Per garantire la validità legale del sollecito, è consigliabile utilizzare metodi che assicurano prova dell'invio e della ricezione, come la raccomandata con ricevuta di ritorno o la Posta Elettronica Certificata (PEC). La PEC è particolarmente utile perché fornisce una prova certificata dell'invio e della ricezione, inclusi data, ora e integrità del contenuto.
• Se dopo due solleciti formali il pagamento non viene effettuato, è consigliabile considerare azioni più drastiche come la messa in mora tramite un legale o l'affidamento del caso a un'agenzia di recupero crediti. Utilizzare correttamente il sollecito di pagamento può risolvere efficacemente la questione senza dover intraprendere procedure legali costose e lunghe.

FAQ

Cos'è un sollecito di pagamento e a cosa serve?

Il sollecito di pagamento è una comunicazione formale che il creditore invia al debitore per ricordargli di un pagamento non effettuato entro il termine stabilito. Si tratta di uno strumento utile sia per aziende che per privati e professionisti, al fine di richiedere il saldo di fatture, bollette o altri debiti non pagati. L'obiettivo principale è ottenere la somma dovuta mantenendo buoni rapporti con il proprio cliente e senza dover ricorrere subito ad azioni legali, evitando costi aggiuntivi e tempi lunghi legati al recupero del credito. L'importanza del sollecito di pagamento risiede anche nel chiarire se il mancato pagamento è dovuto a una semplice dimenticanza o a problemi più gravi, come l'inadempienza volontaria del debitore.

Quando e come inviare un sollecito di pagamento?

Il momento giusto per inviare un sollecito di pagamento dipende da diversi fattori, come i termini di pagamento previsti dal contratto o dalla fattura stessa. In genere, si parte con un primo sollecito più informale, magari via telefono, una volta che siano trascorsi 7/10 giorni dall'avvenuta scadenza della data di pagamento. Se tale contatto non ha sortito gli effetti desiderati è consigliabile inviare il primo sollecito formale, in forma scritta, entro i 30 giorni dal termine di pagamento concordato. Il secondo sollecito va inviato se il primo non ha avuto effetto, seguendo il medesimo intervallo. Di solito non si va oltre i 60 giorni dalla scadenza della fattura. È fondamentale mantenere sempre un atteggiamento professionale e cortese, scegliendo un mezzo che garantisca validità legale, come la raccomandata con ricevuta di ritorno o la Posta Elettronica Certificata (PEC).

Perché inviare un sollecito di pagamento con la PEC?

La PEC è uno strumento fondamentale per un sollecito perché offre garanzie legali equivalenti a quelle di una raccomandata con ricevuta di ritorno. A differenza di un'email standard, la PEC fornisce prova certificata dell'invio e della ricezione, inclusi data, ora e integrità del contenuto, e conferma l'identità del mittente. Per queste ragioni, è particolarmente adatta per comunicazioni ufficiali e legali.