Quali sono i vantaggi della conservazione digitale?

02 ottobre 2024

News

Alla scoperta dei principali benefici della conservazione digitale: sicurezza, efficienza e accessibilità dei dati

La conservazione digitale rappresenta un tema centrale nell'era dell'informazione e della digitalizzazione dei processi aziendali e amministrativi.

Con il termine “conservazione digitale” si fa riferimento a quell’insieme di tecniche e procedure volte a garantire la conservazione a lungo termine di documenti e informazioni in formato digitale, assicurandone l’integrità, l’autenticità e la leggibilità nel tempo.

Questo processo è diventato sempre più rilevante con la transizione verso una gestione documentale completamente dematerializzata, particolarmente in settori come l’amministrazione pubblica, le aziende e i professionisti.

In Italia, l’importanza di garantire la validità legale dei documenti digitali è riconosciuta e regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e da altre normative specifiche.

In questo articolo di LetteraSenzaBusta esploreremo che cos'è la conservazione digitale, perché riveste oggi un ruolo fondamentale e quali sono i suoi tanti vantaggi.

Cosa è e come funziona la conservazione digitale in Italia

La conservazione digitale riguarda la gestione elettronica dei documenti in modo tale da garantirne il mantenimento del valore legale e amministrativo nel corso del tempo.

In Italia, questo processo è disciplinato da normative specifiche che definiscono requisiti tecnici e giuridici necessari per assicurare che i documenti digitali conservati siano autentici e fruibili. Non si tratta soltanto di archiviare file in formato elettronico, ma è essenziale adottare misure di sicurezza che preservino l'integrità e l'accessibilità di tali documenti.

Il quadro normativo italiano prevede che la conservazione digitale rispetti alcuni principi fondamentali. In primo luogo, i documenti devono essere autentici, ossia deve essere possibile identificarne il soggetto produttore, verificarne la provenienza e confermare che non siano state apportate modifiche non autorizzate.

Inoltre, l'integrità del documento deve essere preservata, mantenendolo intatto e inalterato nel tempo.

La conservazione deve altresì garantire l'affidabilità del sistema, assicurando che i documenti siano archiviati correttamente e possano essere recuperati in futuro.

È fondamentale, ad esempio, che i documenti rimangano leggibili, anche con il cambiamento dei formati o delle tecnologie nel tempo, e che siano sempre disponibili e accessibili a chi ne ha diritto, nel rispetto delle normative vigenti sulla privacy e la protezione dei dati personali.

Un sistema di conservazione digitale efficace si basa su componenti essenziali come hardware e software, che garantiscono la sicurezza e l’integrità dei dati. È importante adottare standard internazionali, come il Modello OAIS, e gestire correttamente i metadati, utili per catalogare, recuperare e comprendere i dati conservati.

In Italia, la normativa relativa alla conservazione digitale è disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), che regola il processo di gestione e conservazione di documenti informatici nella pubblica amministrazione, ma anche nel settore privato.

Il CAD stabilisce che il responsabile della conservazione, una figura chiave, è responsabile della corretta gestione del processo, assicurando che i documenti conservati rispettino i requisiti di legge.

Vantaggi della conservazione digitale

La conservazione digitale offre una serie di vantaggi significativi rispetto ai tradizionali sistemi di archiviazione cartacea. Di seguito ne analizziamo i principali.

1. Riduzione dei costi. Uno dei benefici più immediati della conservazione digitale è la riduzione dei costi legati alla gestione e all’archiviazione dei documenti. I tradizionali archivi cartacei richiedono spazi fisici significativi, con relativi costi di gestione e manutenzione. Inoltre, la conservazione dei documenti fisici richiede personale dedicato per la loro organizzazione e consultazione. Al contrario, i documenti digitali possono essere archiviati in spazi molto ridotti, grazie alle soluzioni cloud e alle tecnologie di storage avanzate. Questo comporta un risparmio notevole sia in termini di spazio che di tempo e risorse umane.
2. Accessibilità e condivisione. Un altro grande vantaggio della conservazione digitale è l’accessibilità immediata dei documenti. I documenti conservati in formato digitale possono essere consultati e condivisi in tempo reale da qualsiasi luogo, facilitando la collaborazione e migliorando l’efficienza operativa. Questo aspetto si rivela particolarmente vantaggioso per le aziende con filiali sparse in diverse aree geografiche o per chi lavora in modalità smart working. La possibilità di accedere ai documenti da remoto, senza dover fisicamente recarsi presso un archivio, rende più snella e rapida la gestione delle informazioni;
3. Sicurezza. La conservazione digitale garantisce un livello di sicurezza superiore rispetto all’archiviazione cartacea. I documenti digitali possono essere protetti da accessi non autorizzati tramite sistemi di autenticazione, crittografia e backup. Inoltre, le copie di sicurezza (backup) possono essere replicate in diversi server geograficamente distanti, riducendo al minimo il rischio di perdita di dati in caso di incidenti come incendi, allagamenti o furti. Questa maggiore sicurezza risulta cruciale per la gestione di dati sensibili e per rispettare le normative in materia di protezione dei dati personali, come il GDPR;
4. Rispetto ambientale. La dematerializzazione dei documenti e la loro conservazione digitale contribuiscono significativamente alla riduzione dell'uso della carta e quindi all’impatto ambientale. Le aziende che adottano questi sistemi dimostrano di essere più sostenibili, riducendo il consumo di risorse naturali e le emissioni di CO2 legate alla produzione, al trasporto e alla gestione della carta;
5. Conformità normativa e valenza probatoria. Un altro vantaggio della conservazione digitale è la sua capacità di garantire la conformità con le normative vigenti. Il processo di conservazione digitale, se eseguito correttamente e in conformità con le normative italiane (come il CAD e il GDPR), assicura che i documenti digitali abbiano lo stesso valore legale di quelli cartacei. Questo significa che i documenti conservati digitalmente possono essere utilizzati come prova legale in caso di contenzioso;
6. Maggiore efficienza. La digitalizzazione dei documenti e la loro conservazione in formato digitale migliorano l'efficienza operativa. Grazie a strumenti avanzati di ricerca, i documenti possono essere individuati in pochi secondi, riducendo drasticamente i tempi di recupero rispetto agli archivi cartacei. Inoltre, la conservazione digitale permette di automatizzare alcuni processi amministrativi, riducendo gli errori umani e accelerando le operazioni.

Come gestire la conservazione digitale

Assolutamente centrale è la figura del responsabile della conservazione digitale, che può essere interna o esterna all'azienda. Questa figura ha il compito di garantire che il processo di conservazione sia conforme alle norme e che i documenti mantengano il loro valore legale nel tempo.

Una delle principali responsabilità del Responsabile della Conservazione è la redazione e l'aggiornamento del Manuale di Conservazione, che contiene tutte le informazioni necessarie per gestire e verificare il sistema di conservazione nel tempo.

Per una gestione più efficiente, il Responsabile può affidarsi a servizi offerti da enti esterni, purché siano certificati dall' AgID (Agenzia per L’Italia Digitale).

A questo proposito, abbiamo piacere di confermarti che LetteraSenzaBusta è tra questi enti certificati ed è il partner ideale grazie al servizio DocuCloud.

Sceglilo e potrai contare su di un modello di pagamento flessibile basato sui megabyte effettivamente caricati, elimina i canoni annuali e i costi nascosti, offrendo un controllo completo delle spese. Il servizio, facile da attivare e gestire, consente di classificare i documenti in 34 categorie, assicurando ordine e reperibilità.

La conservazione digitale a norma è garantita per 10 anni, durante i quali i tuoi documenti elettronici saranno protetti e facilmente accessibili, in conformità con le normative vigenti. Questo significa che potrai archiviare e recuperare le informazioni in qualsiasi momento, senza preoccuparti di eventuali smarrimenti o danneggiamenti.

Attiva adesso il servizio esclusivo di Letterasenzabusta!

Takeaways

• La conservazione digitale elimina la necessità di archiviare fisicamente i documenti, riducendo costi legati a spazi, gestione e personale, grazie all’uso di tecnologie cloud.
• I documenti digitali possono essere consultati da qualsiasi luogo e condivisi in tempo reale, favorendo la collaborazione e l’efficienza operativa, specialmente in contesti di smart working.
• I sistemi digitali offrono protezioni avanzate come crittografia e autenticazione, oltre a backup geografici distribuiti che minimizzano il rischio di perdita di dati.
• La digitalizzazione riduce significativamente il consumo di carta, contribuendo a un minore impatto ambientale e sostenibilità aziendale.
• Se eseguita secondo le normative italiane, la conservazione digitale garantisce la validità legale dei documenti, conferendo loro valore probatorio in caso di contenziosi.

FAQ

Quali sono i vantaggi della conservazione digitale?

La conservazione digitale offre numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi, l'accessibilità e condivisione dei documenti, maggiore sicurezza, rispetto ambientale, conformità normativa e valenza probatoria, e una maggiore efficienza operativa.

Come funziona la conservazione digitale in Italia?

In Italia, la conservazione digitale è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e richiede il rispetto di norme tecniche e giuridiche che garantiscano l'autenticità, l'integrità e la leggibilità dei documenti digitali nel tempo.

Qual è il ruolo del responsabile della conservazione digitale?

Il responsabile della conservazione digitale, che può essere interno o esterno all'azienda, è incaricato di garantire che i documenti digitali siano gestiti correttamente e conformi alle normative, mantenendo il loro valore legale.