Differenze tra archiviazione e conservazione digitale. Ecco cosa devi sapere!

04 ottobre 2024

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Archiviazione dei dati in formato digitale, ecco quando hanno valenza probatoria e legale

La conservazione digitale è un processo essenziale per garantire che i documenti e i dati elettronici mantengano il loro valore legale nel tempo.

In un'epoca in cui la maggior parte delle informazioni è generata e gestita in formato digitale, preservare tali dati in modo sicuro, accessibile e autentico è diventato fondamentale.

La conservazione digitale implica non solo la semplice memorizzazione dei documenti, ma anche l'adozione di misure volte a garantire che questi rimangano integri, leggibili e verificabili anche a distanza di molti anni.

Il tema della conservazione digitale è particolarmente rilevante per le aziende e le istituzioni che devono rispettare normative specifiche, come quelle che regolano la conservazione dei documenti fiscali, amministrativi o legali.

Questi documenti devono poter essere riprodotti e verificati nel loro formato originale in caso di controlli o ispezioni, e devono quindi essere conservati in conformità con standard ben definiti, come quelli stabiliti dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) in Italia.

La conservazione digitale garantisce l'integrità e la disponibilità dei documenti, riducendo i rischi legati alla perdita o alla manipolazione di dati importanti.

In questo articolo di Lettera senza busta andremo a esplorare le importanti differenze che sussistono tra archiviazione e conservazione digitale.

Differenze tra archiviazione e conservazione digitale

Sebbene i termini "archiviazione digitale" e "conservazione digitale" vengano spesso usati in modo intercambiabile, rappresentano in realtà due concetti distinti e svolgono funzioni diverse nel contesto della gestione documentale.

• Archiviazione digitale. L'archiviazione digitale si riferisce semplicemente al processo di memorizzazione dei dati o documenti elettronici (o anche cartacei, dopo essere stati scansionati) su un supporto digitale, come hard disk, un server o nel cloud. L'obiettivo principale dell'archiviazione è garantire che i dati siano disponibili per un utilizzo futuro. In genere, i documenti archiviati possono essere recuperati e consultati quando necessario, ma non vi è un particolare obbligo di garantirne l'integrità o l'autenticità nel tempo. L'archiviazione può avvenire in modo informale, ad esempio memorizzando documenti su una piattaforma di storage, senza alcuna verifica di conformità normativa. Inoltre, i dati archiviati potrebbero essere soggetti a modifiche o cancellazioni non intenzionali, poiché non sono adottate misure specifiche per preservarne la validità legale o la storicità;
• Conservazione digitale: La conservazione digitale, invece, è un processo molto più complesso e strutturato. Questo termine si riferisce a un insieme di pratiche e procedure finalizzate a mantenere i documenti elettronici non solo disponibili, ma anche integri, autentici e verificabili nel tempo. Uno dei principali obiettivi della conservazione digitale è garantire che i documenti mantengano il loro valore probatorio e legale. Ciò significa che, una volta conservato digitalmente un documento, è necessario che lo stesso sia inalterabile e possa essere sempre ricondotto alla sua forma originale.

Per raggiungere questi obiettivi, la conservazione digitale richiede l’adozione di tecnologie e procedure specifiche.

Un documento sottoposto a conservazione digitale viene corredato di metadati e firma digitale, che ne attesta la provenienza e l'autenticità. Inoltre, deve essere applicata una marca temporale, che garantisce che il documento esisteva in una determinata forma a una data precisa.

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Tutte queste misure servono a garantire che, anche a distanza di anni, un documento conservato digitalmente possa essere utilizzato come prova in tribunale o in altre sedi legali, senza rischi di contestazioni sulla sua validità.

In sintesi, mentre l'archiviazione si limita alla semplice memorizzazione dei dati, la conservazione digitale si preoccupa di garantire la validità e l'integrità dei documenti nel tempo, seguendo standard e normative precise.

Conservazione digitale e normativa italiana: il ruolo dell’AgID

La conservazione digitale è un tema di grande rilevanza per tutte le organizzazioni, sia pubbliche che private, che devono conservare documenti in modo sicuro e conforme alle normative.

Per questo motivo, in Italia, la conservazione digitale dei documenti è regolata da normative stringenti, e per fornire questo tipo di servizio è necessario rispettare determinati requisiti. La legge italiana prevede che le aziende che offrono servizi di conservazione digitale debbano essere accreditate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Questa agenzia governativa, attraverso un processo di accreditamento, garantisce che i conservatori accreditati rispettino gli standard necessari per offrire un servizio sicuro, conforme e affidabile. 

L’AgID stabilisce altresì le regole tecniche e normative che devono essere rispettate per garantire la corretta conservazione digitale dei documenti.

Tra i requisiti fondamentali per l’accreditamento vi sono la capacità di garantire la sicurezza e l’integrità dei dati, la trasparenza dei processi, e l’adozione di tecnologie adeguate per la gestione e la protezione dei documenti.

Detto altrimenti, i conservatori accreditati devono dimostrare di avere sistemi in grado di garantire la conservazione dei documenti per periodi di tempo molto lunghi, mantenendone inalterate le caratteristiche di autenticità e integrità.

Conclusione

In un contesto digitale sempre più centralizzato, la distinzione tra archiviazione e conservazione digitale è fondamentale per le aziende e le istituzioni.

Se da un lato l'archiviazione assicura la semplice memorizzazione dei dati, dall'altro la conservazione digitale garantisce la protezione, l'integrità e la validità legale di tali dati nel tempo.

In Italia, solo i conservatori accreditati dall’AgID possono fornire un servizio di conservazione digitale conforme alle normative, rappresentando una scelta obbligata per tutte le aziende che vogliono essere sicure di adempiere agli obblighi di legge.

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Takeaways

• Archiviazione digitale e conservazione digitale sono concetti distinti: mentre l'archiviazione riguarda la semplice memorizzazione dei dati, la conservazione digitale garantisce l'integrità e la validità legale dei documenti nel tempo.
• La conservazione digitale include l'uso di firma digitale, metadati e marcatura temporale per assicurare l'integrità e autenticità del documento, elementi essenziali per la sua validità probatoria.
• L'archiviazione digitale non garantisce la protezione giuridica: non esistono obblighi legali per l'archiviazione informale, il che può rendere i dati soggetti a modifiche o perdita, mentre la conservazione digitale segue rigidi standard di sicurezza e autenticità.
• Per essere conformi alle normative, i servizi di conservazione digitale devono essere erogati da conservatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), garantendo affidabilità e sicurezza.
• Mentre l'archiviazione semplice non fornisce protezione legale, i documenti conservati digitalmente seguendo le normative italiane possono essere usati come prova in tribunale o altre sedi legali.

FAQ

Qual è la differenza tra archiviazione digitale e conservazione digitale?

L'archiviazione digitale è il processo di memorizzazione dei dati o documenti elettronici su un supporto digitale, garantendo la loro disponibilità futura. La conservazione digitale, invece, mira a mantenere i documenti integri, autentici e verificabili nel tempo, garantendo anche il loro valore legale e probatorio.

Perché la conservazione digitale è importante per le aziende?

La conservazione digitale è essenziale per le aziende perché garantisce che i documenti elettronici mantengano il loro valore legale nel tempo, rispettando le normative e permettendo la loro verifica in caso di controlli o ispezioni.

Qual è il ruolo dell’AgID nella conservazione digitale?

L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) accredita i fornitori di servizi di conservazione digitale e stabilisce le regole tecniche e normative per garantire che i documenti siano conservati in modo sicuro, conforme e affidabile.