14 ottobre 2024
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La conservazione digitale dei documenti è un processo strategico che consente alle imprese di archiviare in modo sicuro e accessibile i propri documenti digitali, garantendo nel tempo la loro integrità, autenticità e reperibilità.
Questo processo non si limita semplicemente alla digitalizzazione, ovvero alla trasformazione di documenti cartacei in formato digitale, ma include anche una gestione a lungo termine che deve rispettare precise normative.
In Italia la normativa sulla conservazione digitale è disciplinata dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Questo codice prevede che la conservazione digitale garantisca il valore legale dei documenti, a patto che siano rispettati precisi criteri tecnici e normativi.
L'importanza della conservazione digitale è cresciuta parallelamente alla digitalizzazione dei processi aziendali e all'adozione di soluzioni informatiche in tutti i settori. Non si tratta solo di un vantaggio pratico, ma talvolta anche di un obbligo di legge, pensiamo ad esempio alle così dette fatture elettroniche"".
L'adozione di un sistema di conservazione digitale ben strutturato è quindi di grande importanza per evitare perdite di dati, problemi di conformità legale e inefficienze organizzative. Tuttavia, molti imprenditori e manager possono commettere errori nel processo di conservazione digitale, che possono comprometterne i benefici.
In questo articolo di Lettera senza busta vi parliamo diffusamente degli errori più comuni nella conservazione digitale delle imprese.
Nonostante la crescente attenzione alla digitalizzazione, molte aziende continuano a incorrere in errori nel processo di conservazione digitale dei documenti.
Questi errori, se non corretti, possono avere conseguenze significative in termini di sicurezza, conformità legale e continuità operativa.
Uno degli errori comuni nella conservazione digitale dei documenti è la mancanza di competenze digitali. Alcune imprese scelgono di nominare quale responsabile della conservazione un dipendente, senza assicurarsi che abbia le competenze necessarie o che abbia seguito corsi professionali specifici. Questo approccio può portare a errori significativi, che si manifestano solo quando arrivano sanzioni o problemi legali.
In questi casi, i manuali della conservazione non servono più a correggere gli errori, ma si limitano a evidenziare le carenze del processo. I manuali della conservazione poi, potrà sembrare banale ma spesso non lo è, devono essere anch'essi digitali e come tali devono essere firmati digitalmente.
Un'altra conseguenza di questa mancanza di competenze è il non sapere cosa gestire internamente e cosa delegare a professionisti esterni. Alcune aziende non riescono a distinguere correttamente tra le attività che possono essere gestite in-house e quelle che richiedono l’intervento di esperti.
Vediamo nei prossimi paragrafi altri errori molto frequenti.
Uno degli errori più comuni nella conservazione digitale è l'assenza di una pianificazione a lungo termine. Molte aziende sono troppo focalizzate sulla semplice digitalizzazione dei documenti, senza considerare la necessità di una gestione strutturata e continua nel tempo.
Questo porta spesso a considerare la conservazione come un'attività isolata, non collegata ai processi aziendali. Ancora più problematico può essere l'acquisto di software di conservazione senza prima aver implementato un sistema di gestione documentale o effettuato un'analisi accurata dei processi interni.
Molte imprese falliscono nella digitalizzazione proprio perché credono erroneamente che l'acquisto di un software sia la soluzione definitiva, senza considerare l'importanza di un approccio strategico e coordinato.
Un altro errore rilevante è il mancato rispetto delle normative in materia di conservazione digitale. In Italia, la conservazione digitale dei documenti deve seguire specifici requisiti tecnici e normativi, definiti dal CAD e dalle regole tecniche emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
Non tutte le imprese sono consapevoli del fatto che, per mantenere il valore legale dei documenti, devono seguire procedure di conservazione conformi a queste regole.
Spesso, le aziende affidano la gestione dei propri archivi digitali a soluzioni di cloud generiche o software di gestione documentale che non offrono le garanzie richieste per la conservazione a norma di legge.
Questo espone l'impresa a rischi legali, come la possibilità di vedersi invalidare documenti importanti in caso di contenziosi.
I documenti digitali devono essere conservati per anni, spesso decenni, e senza una strategia di gestione che garantisca la loro leggibilità e accessibilità nel tempo, il rischio è di trovarsi con file obsoleti e inutilizzabili.
Un esempio concreto di questo errore è la mancata attenzione alla compatibilità dei formati di file utilizzati. I formati possono evolvere o essere dismessi, e senza un aggiornamento regolare o la migrazione verso formati più moderni, i documenti conservati rischiano di diventare inaccessibili.
Un altro errore che si riscontra frequentemente è la sottovalutazione degli aspetti di sicurezza nella conservazione digitale. Gli archivi digitali possono contenere informazioni sensibili e strategiche per l'impresa, e per questo è fondamentale che siano protetti adeguatamente.
Tuttavia, molte aziende non adottano misure di sicurezza avanzate, come la crittografia dei dati, l'autenticazione a più fattori o backup regolari e sicuri.
La sicurezza non è solo una questione tecnologica, ma anche organizzativa. Il personale deve essere adeguatamente formato per gestire in modo sicuro i processi di conservazione, evitando errori umani come la cancellazione accidentale di documenti o la condivisione di file con persone non autorizzate.
La sicurezza deve essere considerata una priorità sin dalla fase di progettazione del sistema di conservazione, per evitare che dati critici vadano persi o finiscano nelle mani sbagliate.
Molte aziende commettono l'errore di pensare che la conservazione digitale non richieda la stessa attenzione dedicata alla gestione dei documenti fisici.
Al contrario, un sistema di conservazione digitale deve essere supportato da piani di backup e disaster recovery per garantire la continuità operativa in caso di incidenti o guasti.
L'assenza di un adeguato sistema di backup espone l'azienda al rischio di perdere dati critici in caso di attacchi informatici, guasti tecnici o disastri naturali. È essenziale che i documenti digitali vengano duplicati in più posizioni e che esista un piano chiaro per il ripristino delle informazioni in caso di necessità.
Un altro degli errori più comuni nella conservazione digitale dei documenti è trascurare la protezione della privacy. Molte aziende si concentrano solo sull'implementazione di un sistema efficiente, rispettando regole tecniche, ma dimenticano che i documenti spesso contengono dati sensibili. La conformità alle normative sulla privacy, come il Decreto Legislativo n. 196/2003 e il GDPR, è fondamentale.
È paradossale che alcune aziende riescano a costruire un processo di conservazione perfetto ma subiscano comunque sanzioni perché non rispettano le norme sulla privacy. La mancata protezione dei dati personali espone l'azienda a sanzioni amministrative e penali, anche se la gestione tecnica è esemplare.
Trascurare la privacy non è solo un rischio legale, ma anche un problema di immagine e reputazione aziendale. Il rispetto della privacy dei clienti e dei dipendenti è indispensabile perché si stabilisca un rapporto di fiducia reciproca.
Senza adeguata protezione, il rischio di fuga di dati o accessi non autorizzati aumenta, con conseguenze ben oltre le sanzioni economiche.
Per evitare la gran parte di questi errori e garantire che la conservazione digitale dei documenti avvenga in modo sicuro e conforme alle normative, è spesso consigliabile esternalizzare questo processo così delicato, delegandolo a partner qualificati e autorizzati alla conservazione digitale.
Per evitare errori e garantire che la conservazione digitale sia conforme alle normative, delegare questo processo a partner qualificati e accreditati è una scelta strategica per molte imprese. I conservatori digitali autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) non solo assicurano la conformità ai requisiti di legge, ma garantiscono che i documenti archiviati mantengano il loro valore legale nel tempo, offrendo soluzioni sicure e certificate.
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Quali sono gli errori più comuni nella conservazione digitale dei documenti?
Gli errori più comuni includono la mancanza di competenze digitali, l'assenza di una strategia di conservazione a lungo termine, il mancato rispetto delle normative e l'insufficiente sicurezza dei dati. Questi errori possono compromettere la sicurezza e la conformità legale della conservazione digitale.
Perché è importante avere una strategia di conservazione a lungo termine?
Una strategia di conservazione a lungo termine garantisce che i documenti digitali siano gestiti e mantenuti nel tempo, evitando il rischio di perdita di dati, obsolescenza dei formati e problemi di reperibilità. Senza una pianificazione adeguata, la conservazione rischia di essere inefficace e non collegata ai processi aziendali.
Come si può garantire la sicurezza nella conservazione digitale dei documenti?
La sicurezza nella conservazione digitale può essere garantita adottando misure come la crittografia dei dati, l'autenticazione a più fattori e backup regolari. Inoltre, è fondamentale formare adeguatamente il personale per evitare errori umani e assicurare che i dati sensibili siano protetti da accessi non autorizzati.
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