La marca temporale e i suoi vantaggi, tutto quello che devi sapere

16 ottobre 2024

Data certa

Tutto sui benefici della marcatura temporale: come funziona e perché è essenziale per l'opponibilità a terzi di un documento

La digitalizzazione dei documenti sta rivoluzionando il modo in cui gestiamo le informazioni, rendendo necessari nuovi strumenti per garantire l'autenticità e la certezza temporale dei dati.

La marca temporale, detta anche "marcatura temporale" è il risultato di una procedura informatica che attribuisce un preciso riferimento temporale, cioè una data e un’ora certa, a un documento informatico firmato digitalmente.

Questa può essere generata solo da un ente autorizzato, che garantisce l’accuratezza e l’immodificabilità della data e dell’ora fornite. La marca temporale, infatti, si basa su algoritmi in grado di produrre una sequenza alfanumerica di dimensioni variabili, chiamata "digest" o "impronta".

La marca temporale rappresenta quindi uno degli elementi chiave per assicurare che i documenti informatici siano considerati autentici e validi nel tempo. In questo articolo di Lettera Senza Busta esploreremo in dettaglio cos'è una marca temporale, quali informazioni contiene, come funziona, e quali sono i vantaggi che offre.

A cosa serve la marca temporale?

Quando si parla di conservazione digitale dei documenti, la marca temporale è uno strumento essenziale per attribuire data e ora certe a un file elettronico. Ma perché è così importante?

La marca temporale consente di dimostrare l'esistenza di un documento a un determinato istante, fornendo una prova giuridicamente valida della sua creazione o esistenza in quel momento preciso. Questa operazione diventa fondamentale, soprattutto nei processi in cui è fondamentale stabilire con certezza che un documento non sia stato alterato nel corso del tempo.

La differenza principale tra una firma elettronica e una marca temporale sta nel loro scopo: la firma elettronica garantisce l'autenticazione del firmatario e l'integrità del documento, mentre la marca temporale assicura che l'informazione è esistita in una data e un'ora precise. Pertanto, anche in presenza di una firma elettronica, senza una marca temporale l'esatta data di firma non può essere validata legalmente. In altri termini, la marca temporale è necessaria per certificare in modo certo il momento in cui un documento è stato creato o modificato, rendendolo opponibile a terzi.

L'applicazione di una marca temporale a un documento è essenziale per garantire la conservazione a lungo termine di informazioni digitali. Ad esempio, l'uso di marche temporali nei contratti, nelle fatture elettroniche o nelle richieste di anticipo su forniture è una pratica comune che assicura una trasparenza completa, rafforzando la fiducia tra le parti coinvolte.

Vantaggi della marca temporale

L'utilizzo della marca temporale presenta numerosi vantaggi, sia dal punto di vista pratico che legale. Di seguito, analizziamo i principali benefici che la validazione temporale elettronica può offrire.

• Valore legale e opponibilità a terzi. Una delle caratteristiche più rilevanti della marca temporale è la sua capacità di rendere un documento informatico opponibile a terzi. Ciò significa che la validità del documento è riconosciuta non solo dalle parti coinvolte, ma anche da soggetti terzi, come stabilito dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Questo è particolarmente utile in caso di dispute o per la presentazione del documento come prova in contesti giuridici;
• Estensione della validità del documento. Un altro vantaggio significativo è rappresentato dalla capacità della marca temporale di prolungare la validità di un documento oltre la scadenza della firma digitale. Infatti, la marca temporale consente di certificare l'esistenza del documento anche una volta che il certificato della firma digitale è scaduto, garantendo così una continuità di validità legale;
• Praticità. La marca temporale è estremamente facile da utilizzare e richiede soltanto pochi passaggi da effettuare direttamente dal proprio computer. Questo rende il processo di validazione temporale accessibile anche a chi non ha competenze tecniche avanzate;
• Economicità ed efficienza. L'utilizzo della marca temporale comporta una significativa riduzione dei costi e dei tempi necessari per la gestione documentale. L'eliminazione della necessità di stampare, timbrare e archiviare documenti cartacei porta vantaggi operativi tangibili, con una gestione più efficiente dei flussi di lavoro. Inoltre, l'apposizione delle marche temporali riduce al minimo il rischio di errori umani e i costi associati alla gestione tradizionale dei documenti;
• Riconoscimento a livello europeo. In ambito normativo, le marche temporali sono conformi al Regolamento UE n° 910/2014, meglio noto come regolamento eIDAS, che stabilisce uno standard unico per l'identificazione elettronica e la firma digitale all'interno dell'Unione Europea. Questo significa che i documenti con marca temporale sono validi e riconosciuti anche al di fuori dei confini nazionali, favorendo l'interoperabilità tra i diversi Paesi membri.

Sia l'apposizione della firma digitale che della marca temporale devono avvenire per il tramite di appositi enti Certificatori, in possesso di specifici requisiti di professionalità, controllati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Tra gli enti certificati dall' AgID di siamo anche noi di Lettera Senza Busta. Il nostro servizio di marcatura temporale si chiama Data Certa Online e permette di apporre una Data Certa con valore legale a un documento in maniera semplice e immediata, in qualsiasi momento della giornata e direttamente online e dal tuo device preferito: il pc, il tablet o addirittura lo smartphone. Non ti resta che scegliere la tipologia di documento da validare, caricarlo e registrati e/o loggarti al nostro sito.

Non solo, grazie al servizio di Conservazione Sostitutiva offerto da un conservatore certificato ISO 27001:2015, viene assicurata la non deteriorabilità del documento, garantendo integrità, leggibilità e reperibilità per un periodo di 10 anni. Inoltre, il documento acquisisce valore probatorio valido in giudizio, come previsto dall'art. 2704 del Codice Civile.

Lettera Senza Busta, inoltre, offre anche il servizio cheFirma!, la firma digitale che si può ottenere da remoto tramite SPID o video identificazione online, basta avere con se il codice fiscale o tessera sanitaria valida o il documento di riconoscimento valido, più e-mail e numero di telefono.

Che informazioni contiene una marca temporale?

Una marca temporale è una sequenza di dati generata attraverso un processo informatico che attribuisce un riferimento temporale univoco a un documento.

In termini tecnici, la marca temporale viene prodotta da un ente certificatore accreditato – noto come Time Stamp Authority (TSA) – e include una serie di informazioni essenziali che garantiscono la validità legale e la tracciabilità del documento. Ecco le principali informazioni contenute all'interno di una marca temporale:

• Identificativo dell'emittente: l'ente certificatore che ha emesso la marca temporale.
• Numero di serie: un numero univoco che identifica la marca temporale.
• Algoritmo di sottoscrizione: il metodo utilizzato per la creazione della marca temporale.
• Certificato relativo alla chiave di verifica: certificato che consente la verifica della validità della marca temporale.
• Riferimento temporale: la data e l'ora in cui è stata generata la marca temporale.
• Identificativo della funzione hash: il tipo di algoritmo utilizzato per generare l'impronta digitale del documento.
• Valore dell'impronta del documento: una sequenza di caratteri univoca generata dal contenuto del documento stesso.

La marca temporale garantisce che il documento non sia stato alterato successivamente alla sua apposizione, poiché anche la minima modifica del file comporterebbe un cambiamento nell'impronta digitale (“hash”). Questo processo è fondamentale per assicurare l'integrità del documento e per poter dimostrare l'assenza di alterazioni.

La validità delle marche temporali emesse a partire dal 3 dicembre 2009 è garantita per un minimo di 20 anni. Questo periodo può essere ulteriormente esteso in accordo con l'ente certificatore, per assicurare la conservazione del valore legale del documento anche oltre la scadenza della firma digitale.

Conclusioni

In sintesi, la marca temporale non solo garantisce la validità e la sicurezza del documento informatico nel tempo, ma consente anche di estendere la sua opponibilità a terzi e di mantenere la validità legale ben oltre la durata della firma digitale.

Grazie alla sua semplicità di utilizzo e alla conformità con le normative europee, la marca temporale rappresenta una soluzione indispensabile per chiunque abbia necessità di gestire documenti digitali in modo sicuro, efficiente e conforme alla legge.

L'adozione di meccanismi di validazione temporale, come la marca temporale, è sempre più importante in un contesto di crescente digitalizzazione, in cui la certezza dell'integrità e dell'esistenza di un documento in un preciso momento è fondamentale. Che si tratti di contratti, fatture, accordi o documenti legali, la marca temporale offre una garanzia essenziale, rendendo il processo di conservazione digitale non solo più sicuro, ma anche più economico ed efficiente.

Takeaways

• La marca temporale assegna al documento un numero di serie univoco, garantendo che non sia stato alterato dopo l'apposizione, grazie al confronto con l’impronta digitale generata (hash).
• L'algoritmo di sottoscrizione e l'uso di certificati per la verifica assicurano la validità della marca temporale e il suo valore legale nel tempo.
• La validità delle marche temporali è garantita per un minimo di 20 anni, estendibile in accordo con l’ente certificatore, rendendo il documento opponibile a terzi anche oltre la durata della firma digitale.
• Anche una minima modifica al file cambia l'impronta digitale, dimostrando in maniera inconfutabile se un documento è stato alterato, il che è fondamentale per preservare la sua autenticità.
• In un mondo sempre più digitale, la marca temporale è essenziale per garantire la certezza dell'integrità e dell'esistenza di un documento in un preciso momento, con validità legale e opponibilità.

FAQ

A cosa serve la marca temporale?

La marca temporale consente di dimostrare l'esistenza di un documento a un determinato istante, fornendo una prova giuridicamente valida della sua creazione o esistenza in quel momento preciso. Questa operazione diventa fondamentale, soprattutto nei processi in cui è necessario stabilire con certezza che un documento non sia stato alterato nel corso del tempo.

Quali sono i vantaggi della marca temporale?

L'utilizzo della marca temporale presenta numerosi vantaggi, tra cui valore legale e opponibilità a terzi, estensione della validità del documento oltre la scadenza della firma digitale, praticità d'uso, economicità, efficienza e riconoscimento a livello europeo grazie alla conformità con il regolamento eIDAS.

Che informazioni contiene una marca temporale?

Una marca temporale include diverse informazioni essenziali, tra cui l'identificativo dell'emittente, il numero di serie, l'algoritmo di sottoscrizione, il certificato relativo alla chiave di verifica, il riferimento temporale, l'identificativo della funzione hash e il valore dell'impronta del documento.