Quali documenti devono essere conservati digitalmente? Una guida per essere in regola

06 dicembre 2024

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In questo articolo parleremo di...

• La conservazione digitale è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID. Questi strumenti stabiliscono principi e regole tecniche per garantire autenticità, integrità e accessibilità dei documenti. L’adozione di sistemi certificati, firme digitali e formati standard come il PDF/A è obbligatoria per assicurare la validità legale e la reperibilità nel tempo.
• Tra i documenti che devono essere conservati digitalmente troviamo: fatture elettroniche, registri fiscali, bilanci aziendali, contratti con firma digitale e comunicazioni PEC. Questi documenti devono essere conservati per almeno 10 anni, seguendo procedure che garantiscano la loro immodificabilità e leggibilità.
• Per essere a norma, la conservazione digitale deve rispettare criteri rigorosi, tra cui autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. L’utilizzo di sistemi di indicizzazione, migrazioni tecnologiche pianificate e un Responsabile della Conservazione sono elementi chiave per una gestione sicura ed efficiente.

Dalle fatture elettroniche ai registri fiscali, passando per contratti e comunicazioni PEC, la normativa richiede sistemi certificati e procedure standard per rispettare le regole sulla conservazione digitale obbligatoria

La digitalizzazione è ormai una realtà imprescindibile per aziende e pubbliche amministrazioni, trasformando il modo in cui si gestiscono i documenti. Tuttavia, la transizione dal cartaceo al digitale non si limita a una semplice questione di comodità: conservare correttamente i documenti in formato elettronico è fondamentale per rispettare le normative, evitare sanzioni e garantire la sicurezza delle informazioni.

In Italia, leggi e linee guida specifiche regolano in dettaglio quali documenti devono essere conservati digitalmente, definendo requisiti tecnici e procedurali che non possono essere ignorati. Questo non solo per assicurarne la validità legale, ma anche per facilitarne l’accesso e la gestione in caso di necessità operative o controlli.

In questo approfondimento, faremo chiarezza su quali documenti rientrano nell’obbligo di conservazione digitale

Cenni sulla normativa italiana in materia di conservazione digitale

La normativa italiana che regola la conservazione digitale dei documenti è incentrata sul Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), integrato dalle Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Questi strumenti normativi definiscono i principi e le regole tecniche per la gestione dei documenti informatici, con l’obiettivo di garantire la loro validità legale, sicurezza e accessibilità nel tempo.

Il CAD, introdotto con il Decreto Legislativo n. 82 del 2005 e successivamente aggiornato, stabilisce i principi fondamentali per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e delle imprese private. In particolare, l’articolo 44 definisce i requisiti tecnici e organizzativi per la conservazione digitale, evidenziando la necessità di:

• garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati;
• adottare strumenti e sistemi di conservazione certificati, capaci di preservare la validità legale e l’immodificabilità dei documenti;
• utilizzare firme digitali, marcature temporali e tecnologie equivalenti per attribuire ai documenti una data certa e impedirne alterazioni.

Il CAD riconosce inoltre la piena validità legale dei documenti informatici, equiparandoli ai documenti cartacei, purché siano gestiti secondo le modalità previste dalla normativa.

Le Linee Guida emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale, entrate in vigore il 1° gennaio 2022, sostituiscono i precedenti manuali tecnici e disciplinano l’intero ciclo di vita del documento informatico, dalla sua formazione alla conservazione. Tra le principali indicazioni in esse contenute si evidenziano:

• l’obbligo di utilizzare sistemi di conservazione certificati, ovvero piattaforme che rispettano specifiche tecniche riconosciute a livello nazionale ed europeo;
• la definizione di procedure dettagliate per l’apposizione di firme digitali e marche temporali, indispensabili per garantire l’immodificabilità e l’autenticità dei documenti;
• l’obbligo di redigere un Manuale di Conservazione, documento indispensabile che descrive i processi, i ruoli e le responsabilità di coloro che sono coinvolti nella conservazione digitale;
• l’utilizzo di formati standard internazionali, come il PDF/A, per assicurare la leggibilità e la compatibilità dei documenti nel tempo.

Le Linee Guida, inoltre, impongono l’adozione di un Responsabile della Conservazione, figura che supervisiona le attività connesse alla conservazione digitale e garantisce il rispetto delle normative.

Documenti soggetti a conservazione digitale obbligatoria

La normativa italiana specifica le categorie di documenti per cui è obbligatoria la conservazione digitale, prevedendo requisiti stringenti per garantirne l’inalterabilità e la reperibilità nel tempo.

Un ruolo centrale è occupato dalle fatture elettroniche, la cui emissione e conservazione sono obbligatorie dal 2019. Questi documenti rappresentano la base della gestione fiscale delle imprese e devono essere custoditi digitalmente per almeno 10 anni, in conformità con le norme tributarie. A questo si aggiunge l’obbligo di conservare i documenti fiscalmente rilevanti, tra cui registri contabili, bilanci aziendali, dichiarazioni dei redditi e versamenti fiscali come i modelli F23 e F24.

Anche i contratti firmati digitalmente rientrano tra i documenti soggetti a conservazione obbligatoria. La firma digitale conferisce loro una validità equiparata a quella della firma autografa, rendendo necessario conservarli a norma per garantirne l’eventuale esibizione in sede giudiziale o amministrativa.

Un altro aspetto significativo riguarda le comunicazioni via Posta Elettronica Certificata. Essendo la PEC equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno, i messaggi e le relative ricevute devono essere conservati per un periodo minimo di 10 anni, soprattutto se legati a transazioni commerciali, notifiche legali o scambi tra pubbliche amministrazioni.

Infine, devono essere conservati digitalmente tutti i documenti che nascono in formato elettronico e che hanno rilevanza civilistica o fiscale, come report aziendali, verbali di assemblee societarie, certificazioni uniche e dichiarazioni IVA.

Requisiti per una corretta conservazione digitale

Per essere a norma, la conservazione digitale deve rispettare diversi requisiti tecnici e legali che assicurino la validità e la disponibilità dei documenti nel tempo:

• autenticità. Il documento deve garantire la certezza dell’identità del soggetto che lo ha prodotto o firmato. Ciò è ottenuto tramite l’uso di firme digitali e marcature temporali, che certificano la data e l’immodificabilità del documento;
• integrità. Il contenuto del documento deve rimanere invariato rispetto alla sua versione originale. I sistemi di conservazione certificati adottano tecnologie che impediscono modifiche non autorizzate e registrano eventuali tentativi di manomissione;
• affidabilità. Il documento deve rappresentare fedelmente i fatti o gli atti a cui si riferisce, dimostrando la sua capacità di fornire una testimonianza valida e coerente in sede amministrativa, fiscale o legale;
• leggibilità. I documenti devono poter essere visualizzati e compresi nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica. Questo richiede l’utilizzo di formati standard, come il PDF/A, e la pianificazione di migrazioni periodiche verso nuove tecnologie;
• reperibilità. Deve essere possibile individuare e recuperare i documenti rapidamente e con precisione. A tal fine, è necessario predisporre un sistema di indicizzazione efficiente e strumenti di ricerca avanzati, anche per archivi di grandi dimensioni.

La soluzione ideale per una conservazione digitale sicura e conforme

La conservazione digitale non è più solo un aspetto tecnico della gestione documentale, ma una vera e propria necessità per chi opera in un contesto professionale. Con la crescita esponenziale dei dati e l’obbligo di rispettare normative sempre più stringenti, adottare un sistema sicuro ed efficace per archiviare i documenti elettronici è diventato imprescindibile. Garantire la validità legale, l’accessibilità e la sicurezza delle informazioni non è solo una questione di compliance, ma un investimento per il futuro di ogni organizzazione.

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Conservazione digitale dei documenti: domande & risposte

Quali sono le fonti normative per la conservazione digitale in Italia?

Le principali fonti normative in Italia sono il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Questi regolamenti definiscono i requisiti tecnici e organizzativi per garantire la validità legale e la sicurezza dei documenti conservati digitalmente.

Quali documenti devono essere conservati digitalmente?

La normativa prevede l’obbligo di conservazione digitale per documenti come fatture elettroniche, registri fiscali, bilanci, contratti firmati digitalmente e comunicazioni via PEC, oltre a qualsiasi documento con rilevanza civilistica o fiscale che nasce in formato elettronico.

Quali requisiti tecnici devono rispettare i documenti digitali?

I documenti digitali devono garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Ciò si ottiene attraverso firme digitali, marcature temporali, formati standard come PDF/A e sistemi di conservazione certificati.