17 gennaio 2025
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Occuparsi di digitalizzazione richiede una comprensione precisa dei termini che lo definiscono. Spesso sentiamo parlare di documento elettronico e documento informatico come se fossero sinonimi, ma in realtà esistono differenze sostanziali che è fondamentale conoscere, soprattutto in contesti legali e amministrativi.
Ma quali sono, nello specifico, queste differenze?
Per rispondere a questa domanda, dobbiamo innanzitutto analizzare le definizioni e il quadro normativo che disciplinano questi due concetti. Lo facciamo in questo articolo di LetteraSenzaBusta.
Per districare la matassa, è essenziale partire dalle definizioni. Il documento elettronico, come stabilito dal Regolamento eIDAS, è “qualsiasi contenuto che sia conservato in forma elettronica, in particolare in modalità di testuale o come registrazione sonora, visiva o audiovisiva”. Questa definizione è volutamente ampia e include un’infinità di contenuti digitali: un’email, una fotografia, un file audio, un video.
D’altra parte, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) definisce il documento informatico come la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati che siano giuridicamente rilevanti”.
Si noti la differenza. L’enfasi qui è sulla rilevanza giuridica. Mentre un documento elettronico può essere qualsiasi cosa in formato digitale, un documento informatico ha un peso legale specifico.
In altre parole: tutti i documenti informatici sono documenti elettronici, ma non tutti i documenti elettronici sono documenti informatici.
Questa distinzione, apparentemente sottile, ha implicazioni concrete nel modo in cui questi documenti vengono gestiti e considerati legalmente. Ma quali sono le caratteristiche che distinguono ulteriormente questi due tipi di documenti?
Le differenze tra documento elettronico e documento informatico emergono con chiarezza quando si analizzano le loro caratteristiche distintive.
Partiamo dall'origine: un documento elettronico può nascere digitale, come un testo scritto al computer, o essere la digitalizzazione di un documento cartaceo. Un documento informatico, pur essendo anch'esso in formato digitale, si qualifica come tale per la sua capacità di rappresentare atti, fatti o dati con valenza giuridica.
La vera svolta, però, si ha nella validità legale. Un semplice documento elettronico può acquisire valore legale se firmato elettronicamente, seguendo le normative.
Tuttavia, per un documento informatico che necessita di piena validità giuridica, come un contratto digitale o un atto amministrativo, è indispensabile l'utilizzo di firme digitali qualificate o avanzate.
Queste firme garantiscono l'autenticità del firmatario, l'integrità del contenuto e il non ripudio, ovvero l'impossibilità per il firmatario di disconoscere il documento. Infine, la conservazione. Un documento elettronico può essere archiviato su qualsiasi supporto digitale.
Un documento informatico, invece, deve essere conservato digitalmente secondo precise Linee Guida, che ne assicurino l'accessibilità, l'integrità e la leggibilità nel tempo.
Questa esigenza di conservazione a norma è fondamentale per garantire la validità probatoria del documento informatico nel lungo periodo.
Ma come si traduce questa distinzione nella pratica quotidiana di aziende e pubbliche amministrazioni?
La distinzione tra documento elettronico e documento informatico non è un mero esercizio teorico; ha implicazioni pratiche significative, soprattutto per le pubbliche amministrazioni e le aziende.
Le Pubbliche Amministrazioni, per esempio, sono tenute a utilizzare documenti informatici per garantire la trasparenza e l'efficienza dei processi.
Pensiamo alla fatturazione elettronica: le fatture emesse e ricevute dalla PA sono documenti informatici con valore legale e devono essere conservate digitalmente a norma.
Allo stesso modo, i processi amministrativi digitalizzati, come le istanze online o le comunicazioni ufficiali, si basano sull'utilizzo di documenti informatici. Per le aziende, la corretta distinzione è altrettanto cruciale.
Riconoscere quando un documento elettronico assume la forma di documento informatico è fondamentale per rispettare gli obblighi normativi e ottimizzare i processi interni.
Ad esempio, un contratto firmato digitalmente è un documento informatico che richiede una conservazione a norma per la sua validità nel tempo.
L'adozione di strumenti adeguati per la gestione e la conservazione dei documenti informatici diventa quindi un elemento chiave per evitare sanzioni e migliorare la competitività.
La scelta di software e servizi che rispettino le normative vigenti è una decisione strategica che impatta direttamente sull'operatività e sulla sicurezza delle informazioni. In questo contesto, la conservazione digitale assume un ruolo sempre più centrale.
La conservazione digitale non è più percepita come un mero adempimento burocratico, ma si sta affermando come una vera e propria esigenza strategica per chiunque operi in un contesto professionale.
L'esplosione dei dati digitali e la crescente complessità delle normative rendono imprescindibile l'adozione di sistemi affidabili ed efficienti per l'archiviazione dei documenti elettronici, e in particolare dei documenti informatici.
Non si tratta solo di rispettare la legge; garantire la validità, la sicurezza e la facile accessibilità delle informazioni rappresenta un investimento cruciale per il futuro di ogni organizzazione.
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Qual è la differenza fondamentale tra un documento elettronico e un documento informatico?
La differenza fondamentale risiede nella rilevanza giuridica. Un documento elettronico è qualsiasi contenuto in formato digitale, come un’email, una foto o un file audio. Un documento informatico, invece, è una rappresentazione digitale di atti, fatti o dati con valore legale. Pensate a una scansione di un contratto: è un documento elettronico. Ma se quel contratto è firmato digitalmente con una firma qualificata, diventa un documento informatico con piena validità legale. In sintesi, tutti i documenti informatici sono elettronici, ma non tutti i documenti elettronici sono informatici. La chiave è la capacità del documento informatico di avere un peso legale riconosciuto.
Perché un'azienda o una pubblica amministrazione dovrebbero preoccuparsi della distinzione tra documento elettronico e documento informatico?
La distinzione è cruciale per la conformità normativa e l'efficienza operativa. Le leggi e i regolamenti, soprattutto in ambito pubblico, richiedono l'utilizzo di documenti informatici per determinate transazioni e comunicazioni, come la fatturazione elettronica o gli atti amministrativi. Ignorare questa distinzione può portare a sanzioni legali e problemi di validità dei documenti. Per le aziende, comprendere la differenza è essenziale per gestire correttamente i contratti digitali, le comunicazioni con la PA e altri documenti con rilevanza legale. Utilizzare un documento elettronico semplice al posto di un documento informatico dove richiesto potrebbe invalidare un accordo o una pratica amministrativa. La consapevolezza di questa differenza permette di adottare le procedure e gli strumenti corretti, ottimizzando i processi e riducendo i rischi legali.
Cosa significa conservazione digitale a norma e perché è così importante per i documenti informatici?
La conservazione digitale a norma è un processo regolamentato che assicura nel tempo l'integrità, l'autenticità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici. Non si tratta semplicemente di archiviare file su un server. La normativa prevede procedure specifiche per la marcatura temporale, la firma digitale dei pacchetti di archiviazione e la nomina di un responsabile della conservazione. È fondamentale per i documenti informatici perché garantisce che mantengano il loro valore legale nel tempo. Senza una conservazione a norma, un documento informatico, pur essendo nato valido, potrebbe perdere la sua efficacia probatoria in un eventuale contenzioso. Per aziende e PA, la conservazione digitale a norma è un obbligo legale ma anche una garanzia di sicurezza e affidabilità delle proprie informazioni nel lungo periodo.
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