29 gennaio 2025
News
In questo articolo parliamo di...
In Italia a fatturazione elettronica è diventata una realtà consolidata. Ma cosa succede dopo l'emissione e la ricezione di questi documenti digitali? Esiste un obbligo ben preciso: la conservazione.
La normativa italiana, attraverso il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le leggi fiscali, stabilisce che tutti i contribuenti, sia chi emette sia chi riceve fatture elettroniche, devono conservarle digitalmente per dieci anni.
Non si tratta di una semplice raccomandazione, bensì di un imperativo legale volto a preservare nel tempo l'autenticità, l'integrità e la leggibilità di questi documenti fondamentali per la vita aziendale.
Ma attenzione, non basta archiviare il file XML in una cartella del computer o su un cloud generico.
Il processo di conservazione richiede il rispetto di standard tecnici e legali specifici.
L'Agenzia delle Entrate, pur consapevole della complessità che ciò può comportare, mette a disposizione un servizio gratuito per la conservazione delle fatture transitate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Nonostante questa opzione, molte aziende preferiscono affidarsi a fornitori specializzati.
Perché questa scelta?
Probabilmente perché questi provider offrono servizi più completi e personalizzati, capaci di adattarsi meglio alle specifiche esigenze di ogni realtà imprenditoriale. Ma quali sono le modalità concrete per conservare correttamente questi documenti digitali? Il prossimo paragrafo approfondirà proprio questo aspetto cruciale.
Per essere in regola con la legge, non si può improvvisare. È necessario adottare un sistema di conservazione digitale a norma, un sistema cioè che offra garanzie solide di immodificabilità e validità legale del documento nel tempo.
Questi sistemi, per essere considerati validi, devono essere certificati e seguire procedure ben precise, come l'apposizione della marcatura temporale e della firma digitale qualificata. Questi elementi non sono meri dettagli tecnici, ma strumenti fondamentali per attestare la data e l'ora esatta di creazione del documento e l'identità del suo autore, rendendolo legalmente inoppugnabile.
Le aziende si trovano di fronte a diverse opzioni per gestire questo delicato processo. Da un lato, c'è la possibilità di optare per una gestione interna, che però implica l'implementazione di un sistema di conservazione conforme e la formazione adeguata del personale incaricato.
Dall'altro lato, sempre più imprese scelgono la via dei servizi esterni, affidandosi a provider accreditati che offrono soluzioni integrate per la gestione e la conservazione digitale. Qualunque sia la scelta, un aspetto non negoziabile è la tracciabilità dei documenti.
Cosa significa?
Significa essere in grado di ricostruire il percorso del documento, dimostrando inequivocabilmente l'osservanza degli obblighi normativi in caso di controlli da parte dell'Agenzia delle Entrate.
Ma cosa accade se queste regole non vengono rispettate? Quali sono le conseguenze per chi non conserva correttamente le fatture elettroniche?
La leggerezza o la negligenza nella conservazione delle fatture elettroniche possono tradursi in conseguenze tutt'altro che trascurabili. Le ripercussioni per chi non adempie a quest'obbligo possono essere pesanti, sia dal punto di vista economico che operativo. Innanzitutto, la normativa prevede sanzioni pecuniarie tutt'altro che irrisorie.
Si parla di multe che possono oscillare da un minimo di 1.032,91 euro fino a un massimo di 7.746,85 euro per ogni singola irregolarità riscontrata.
Una cifra che, a seconda del numero di fatture non correttamente conservate, può diventare un vero e proprio salasso per l'azienda.
Ma le sanzioni economiche non sono l'unica spada di Damocle che pende sulle imprese inadempienti.
In caso di accertamenti da parte dell'Agenzia delle Entrate, l'impossibilità di esibire documenti conservati a norma può innescare ulteriori sanzioni e, cosa ancora più grave, la perdita della possibilità di utilizzare quei documenti come prova a proprio favore.
Questo può avere conseguenze devastanti in caso di contestazioni. Infine, non bisogna sottovalutare i rischi reputazionali e operativi. Un'azienda che non rispetta gli obblighi di legge può subire un serio danno d'immagine, perdendo credibilità agli occhi di clienti e partner.
Inoltre, una gestione amministrativa inefficiente, causata dalla mancata conservazione, può rallentare le operazioni e creare disorganizzazione interna.
Ecco perché la corretta conservazione non è solo un adempimento burocratico, ma una vera e propria tutela per l'azienda.
Ma quali sono i vantaggi concreti di adottare un sistema di conservazione digitale a norma?
Scegliere un sistema di conservazione a norma non è semplicemente una questione di evitare sanzioni, ma rappresenta una decisione strategica che può portare benefici tangibili all'intera organizzazione aziendale. Tra i vantaggi più evidenti, spicca la potenziale riduzione dei costi operativi. L'abbandono degli archivi cartacei, con le spese legate allo spazio fisico, alla stampa, alla gestione e alla ricerca manuale dei documenti, si traduce in un risparmio economico considerevole.
L'automazione dei processi, inoltre, libera risorse umane preziose che possono essere impiegate in attività a maggiore valore aggiunto. Al di là del risparmio, la conservazione digitale a norma incrementa l'efficienza aziendale, consentendo un accesso rapido e sicuro ai documenti da parte del personale autorizzato, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Questo si traduce in una maggiore reattività e in processi decisionali più rapidi e informati.
Un ulteriore aspetto da non sottovalutare è la maggiore sicurezza offerta dai documenti digitali rispetto a quelli cartacei, vulnerabili a danni fisici, smarrimenti o accessi non autorizzati. Un sistema di conservazione digitale a norma garantisce l'integrità e la riservatezza delle informazioni.
Ma quali sono le soluzioni concrete disponibili sul mercato per implementare un sistema di questo tipo?
Tra le diverse opzioni disponibili per la conservazione digitale a norma, DocuCloud, offerto da LetteraSenzaBusta, si distingue per un approccio particolarmente orientato alla flessibilità e all'ottimizzazione dei costi. Questo servizio si propone come una soluzione completa per la conservazione a norma di legge per un periodo di dieci anni, rispettando pienamente le normative vigenti in materia.
Una delle caratteristiche più innovative di DocuCloud risiede nel suo modello di pagamento: il costo è calcolato esclusivamente in base allo spazio di archiviazione effettivamente occupato dai documenti. Questo si traduce in un vantaggio significativo per le aziende, soprattutto per quelle di piccole e medie dimensioni, che possono beneficiare di un servizio professionale senza dover sostenere spese fisse elevate, pagando solo per l'utilizzo effettivo.
Non ci sono costi nascosti o sorprese in bolletta: la trasparenza è un elemento chiave di DocuCloud. L'attivazione del servizio è pensata per essere semplice e veloce, permettendo alle aziende di implementare rapidamente la conservazione digitale a norma senza lunghe procedure burocratiche.
Scegliere DocuCloud rappresenta quindi un'opportunità concreta per affrontare le sfide della digitalizzazione con maggiore tranquillità, affidandosi a un partner che punta sulla semplicità, sulla trasparenza dei costi e sulla conformità alle normative.
Qual è il periodo di tempo previsto per la conservazione delle fatture elettroniche e cosa rischia chi non rispetta questo obbligo?
La normativa italiana impone un periodo di conservazione di dieci anni per le fatture elettroniche, sia per chi le emette sia per chi le riceve. Questo obbligo è sancito dal Codice dell'Amministrazione Digitale e dalle disposizioni fiscali. Chi non rispetta tale obbligo si espone a diverse conseguenze negative. Innanzitutto, sono previste sanzioni pecuniarie che possono variare da un minimo di 1.032,91 euro fino a un massimo di 7.746,85 euro per ogni irregolarità riscontrata. Inoltre, in caso di controlli fiscali, l'impossibilità di esibire le fatture conservate a norma può portare a ulteriori sanzioni e alla perdita della possibilità di utilizzare tali documenti come prova a proprio favore durante eventuali contestazioni con l'Agenzia delle Entrate. La mancata conservazione può anche danneggiare la reputazione aziendale e complicare la gestione amministrativa interna.
È sufficiente salvare le fatture elettroniche in formato XML sul proprio computer per essere in regola con la normativa, o sono necessari ulteriori accorgimenti?
No, salvare semplicemente le fatture elettroniche in formato XML sul proprio computer non è sufficiente per essere in regola con la normativa sulla conservazione digitale. La legge richiede che il processo di conservazione garantisca nel tempo l'autenticità, l'integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti. Questo implica l'adozione di un sistema di conservazione digitale a norma, che prevede procedure specifiche come l'apposizione della marcatura temporale e della firma digitale qualificata. Questi elementi sono fondamentali per attestare la data e l'ora certa di creazione del documento e l'identità del soggetto emittente o responsabile della conservazione, conferendo al documento valore legale. Un semplice salvataggio su un computer non offre queste garanzie e, pertanto, non è conforme alla normativa vigente.
Quali sono i vantaggi concreti derivanti dall'adozione di un sistema di conservazione digitale a norma, al di là dell'evitare sanzioni?
Adottare un sistema di conservazione digitale a norma offre numerosi vantaggi che vanno ben oltre l'evitare le sanzioni. Uno dei benefici principali è la significativa riduzione dei costi operativi legati alla gestione degli archivi cartacei, come lo spazio fisico, la stampa, la movimentazione e la ricerca dei documenti. La conservazione digitale migliora l'efficienza aziendale, consentendo un accesso rapido e semplice ai documenti da parte del personale autorizzato, con conseguente risparmio di tempo e risorse. Inoltre, i documenti digitali sono più sicuri rispetto a quelli cartacei, in quanto protetti da rischi come incendi, allagamenti o smarrimenti. Un sistema di conservazione a norma contribuisce anche alla sostenibilità ambientale, riducendo il consumo di carta. Infine, l'adozione di tali sistemi facilita la transizione verso una gestione documentale completamente digitale, rendendo l'azienda più moderna e competitiva nel contesto del mercato odierno.
Privacy Policy
Cookie Policy
Aggiornamento cookie
Termini e Condizioni
Copyright Innovatio Online Ltd
VAT number: GB206342932
