01 aprile 2025
Conservazione
La Conservazione Digitale a norma di legge è un processo regolamentato dalla legge italiana che permette di mantenere documenti informatici autentici, integri, leggibili e sempre disponibili nel tempo.
In questo articolo approfondiremo cos'è la conservazione digitale, per chi è obbligatoria, quali documenti vanno conservati, e come DocuCloud, il servizio di Conservazone Digitale a consumo effettivo di LetteraSenzaBusta.com può farti risparmiare significativamente rispetto ai servizi tradizionali che fornisce alle imprese anche il Manuale di Conservazione.
La conservazione digitale NON deve essere confusa con la semplice archiviazione digitale.
Infatti, si tratta di un processo specifico normato dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Regole Tecniche dell'AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Questo sistema assicura che i documenti conservati rimangano validi legalmente nel tempo, garantendo integrità e sicurezza.
I privati cittadini non sono obbligati per legge alla conservazione digitale, tuttavia è fortemente consigliata per documenti importanti come bollette, contratti, ricevute fiscali e dichiarazioni, al fine di garantire integrità e validità probatoria in caso di necessità.
Per aziende, lavoratori autonomi e titolari di Partita IVA, la conservazione digitale è obbligatoria per molti documenti.
Secondo il Codice Civile (art. 2220) e il CAD, questi documenti devono essere conservati obbligatoriamente per almeno 10 anni.
Alcuni esempi:
Fatture elettroniche attive e passive
Registri IVA
Bilanci e libri contabili
Contratti e documenti fiscali
Messaggi PEC inviati e ricevuti
La mancata conservazione digitale dei documenti aziendali comporta sanzioni amministrative che variano dai 1.000 agli 8.000 euro.
È fondamentale quindi dotarsi di un sistema certificato che garantisca il rispetto degli obblighi normativi.
DocuCloud è il primo servizio in Italia di Conservazione Digitale a consumo effettivo, garantito dalla società certificata Intesi Group S.p.A.
A differenza dei tradizionali servizi che prevedono abbonamenti annuali obbligatori con pacchetti predefiniti (spesso di almeno 1 GB), con DocuCloud paghi solo i MB effettivamente utilizzati, assicurando un notevole risparmio economico.
Nessun abbonamento annuale obbligatorio
Pagamento a consumo effettivo per ogni MB conservato
Documenti immediatamente conservati per 10 anni senza rinnovi
Automazione della conservazione dei documenti prodotti dai servizi di LetteraSenzaBusta (PEC, Firma Digitale, Data Certa, raccomandate, telegrammi, fax)
Per attivare DocuCloud è necessaria solo una Firma Digitale cheFIRMA!, ottenibile gratuitamente online con SPID o Video Identificazione.
Il costo una tantum per l'attivazione del servizio è di soli €8,98 IVA inclusa, equivalente all'apposizione della firma digitale e marca temporale sul contratto di attivazione di DocuCloud.
Per le aziende è inoltre obbligatorio avere un Manuale di Conservazione, documento che illustra tutte le procedure adottate per garantire la corretta gestione del sistema di conservazione digitale.
DocuCloud consente di creare, firmare digitalmente e conservare automaticamente anche questo importante documento.
In questo articolo abbiamo visto che in questo momento, in Italia, la Conservazione Digitale è obbligatoria solo per le aziende, mentre per i privati cittadini è caldamente consigliata.
Scegliere DocuCloud significa adottare un servizio di conservazione digitale a norma innovativo, sicuro, conforme alla normativa e con un risparmio garantito rispetto ai servizi tradizionali.
Non rischiare sanzioni se sei una azienda e non rischiare di perdere documenti personali se sei un privato cittadino e scegli la comodità e la trasparenza di un servizio di Conservazione Digitale a consumo effettivo grazie al quale paghi solo ciò che effettivamente usi.
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