Conservazione Digitale: Guida Completa agli Obblighi e ai Vantaggi per Privati e Aziende

01 aprile 2025

Conservazione

Scopri per chi è obbligatoria la Conservazione Digitale a norma di legge in Italia, quali documenti bisogna obbligatoriamente conservare e la soluzione per risparmiare

La Conservazione Digitale a norma di legge è un processo regolamentato dalla legge italiana che permette di mantenere documenti informatici autentici, integri, leggibili e sempre disponibili nel tempo.

In questo articolo approfondiremo cos'è la conservazione digitale, per chi è obbligatoria, quali documenti vanno conservati, e come DocuCloud, il servizio di Conservazone Digitale a consumo effettivo di LetteraSenzaBusta.com può farti risparmiare significativamente rispetto ai servizi tradizionali.


Cos'è la Conservazione Digitale

La conservazione digitale NON deve essere confusa con la semplice archiviazione digitale.

Infatti, si tratta di un processo specifico normato dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Regole Tecniche dell'AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Questo sistema assicura che i documenti conservati rimangano validi legalmente nel tempo, garantendo integrità e sicurezza.


Chi deve obbligatoriamente conservare digitalmente i documenti?

Privati cittadini

I privati cittadini non sono obbligati per legge alla conservazione digitale, tuttavia è fortemente consigliata per documenti importanti come bollette, contratti, ricevute fiscali e dichiarazioni, al fine di garantire integrità e validità probatoria in caso di necessità.

Aziende e lavoratori autonomi

Per aziende, lavoratori autonomi e titolari di Partita IVA, la conservazione digitale è obbligatoria per molti documenti.

Secondo il Codice Civile (art. 2220) e il CAD, questi documenti devono essere conservati obbligatoriamente per almeno 10 anni.

Alcuni esempi:

  • Fatture elettroniche attive e passive

  • Registri IVA

  • Bilanci e libri contabili

  • Contratti e documenti fiscali

  • Messaggi PEC inviati e ricevuti


Rischio sanzioni

La mancata conservazione digitale dei documenti aziendali comporta sanzioni amministrative che variano dai 1.000 agli 8.000 euro.

È fondamentale quindi dotarsi di un sistema certificato che garantisca il rispetto degli obblighi normativi.

Perché scegliere DocuCloud?

DocuCloud è il primo servizio in Italia di Conservazione Digitale a consumo effettivo, garantito dalla società certificata Intesi Group S.p.A.

A differenza dei tradizionali servizi che prevedono abbonamenti annuali obbligatori con pacchetti predefiniti (spesso di almeno 1 GB), con DocuCloud paghi solo i MB effettivamente utilizzati, assicurando un notevole risparmio economico.

Vantaggi esclusivi di DocuCloud:

  • Nessun abbonamento annuale obbligatorio

  • Pagamento a consumo effettivo per ogni MB conservato

  • Documenti immediatamente conservati per 10 anni senza rinnovi

  • Automazione della conservazione dei documenti prodotti dai servizi di LetteraSenzaBusta (PEC, Firma Digitale, Data Certa, raccomandate, telegrammi, fax)


Come attivare DocuCloud?

Per attivare DocuCloud è necessaria solo una Firma Digitale cheFIRMA!, ottenibile gratuitamente online con SPID o Video Identificazione.

Il costo una tantum per l'attivazione del servizio è di soli €8,98 IVA inclusa, equivalente all'apposizione della firma digitale e marca temporale sul contratto di attivazione di DocuCloud.

Manuale di Conservazione obbligatorio

Per le aziende è inoltre obbligatorio avere un Manuale di Conservazione, documento che illustra tutte le procedure adottate per garantire la corretta gestione del sistema di conservazione digitale.

DocuCloud consente di creare, firmare digitalmente e conservare automaticamente anche questo importante documento.


Conclusione

In questo articolo abbiamo visto che in questo momento, in Italia, la Conservazione Digitale è obbligatoria solo per le aziende, mentre per i privati cittadini è caldamente consigliata.

Scegliere DocuCloud significa adottare un servizio di conservazione digitale a norma innovativo, sicuro, conforme alla normativa e con un risparmio garantito rispetto ai servizi tradizionali.

Non rischiare sanzioni se sei una azienda e non rischiare di perdere documenti personali se sei un privato cittadino e scegli la comodità e la trasparenza di un servizio di Conservazione Digitale a consumo effettivo grazie al quale paghi solo ciò che effettivamente usi.