Classi Documentali e Metadati: il Cuore della Conservazione Digitale a Norma

03 aprile 2025

Conservazione

Tutto quello che devi sapere sulle Classi Documentali e sui Metadati prima di scegliere il servizio di Conservazione Digitale per la tua impresa o per i tuoi documenti personali

Se stai cercando un servizio di Conservazione Digitale a norma di legge davvero efficiente, devi conoscere due elementi fondamentali: le Classi Documentali e i Metadati.

Questi due strumenti sono alla base di qualsiasi sistema serio e conforme alla normativa italiana.

In questo articolo ti spegheremo nel dettaglio cosa sono e a cosa servono le Classi Documentali e i Metadati in modo tale che tu possa scegliere il servizio di conservazione digitale più appropriato alle tue esigenze.

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Cosa sono le Classi Documentali?

Le classi documentali sono categorie che organizzano i documenti digitali secondo criteri ben precisi: tipologia, finalità, natura giuridica e contesto amministrativo.

Sono fondamentali perché:

• Garantiscono conformità alle normative, rispettando il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Regole Tecniche di AgID.
• Favoriscono l’ordine e l’efficienza, permettendo di trovare rapidamente ogni documento.
• Rendono il sistema sicuro, assicurando integrità e autenticità dei file conservati.

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Cosa sono i Metadati?

I metadati sono informazioni aggiuntive che accompagnano ogni documento.

Una sorta di carta d’identità digitale indispensabile per:

• Identificare i documenti, con dati su autore, data di emissione, e altri dettagli rilevanti.
• Facilitare la ricerca, anche in archivi digitali molto estesi.
• Garantire validità legale, conferendo valore probatorio ai documenti conservati.

Metadati obbligatori secondo la normativa:

1. Identificativo univoco del documento
2. Modalità di formazione
3. Dati di registrazione
4. Soggetti coinvolti
5. Chiave descrittiva
6. Allegati
7. Riservato
8. Verifica
9. Versione documento

Anche se la lista sembra breve, ciascun metadato richiede ulteriori informazioni dettagliate da inserire.

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Con DocuCloud tutto è più semplice

A differenza di molti servizi che richiedono l’inserimento manuale di ogni metadato, DocuCloud, l'unico servizio in Europa di Conservazione Digitale a consumo effettivo,  automatizza la compilazione della maggior parte di questi dati, risparmiandoti tempo e fatica.

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Come lavorano insieme Classi Documentali e Metadati?

Le classi documentali ti aiutano a organizzare, i metadati a descrivere.

Insieme rendono la gestione dei documenti:

• Ordinata e conforme
• Facile da consultare
• Legalmente valida in caso di verifiche

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34 Classi Documentali: la potenza di DocuCloud

Al contrario di altri servizi limitati, DocuCloud offre ben 34 classi documentali conformi al CAD e ad AgID, tra cui:

Fatture elettroniche attive e passive, Cedolini, Contratti, PEC, Registri fiscali, Bilanci, Certificazioni, Manuale di conservazione, Verbali, Note spese, Documenti sanitari (esclusi quelli vietati), e molti altri.

Questa ampia classificazione ti permette di catalogare in modo preciso e completo qualsiasi documento.

Perché sono così importanti le 34 classi documentali?

Un sistema con poche classi è disorganizzato e rischia di compromettere la validità dei documenti. Con DocuCloud:

1. Ogni file trova il suo posto preciso
2. Tutto è conforme alla legge
3. Nessun documento resta escluso o non classificato correttamente

Devo fare qualcosa per configurare DocuCloud?

No. DocuCloud è già configurato con tutte le classi pronte all’uso.

Tu dovrai solo completare, in alcuni casi, 3 o 4 metadati manualmente. Il resto viene compilato automaticamente.

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Metadati automatici per Fatture Elettroniche e PEC

• Fatture elettroniche: DocuCloud estrae i metadati dal file XML.
• Messaggi SuperPEC: attiva la conservazione dalla webmail, e DocuCloud conserva tutto automaticamente.
• Altri servizi LetteraSenzaBusta: tutti i documenti prodotti con Firma Digitale, Data Certa, Raccomandate, Reclami, Fax, ecc. vengono archiviati automaticamente.

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Conclusione

Scegliere un servizio di Conservazione Digitale a norma con poche classi documentali o che richiede metadati manuali, significa perdere tempo, rischiare errori e non rispettare la legge.

Con DocuCloud, invece, hai:

• 34 classi documentali pronte
• Metadati quasi totalmente automatizzati
• Risparmio di tempo
• Conformità normativa

Affidati al servizio di Conservazione Digitale a consumo effettivo che ti semplifica la vita, che ti fa risparmiare e che ti fa dormire sonni tranquilli.