05 aprile 2025
Conservazione
La Conservazione Digitale a Norma di Legge è un obbligo per le aziende e un'opzione intelligente per i privati.
Ma quanto costa davvero la Conservazione Digitale?
Se stai cercando un modo conveniente, sicuro e conforme alle normative italiane per conservare i tuoi documenti e messaggi PEC, DocuCloud, il servizio di Conservazione Digitale a consumo effettivo di LetteraSenzaBusta potrebbe essere la risposta che stai cercando.
In questo articolo, risponderemo a tutte le tue domande sui costi della conservazione digitale con DocuCloud, mettendo a confronto i prezzi e le caratteristiche con quelli degli altri servizi disponibili in Italia.
Inoltre parleremo anche del Manuale di Conservazione (obbligatorio per legge per tutte le imprese in Italia) e di come puoi averlo praticamente gratis con DocuCloud.
Prima di parlare dei costi, è importante capire cosa siano le classi documentali, un elemento fondamentale della conservazione digitale.
Le classi documentali sono categorie che permettono di organizzare e archiviare i documenti in modo strutturato e conforme alla legge.
Ogni classe rappresenta un tipo di documento specifico, come fatture, contratti, dichiarazioni fiscali e altro ancora.
DocuCloud rispetta completamente le Regole Tecniche di AgID e offre ben 34 classi documentali, un numero significativamente superiore a quello di altri servizi concorrenti, che ne offrono solo 2 o 12.
Questo garantisce una catalogazione perfetta e sicura dei tuoi documenti, semplificando l'accesso e la gestione.
Ora, parliamo dei costi.
Esistono due famosi servizi di conservazione digitale in Italia.
Ecco un confronto:
Servizio A: Conservazione a blocchi di GB, con un costo di €49,90 + IVA per 1 GB all’anno (circa 61€ annuali per 1 GB, includendo solo 2 classi documentali).
Servizio B: Conservazione a pagine, con un costo di €119,90 + IVA per 1000 pagine all’anno (circa 146€ per 1000 pagine, includendo solo 12 classi documentali).
In confronto, con DocuCloud, puoi conservare a norma con pacchetti flessibili senza abbonamenti annuali.
Il costo per la conservazione è solo €0,97 per MB, con pacchetti che partono da 50 MB a soli €39,50 IVA inclusa, e raggiungono fino a 5000 MB.
Con DocuCloud, puoi iniziare a conservare i tuoi documenti digitali fin da subito per 10 anni.
Il servizio non prevede abbonamenti annuali, ma paghi una volta per conservare i tuoi documenti per il periodo necessario.
Se carichi 5 MB di documenti, pagherai €4,85 (5 MB x €0,97) per una conservazione che durerà 10 anni.
Inoltre, DocuCloud offre pacchetti di risparmio che ti permettono di conservare più dati a un prezzo ancora più conveniente.
Ad esempio:
50 MB a €39,50
100 MB a €69,00
200 MB a €118,00
Ipotizziamo che tu decida di acquistare 1 GB a 61 Euro all'anno (quello più economico che ti abbiamo mostrato) e che devi mettere in conservazione ad esempio 100 MB ogni anno per 10 anni, cosi da utilizzare al 100% il GB di spazio che stai pagando anno per anno.
Pagherai in totale 610 Euro in 10 anni.
Ma avrai conservato per 10 anni tutti i documenti che hai caricato ogni anno?
La risposta è NO.
Solo i primi 100 MB (quelli messi in conservazione il primo anno) saranno stati conservati per 10 anni, mentre per conservare anche tutti gli altri per un totale di 10 anni, dovrai necessariamente continuare a pagare per altri 10 anni.
Infatti i 100 MB che avrai messo in conservazione il secondo anno, necessariamente devi conservarli per un anno in più per arrivare a 10 anni in totale (quindi dovrai pagare per 11 anni per poterli conservare per un totale di 10 anni).
E i 100 MB che metterai in conservazione il terzo anno, avranno bisogno di 2 anni in più per arrivare ad essere conservati per 10 anni (quindi dovrai pagare per 12 anni per poterli conservare per un totale di 10 anni).
E cosi via, fino a 100 MB che metterai in conservazione il decimo anno e che avranno bisogno di 10 anni per essere conservati per un totale di 10 anni (quindi dovrai pagare per 20 anni per poterli conservare per un totale di 10 anni).
Per conservare per 10 anni tutti i file che hai caricato (100 MB all'anno), dovrai pagare per altri 10 anni ed in totale saranno quindi 20 anni, per un costo finale di 1220 Euro (61 Euro per GB x 20 anni).
Vediamo ora cosa succede con DocuCloud.
Con DocuCloud, sempre se decidi di acquistare 1 GB di spazio, paghi subito 390 Euro.
Anche in questo caso metti in conservazione 100 MB ogni anno per 10 anni.
Cosa succede tra 10 anni?
Tutti i file che hai caricato anno per anno sono già tutti in conservazione per 10 anni.
e non devi continuare a pagare come nel caso precedente.
Per fare due calcoli semplici semplici, con DocuCloud paghi 390 Euro e con l'altra azienda paghi 1220 Euro, che si traduce in un risparmio di ben Euro 830, che in percentuale è del 68%.
Stiamo parlando di un solo GB di spazio e abbiamo fatto il pagaragone tra DocuCloud e l'azienda più economica, non con quella che ti chiede 146 Euro all'anno per 1000 pagine da mettere in conservazione.
Una volta che avrai attivato il servizio DocuCloud, grazie ad una interfaccia semplice ed intuita che trovi nella pagina di configurazione della Conservazione Automatica dei servizi di LetteraSenzaBusta, potrai decidere di mettere in conservazione tutti i messaggi ricevuti e inviati della tua casella di posta elettronica certificata SuperPEC (naturalmente se l'hai attivata), incluse le buste di trasporto, le ricevute di accettazione e le ricevute di avvenuta consegna.
L'attivazione della messa in conservazione digitale dei messaggi della SuperPEC sarà immediata e dovrai acquistare o aver già acquistato un pacchetto di conservazione da 50, 100, 200, 500, 1000 o 5000 MB.
Il pacchetto di conservazione è necessario in quanto DocuCloud mette in conservazione in automatico tutti i messaggi PEC dopo pochi secondi che sono stati ricevuti o inviati dalla tua casella SuperPEC.
Se invii e ricevi in totale fino a 14 messaggi PEC all'anno senza pesanti allegati, con un pacchetto di conservazione da 100 MB che ti costa solo 69 Euro iva inclusa, sei coperto alla grande per i prossimi 10 anni.
IMPORTANTE: naturalmente, onde evitare che si blocchi il processo di conservazione della SuperPEC, ti avvertiremo via email e whatsapp quando lo spazio disponibile nel pacchetto di conservazione starà per esaurirsi.
Oltre alla SuperPEC, DocuCloud ti permette di conservare anche tutti i documenti generati dagli altri servizi di LetteraSenzaBusta, come:
Firma Digitale (con la Firma Digitale cheFIRMA!)
Data Certa (con il servizio Data Certa Online)
Puoi scegliere i documenti da conservare tramite un'interfaccia semplice e intuitiva, e il processo è completamente automatizzato.
La conservazione a norma è garantita per ogni tipo di documento generato da tutti i servizi di LetteraSenzaBusta.
In Italia, tutte le imprese sono obbligate a redigere il Manuale di Conservazione, un documento fondamentale che descrive le procedure adottate per garantire la corretta gestione e conservazione dei documenti digitali.
Questo manuale è un requisito essenziale per dimostrare la conformità alle normative italiane e, in particolare, alle Regole Tecniche di AgID e al Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).
Il Manuale di Conservazione è obbligatorio per tutte le aziende, dalle piccole imprese alle grandi corporation, e deve essere redatto da un responsabile della conservazione che abbia la competenza per stabilire e supervisionare le procedure di gestione documentale.
Affidarsi a un avvocato o a un consulente specializzato per la stesura di questo manuale può comportare costi elevatissimi, che possono facilmente superare i migliaia di euro.
Con DocuCloud, invece, la stesura e la gestione del Manuale di Conservazione diventano un processo semplice ed economico.
Attivando il servizio, puoi ottenere il Manuale di Conservazione al costo di soli €297, ben al di sotto delle spese che dovresti sostenere se dovessi affidarti a consulenti esterni.
DocuCloud offre una soluzione completa e conforme alle normative, senza la necessità di investire somme esorbitanti in consulenze legali o professionali.
In conclusione, DocuCloud rappresenta una delle soluzioni più economiche, sicure e convenienti per la conservazione digitale a norma.
Con pacchetti personalizzabili, una vasta gamma di classi documentali, la possibilità di conservare i tuoi documenti per 10 anni senza preoccuparti di rinnovi annuali e il Manuale di Conservazione offerto a soli 297 Euro, DocuCloud si distingue nettamente dai tradizionali servizi di conservazione.
Prezzi trasparenti e competitivi
Nessun abbonamento annuale
34 classi documentali incluse
Conservazione automatica dei messaggi PEC ( e di tutti gli altri servizi offerti da LetteraSenzaBusta)
Rispettoso delle normative italiane AgID e CAD
Non aspettare oltre: DocuCloud è la soluzione ideale per chi cerca un servizio di conservazione digitale semplice, economico e sicuro.
Passa a DocuCloud oggi e risparmia sui costi di conservazione digitale a lungo termine e sul Manuale di Conservazione!
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