27 marzo 2025
Conservazione
Oggi ti parleremo del Manuale di Conservazione.
Non pensare che sia un semplice e banale manuale, perchè non lo è affatto.
Il Manuale di Conservazione è molto importante.
Sai perchè è molto importante?
Perchè è OBBLIGATORIO PER TUTTE LE IMPRESE ITALIANE a partire dal 1 Gennaio 2022.
E chi NON lo redige, mantiene aggiornato o rifiuta di esibirlo in caso di controlli, andrà incontro a una sanzione amministrativa da minimo 1000 a massimo 8000 Euro.
Non lo diciamo noi, ma l'art. 9 del D.Lgs 471/97.
N.B. per i privati che utilizzano e che utilizzeranno un servizio di conservazione digitale come il nostro, NON c'è alcun obbligo di averlo e nessuna multa.
Ma cos'è il Manuale di Conservazione?
Riportiamo qui sotto la definizione di AgID (Agenzia per l'Italia Digitale):
Il Manuale di Conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Chi deve scrivere il Manuale di Conservazione?
Iniziamo subito dicendoti che redigere un Manuale di Conservazione (MdC) non è affatto semplice se non si posseggono adeguate competenze archivistiche, informatiche e gestionali.
A tal fine, all'interno di ogni azienda dovrebbe esistere una figura che le possiede tutte, ovvero il Responsabile della Conservazione (RdC), a cui spetterebbe proprio il compito di redigere, firmare, conservare e tenere aggiornato il MdC.
In alternativa, l'azienda può decidere di affidarsi a una società esterna specializzata per la redazione del manuale.
Questa scelta, però, comporta un costo significativo.
Il prezzo per la realizzazione di un Manuale di Conservazione da parte di un consulente esterno può variare dai 3.000 ai 5.000 euro, a seconda della complessità dell'azienda, del numero di documenti da gestire e delle specifiche normative da rispettare.
(In alcuni casi, questo costo può essere anche superiore, specialmente per le aziende con processi documentali complessi.)
Parliamoci chiaro: se sei il titolare di una media o grande azienda sicuramente non ti cambierà nulla pagare questa cifra o anche di più per essere a norma.
Ma se sei un lavoratore autonomo, un professionista o una piccola azienda con pochi dipendenti, sicuramente preferiresti risparmiarli questi soldi, VERO?
Pensa che se deciderai di attivare DocuCloud, avrai la possibilità di avere il Manuale di Conservazione a soli Euro 297 (iva inclusa).
I nostri esperti avvocati hanno creato un Manuale di Conservazione ad hoc per i lavoratori autonomi, professionisti e piccole imprese che dovrai solamente compilare direttamente online con i tuoi dati aziendali e firmalo digitalmente con la Firma Digitale cheFIRMA!
Pensa che una volta completato il tutto, DocuCloud mette in conservazione per 10 anni il tuo manuale senza la necessità che tu faccia nulla e soprattutto senza che tu spenda un centesimo.
Chiaramente, NON è obbligatorio utilizzare il Manuale di Conservazione offerto da DocuCloud; potrai decidere se adottarlo, utilizzare quello che hai sempre utilizzato (se già ne hai uno), farlo redigere dal tuo Responsabile della Conservazione, oppure affidarti a un'azienda esterna.
Noi abbiamo deciso di offrirlo con l'obbiettivo di farti risparmiare, poi sarai sempre te a valutare e decidere cosa fare.
Siamo arrivati alla fine di questa email.
Vogliamo concludere facendo un paio di domande a chi è un lavoratore autonomo, un professionista o il titolare di una piccola impresa e che in teoria (almeno cosi dovrebbe essere) sta già pagando e utilizzando un servizio di conservazione digitale, compresi coloro che utilizzando ad esempio un software di fatturazione elettronica con inclusa la conservazione "automatica" a norma di legge delle fatture (nel senso che è proprio il fornitore del software ad occuparsi della conservazione a norma delle fatture elettroniche).
Stai già conservando a norma i tuoi documenti aziendali e NON hai MAI redatto né fatto redigere il Manuale di Conservazione?
Lo sai che se stai utilizzando un software di fatturazione elettronica grazie al quale vengono conservate digitalmente tutte le tue fatture, che la legge ti obbliga ad avere un tuo Manuale di Conservazione?
Attenzione che in caso di controlli dell'Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza puoi ricevere una multa fino a 8000 Euro e che "i se" e "i ma" non saranno scuse valide al momento di doverlo esibire.
Ecco i più famosi:
- Manuale di Conservazione? Scusi, ma cos'è?
- Io sono in possesso del Manuale di Conservazione dell'azienda che si occupa di mettere in conservazione i miei file e documenti e pensavo che bastasse quello
- ma a me non me l'ha detto mai nessuno che dovevo preparare un manuale
- ma il mio fornitore del servizio di conservazione digitale non mi ha mai detto che era obbligatorio avere anche il manuale di conservazione
- ho scritto e chiamato mezzo mondo ma non ho trovato nessuno disposto a farmi questo benedetto manuale
Non sarebbe più intelligente prevenire e scegliere un sistema di conservazione digitale a norma come DocuCloud e avere anche il Manuale di Conservazione?
Pensaci bene.
E ricordati che avere il Manuale di Conservazione è OBBLIGATORIO se sei un lavoratore autonomo, un professionista o se hai una piccola impresa.
Anche per oggi è tutto.
Cogliamo l'occasione per ricordarti che mancano solo 4 giorni al lancio e per poter utilizzare DocuCloud e poter avere il tuo Manuale di Conservazione dovrai per forza aver già attivato la Firma Digitale cheFIRMA!.
Quindi, se non l'hai ancora attivata:
Poi clicca sul tasto verde ATTIVAZIONE GRATIS e procedi scegliendo il Riconoscimento online con SPID oppure con Video Identificazione.
Ti auguriamo una magnifica giornata!
Servizio Clienti LetteraSenzaBusta.com
P.S. se ritieni che il nostro servizio di Conservazione Digitale DocuCloud potrebbe essere utile anche ai tuoi parenti, amici o conoscenti, NON ESITARE A INOLTRARE QUESTA NEWS alle persone a te care.
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