Guida Completa al Manuale di Conservazione: Cos'è, Come Ottenerlo e Perché È Fondamentale per la Tua Impresa

Se sei un lavoratore autonomo, un professionista o un titolare di piccola o media impresa, probabilmente sai quanto sia importante rispettare le normative italiane in materia di Conservazione Digitale a norma dei documenti.

 

Ma c'è un aspetto che potresti non aver considerato: il Manuale di Conservazione.

 

A partire dal 1° gennaio 2022, tutte le imprese italiane sono obbligate per legge a redigere e mantenere un Manuale di Conservazione.

 

Non farlo può comportare pesanti sanzioni economiche.

 

In questo articolo, ti spiegheremo cos'è il Manuale di Conservazione, come ottenerlo e perché è essenziale avere una soluzione economica e veloce come quella offerta dal servizio di Conservazione Digitale DocuCloud.

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Cos'è il Manuale di Conservazione e Perché È Obbligatorio?

Il Manuale di Conservazione è un documento fondamentale per ogni azienda che gestisce e conserva documenti digitali.

In base alla definizione di AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), il Manuale di Conservazione deve descrivere dettagliatamente il sistema di conservazione, le architetture e infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate, e ogni altra informazione utile alla gestione del sistema nel tempo.

Perché è obbligatorio?

L’obbligo di redigere il Manuale di Conservazione è sancito dalla normativa italiana, in particolare dall'art. 9 del D.Lgs 471/97.

La legge stabilisce che tutte le imprese che conservano documenti digitali devono avere un manuale che descriva i processi e garantisca la conformità alle normative.

Non farlo espone l’impresa a sanzioni amministrative che variano da un minimo di 1.000 euro fino a 8.000 euro.

Chi Deve Scrivere il Manuale di Conservazione?

La stesura del Manuale di Conservazione non è una procedura banale.

Richiede competenze in ambito archivistico, informatico e gestionale.

Il Responsabile della Conservazione (RdC) è la figura incaricata di redigere, firmare, conservare e mantenere aggiornato il manuale.

Se l’impresa non ha un responsabile interno, questo ruolo puà essere ricoperto dal titolare dell'azienda oppure è possibile affidarsi a consulenti esterni.

Costi per la Redazione del Manuale di Conservazione

Se decidi di affidarti a un consulente esterno, la spesa per redigere un Manuale di Conservazione può variare dai 3.000 ai 5.000 euro.

Le aziende più grandi con processi documentali complessi potrebbero addirittura affrontare costi superiori.

Ma c'è una soluzione più economica!

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Il Manuale di Conservazione con DocuCloud: Un'Offerta Economica e Veloce

DocuCloud ti offre la possibilità di ottenere il Manuale di Conservazione a un prezzo altamente competitivo.

Con DocuCloud, puoi ottenere il Manuale di Conservazione direttamente online per soli €297 IVA inclusa.

Questo prezzo è una frazione di quanto spenderesti per affidarti a consulenti esterni e ti permette di ottenere il manuale redatto da esperti legali in pochi secondi.

Come funziona?

1. Attiva il servizio di Conservazione Digitale DocuCloud.

2. Compila il modulo di richiesta del Manuale di Conservazione con i tuoi dati aziendali.

3. Effettua il pagamento di Euro 297 con carta di credito o prepagata.

4. Firma digitalmente il manuale con Firma Digitale e apponi la Marca Temporale per garantire il valore legale.

5. Scarica il Manuale di Conservazione dall'area di consultazione di DocuCloud

Con DocuCloud, hai la certezza che il tuo Manuale di Conservazione è conforme alle normative italiane, senza dover spendere migliaia di euro.

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Manuale di Conservazione: Gli Errori Più Comuni e Come Evitarli

Molti imprenditori e professionisti non sono consapevoli dell'importanza del Manuale di Conservazione fino a quando non si trovano ad affrontare controlli da parte dell'Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza.

Ecco alcuni degli errori più comuni:

• Non redigere il Manuale di Conservazione: Molti credono che non sia necessario, ma la legge lo impone.

• Confondere il Manuale di Conservazione con il sistema di conservazione: Il Manuale non è il sistema stesso ma un documento che ne descrive il funzionamento.

• Ritenere che il manuale fornito dal software di conservazione sia sufficiente: Questo non è corretto. Ogni azienda deve avere un proprio Manuale personalizzato.

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Come Evitare Sanzioni con il Manuale di Conservazione

Non essere caught un'offesa grave! Se hai già un servizio di conservazione digitale, come un software per la gestione delle fatture elettroniche, ma non hai ancora un Manuale di Conservazione, rischi una multa fino a €8.000.

Alcuni dei motivi per cui le imprese vengono sanzionate:

• Non avere un manuale redatto: Non esibire un manuale durante i controlli fiscali ti espone a sanzioni.

• Credere che il manuale del fornitore sia sufficiente: Il manuale di un fornitore di servizi non è personalizzato per la tua azienda.

La soluzione migliore è adottare un sistema di conservazione digitale conforme come DocuCloud, che include la possibilità di avere anche il Manuale di Conservazione, garantendoti risparmio e tranquillità.

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Conclusione: La Soluzione Perfetta per il Tuo Business

In conclusione, DocuCloud è la scelta ideale per le imprese italiane che vogliono gestire la Conservazione Digitale a norma di legge in modo sicuro, economico e conforme alla legge.

Non solo puoi ottenere il Manuale di Conservazione in modo semplice e rapido, ma avrai anche la garanzia di conservare i tuoi documenti per 10 anni senza dover preoccuparti di rinnovi annuali o costi aggiuntivi.

Attivando DocuCloud, non solo risparmi rispetto ai costi tradizionali, ma ti proteggi anche da eventuali sanzioni, ottenendo un servizio completo e affidabile.