10 aprile 2025
Conservazione
Takeaways:
L'informatizzazione e la conservazione digitale a norma hanno trasformato radicalmente il modo in cui gestiamo i documenti, sostituendo spesso la carta con file elettronici. In questo contesto, garantire l'autenticità, l'integrità e, soprattutto, la data certa di un documento digitale è diventato fondamentale.
Qui entra in gioco la marca temporale qualificata, uno strumento essenziale che associa data e ora certe e legalmente valide a un file, rendendolo opponibile a terzi.
Ma quanto dura la validità di una marca temporale?
Vediamolo nel seguente articolo.
Quando si parla della validità di una marca temporale, il primo riferimento normativo da considerare in Italia è dato dalle Regole Tecniche sulla validazione temporale elettronica emanate da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), in linea con il Regolamento europeo eIDAS.
Queste stabiliscono un requisito fondamentale: la validità legale minima di una marca temporale qualificata non può essere inferiore a 20 anni dalla sua generazione. Questo periodo garantisce che, per almeno due decenni, la data e l'ora certificate dalla marca siano considerate certe e legalmente valide ai fini probatori.
È importante sottolineare che questi 20 anni rappresentano una garanzia minima legale, un orizzonte temporale definito per assicurare l'opponibilità a terzi del documento marcato. La marca temporale, infatti, cristallizza il momento esatto in cui il documento esisteva in quella specifica forma, fornendo un valore probatorio inconfutabile in caso di dispute o verifiche.
Tuttavia, è importante comprendere che questa durata legale "minima" non coincide necessariamente con la validità tecnica illimitata della singola marca nel tempo, la quale dipende anche da altri fattori, come vedremo. Il quadro normativo fornito dal CAD e da AgID offre quindi una base solida, ma la gestione della validità a lungo termine richiede ulteriori accorgimenti.
Sebbene la normativa garantisca una validità legale minima di 20 anni, l'efficacia e la verificabilità tecnica di una specifica marca temporale sono intrinsecamente legate alla validità del certificato digitale utilizzato dal Trust Service Provider (TSP), ovvero l'Ente Certificatore qualificato che ha emesso la marca stessa. Questi certificati, usati dal TSP per "firmare" le marche temporali che genera, hanno una scadenza propria, solitamente molto più breve dei 20 anni (spesso pochi anni).
Cosa succede quando il certificato del TSP scade o viene revocato?
In questo caso, la marca temporale emessa non viene invalidata retroattivamente; continua a provare che il documento esisteva alla data e ora indicate. Tuttavia, la verifica tecnica futura della marca potrebbe diventare più complessa, richiedendo meccanismi aggiuntivi per dimostrare che il certificato del TSP era valido al momento dell'emissione della marca.
La fiducia nel sistema si basa sull'affidabilità e sulla conformità eIDAS dei TSP. È quindi fondamentale affidarsi a fornitori qualificati e riconosciuti.
La scadenza del certificato introduce un elemento di complessità nella gestione della validità a lungo termine, rendendo evidente che la sola apposizione della marca iniziale potrebbe non essere sufficiente per garantire l'opponibilità indiscussa per periodi molto estesi, come quelli richiesti dalla conservazione legale di certi documenti.
Come garantire allora la validità e l'opponibilità di un documento digitale marcato temporalmente ben oltre i 20 anni o comunque superare le complessità legate alla scadenza dei certificati dei TSP?
La risposta risiede in processi specifici di gestione documentale.
Una possibilità è quella di apporre periodicamente nuove marche temporali sul documento o su un insieme di documenti, creando una catena temporale che ne estende la validità verificabile. Tuttavia, la soluzione più robusta, completa e conforme alle normative per la gestione a lungo termine è l'inserimento del documento all'interno di un sistema di Conservazione Digitale a Norma.
Questo processo, definito dal CAD e dalle relative regole tecniche AgID, non si limita a "salvare" il file, ma lo inserisce in un sistema strutturato che ne garantisce autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità per tutto il periodo di conservazione obbligatorio (spesso decenni).
Durante il processo di conservazione, vengono apposti riferimenti temporali opponibili a terzi (come ulteriori marche temporali) sull'intero pacchetto di archiviazione a intervalli regolari, solitamente legati alla scadenza dei certificati usati dal Responsabile della Conservazione. Questo meccanismo assicura l'integrità continua e la validità legale nel tempo, indipendentemente dalla scadenza della marca temporale originale o dei certificati dei TSP.
La marca temporale è uno strumento potente per attestare la data certa di un documento digitale, con una validità legale minima garantita di 20 anni dalla normativa italiana. Tuttavia, la sua efficacia tecnica nel tempo è legata alla validità del certificato del Trust Service Provider che l'ha emessa.
Affidarsi unicamente alla marca temporale iniziale può non essere sufficiente per garantire l'opponibilità e la verificabilità del documento su archi temporali molto lunghi, come quelli richiesti per fatture elettroniche, contratti, documenti fiscali o atti legali.
Per assicurare la piena conformità e tranquillità legale nel lungo periodo, è indispensabile adottare una strategia proattiva. La soluzione ideale e normativamente corretta è affidarsi a un sistema di Conservazione Digitale a Norma, così da garantirne attivamente la validità legale nel tempo, gestendo le scadenze tecnologiche e normative.
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Quanto dura legalmente una marca temporale?
In base alle Regole Tecniche di AgID e al Regolamento europeo eIDAS, la validità legale minima di una marca temporale qualificata è di 20 anni. Questo periodo rappresenta una garanzia legale durante la quale la data e l’ora associate alla marca sono considerate certe e opponibili a terzi.
Cosa succede quando scade il certificato del TSP che ha emesso la marca temporale?
La scadenza del certificato del Trust Service Provider (TSP) non invalida retroattivamente la marca temporale. Tuttavia, può rendere più complessa la verifica tecnica futura. Per questo è essenziale affidarsi a fornitori qualificati e gestire correttamente la validità nel lungo periodo.
Come posso estendere la validità di una marca temporale oltre i 20 anni?
Per prolungare la validità di una marca temporale oltre i 20 anni, è possibile apporre nuove marche nel tempo oppure affidarsi a un sistema di Conservazione Digitale a Norma. Quest’ultimo garantisce autenticità, integrità e validità legale continua attraverso archiviazioni strutturate e riferimenti temporali regolari.
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