22 aprile 2025
Conservazione
Takeaways:
Viviamo in un'era digitale in cui la quantità di dati e documenti creati e scambiati cresce esponenzialmente. Dalle comunicazioni aziendali ai documenti fiscali, dalle cartelle cliniche ai dati della pubblica amministrazione, tutto passa sempre più attraverso formati elettronici.
Questa trasformazione porta con sé enormi vantaggi in termini di efficienza e accessibilità, ma solleva anche una sfida cruciale: come garantire che queste informazioni digitali rimangano autentiche, integre e accessibili nel lungo periodo?
La risposta risiede nella conservazione digitale a norma. L'Unione Europea ha riconosciuto da tempo questa esigenza, sviluppando un quadro normativo e tecnico comune per affrontare la sfida in modo coordinato. Al centro di questa strategia troviamo l'iniziativa eArchiving, un pilastro fondamentale per costruire un modello comunitario di conservazione digitale.
In questo articolo, esploreremo cosa prevede questo modello, quali sono gli standard di riferimento e come si collega a normative chiave come il regolamento eIDAS, per comprendere l'importanza di adottare soluzioni conformi, come quella che noi di LetteraSenzaBusta offriamo ai nostri clienti per la conservazione digitale sicura dei loro documenti, garantendo piena validità legale nel tempo.
L'iniziativa eArchiving, parte integrante del programma Digital Europe, rappresenta la risposta operativa dell'UE alla necessità di preservare l'informazione digitale in modo affidabile e uniforme. Non si tratta solo di una dichiarazione di intenti, ma di un vero e proprio "Building Block", un insieme di strumenti concreti: specifiche tecniche, software di riferimento open-source, formazione e servizi di supporto.
L'obiettivo primario è promuovere l'adozione di standard aperti e condivisi per la gestione e la conservazione degli archivi digitali. Questo approccio garantisce l'interoperabilità tra sistemi diversi, sia all'interno di uno stesso Paese che tra Stati membri differenti.
Immaginate la facilità con cui un documento archiviato oggi in Italia potrebbe essere consultato e validato tra vent'anni in Germania: è questa la visione che eArchiving aiuta a realizzare. Le specifiche si basano su standard internazionali consolidati, come il modello di riferimento OAIS (Open Archival Information System), assicurando un approccio metodologicamente robusto e orientato alla conservazione a lungo termine.
Grazie a eArchiving, le organizzazioni pubbliche e private hanno a disposizione linee guida e strumenti per implementare processi di archiviazione digitale che siano sostenibili, scalabili e, soprattutto, capaci di preservare il valore probatorio e informativo dei documenti nel futuro digitale.
Se eArchiving fornisce le fondamenta tecniche e metodologiche, il Regolamento (UE) n. 910/2014, meglio noto come eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), ne costituisce la cornice legale indispensabile. eIDAS armonizza a livello europeo le norme sull'identificazione elettronica e sui servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.
Qual è il collegamento con la conservazione digitale?
Partamo dal fatto che per garantire che un documento digitale mantenga il suo valore legale e probatorio nel tempo, è essenziale poterne dimostrare l'autenticità, l'integrità e la data certa di creazione o conservazione. Qui entrano in gioco i servizi fiduciari qualificati definiti da eIDAS: firme elettroniche qualificate, sigilli elettronici qualificati e validazioni temporali qualificate.
Un sistema di conservazione digitale a norma, per essere considerato tale, deve integrare questi elementi per "sigillare" i documenti e i pacchetti di archiviazione, rendendoli legalmente opponibili a terzi anche a distanza di anni e attraverso i confini nazionali.
Le specifiche promosse da eArchiving sono state sviluppate tenendo conto dei requisiti eIDAS, offrendo così un percorso chiaro per implementare sistemi di conservazione qualificata conformi al quadro normativo europeo, assicurando la massima sicurezza e affidabilità giuridica.
L'adozione di un modello comunitario per la conservazione digitale, guidato da eArchiving e supportato da eIDAS, porta con sé numerosi benefici tangibili. Innanzitutto, l'armonizzazione degli standard semplifica la vita alle organizzazioni che operano in più Paesi europei e favorisce lo scambio sicuro di informazioni tra le pubbliche amministrazioni.
L'uso di soluzioni e specifiche comuni permette inoltre di ridurre i costi di sviluppo e implementazione, sfruttando software open-source e best practice condivise. Un altro vantaggio cruciale è il miglioramento dell'accesso e del riutilizzo del patrimonio informativo digitale, sia per scopi amministrativi che culturali o di ricerca
Tuttavia, il percorso non è privo di sfide. L'implementazione di sistemi di conservazione conformi richiede competenze tecniche e archivistiche specifiche, non sempre immediatamente disponibili. L'adeguamento delle normative nazionali e dei processi interni può rappresentare un ostacolo, così come la necessità di garantire investimenti continui per far fronte all'obsolescenza tecnologica e alla crescita dei volumi di dati.
Superare queste criticità implementative sarà un obiettivo primario per cogliere appieno le potenzialità offerte dal modello europeo e garantire una gestione efficace e sicura dell'informazione digitale nel lungo periodo.
L'esplorazione del modello europeo di conservazione digitale, con i suoi pilastri eArchiving ed eIDAS, evidenzia l'importanza cruciale di adottare sistemi che non solo custodiscano i dati, ma ne garantiscano l'autenticità, l'integrità e la validità legale nel tempo, in piena conformità con gli standard comunitari e nazionali.
È in questo contesto che si inserisce DocuCloud, il servizio di conservazione digitale a norma offerto da LetteraSenzaBusta. Pensato per rispondere in modo pratico ed efficiente alle esigenze dei privati, il nostro servizio si allinea ai principi discussi, garantendo la conservazione conforme alla normativa italiana (basata anch'essa sugli standard europei) per tutti i documenti informatici che necessitano di mantenere il loro valore legale nel lungo periodo.
Ciò che rende distintiva la nostra offerta, e che rappresenta un elemento di particolare interesse nel panorama delle soluzioni disponibili, è il suo modello di tariffazione. A differenza di approcci basati su abbonamenti annuali, DocuCloud adotta un sistema Pay per Megabyte. Questo significa che gli utenti pagano esclusivamente in base all'effettivo volume di dati (misurato in MB) che decidono di conservare, offrendo così un controllo capillare sui costi ed evitando sprechi.
DocuCloud si propone come una soluzione concreta e innovativa per la conservazione digitale a norma, che non solo rispetta i requisiti legali e tecnici per garantire autenticità e integrità nel tempo, ma lo fa attraverso un modello economico flessibile e trasparente.
Che cos'è eArchiving e quale ruolo ha nella conservazione digitale europea?
eArchiving è un'iniziativa dell'Unione Europea nata per garantire la conservazione digitale a lungo termine dei documenti elettronici. Fa parte del programma Digital Europe e fornisce strumenti, specifiche tecniche e software open-source per promuovere standard comuni e interoperabili tra Paesi. Il suo obiettivo è assicurare che l'informazione digitale rimanga autentica, accessibile e valida nel tempo.
Qual è il legame tra il regolamento eIDAS e la conservazione digitale?
Il regolamento eIDAS definisce i servizi fiduciari qualificati, come firme elettroniche, sigilli e marcature temporali, che sono fondamentali per garantire l'integrità, l'autenticità e la validità legale dei documenti digitali. Un sistema di conservazione a norma deve integrarli per assicurare che i documenti restino opponibili a terzi anche nel lungo termine e a livello europeo.
Quali sono i principali vantaggi e ostacoli del modello europeo di conservazione digitale?
Tra i principali vantaggi ci sono l’armonizzazione degli standard tra Stati membri, la riduzione dei costi grazie a software open-source e una maggiore facilità nello scambio di informazioni. Tuttavia, l’adozione del modello richiede competenze tecniche specifiche, investimenti costanti e l’adeguamento delle normative nazionali e dei processi organizzativi.
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